浅谈图书馆加强参考咨询档案的收集与管理工作

李　芳　（古田县图书馆　352200）

浅谈图书馆加强参考咨询档案的收集与管理工作

李芳（古田县图书馆352200）

根据我省档案事业“十三五”规划提出的在新形势下加快档案信息资源建设、创新档案信息服务手段、科学整合档案资源的目标。本文对图书馆参考咨询档案收集与管理的发展现状进行论述，指出了图书馆应该加强参考咨询档案的收集与管理工作，才能适应社会的发展。

图书馆；参考咨询档案；收集与管理

一、图书馆参考咨询档案的重要性

图书馆参考咨询档案是图书馆参考咨询工作的原始记录材料，是咨询工作人员长期劳动和经验积累的成果，保存完整、准确的参考咨询档案，既是经验的总结，又是有价值的参考书。图书馆建立好参考咨询工作档案，有利于更好地开展档案的参考咨询和利用工作。因此加强图书馆参考咨询档案的收集与管理，对图书馆的业务工作起了重要作用。

二、图书馆参考咨询档案的内容

图书馆参考咨询档案的内容主要包括阅览室的咨询档案、外借处的咨询档案、书库查资料的咨询档案、专题报告咨询档案、反馈咨询信息的档案等等。这些参考咨询档案详细全面地记录了咨询的时间、地点、内容、结果、答复情况、反馈信息等等，是一种极有历史保存价值的情报源，是一本内容丰富的图书馆工具书。利用咨询档案积累形成的系统知识作为培训教材，传播了理论知识和实际应用方法。

三、图书馆参考咨询档案收集与管理的现状

1.传统的收集方式仍然占主导地位

有些图书馆对读者的需求和咨询内容还是采取手头登记的模式记录，没形成规范的工作程序，对某一特定咨询的问题难以进行数据统计和质量分析，不利于咨询档案的收集和管理。例如：有些参加科研活动的读者在查找资料时对于参阅过的文献资料，不一定作详细的手头记录，有的对于自己所写的材料，由于书写麻烦不太注意保留底稿，对于用过的文章，也不一定收集和记录齐全。到了需要时，就出现“踏破铁鞋无觅处”的现象。

2.对参考咨询的档案收集和管理简单化。

我曾经也兼职做过参考咨询档案服务工作，档案材料的形成从收集、 整理、归档都是以手工抄写为主。当时把读者咨询的内容简单记录和保存下来，如姓名、单位、时间、电话、 内容、解答、反馈等情况，一一记录下来。为了保存报纸的归档完整，每个月手工装订成册，以便日后便于读者查询。甚至剪贴的报纸也装订成册形成专门手册供读者查找借阅。随着社会的发展，参考咨询内容也呈现多样性、复杂性，除了一般的咨询外，还有深层次的专题咨询和社会信息咨询等各种服务，简单化的档案收集和管理已经不能满足人们的需要。

3.没有配备专门人员收集和管理咨询档案。由于人手短缺，许多基层图书馆参考咨询档案的收集都是由兼职人员负责完成。虽然咨询过程中也做好各种材料的记录。妥善保存有关咨询工作的各种材料。如 读者来信、照片等。但由于工作繁忙，又缺少档案专业知识，做不到按档案规范立卷、归档，长期下来，参考咨询档案就不能完善保存。

以上现状难以为社会提供全方位和多样性的服务，不能满足用户对信息源的需求，为了更好地提高服务水平，促进参考咨询档案的建立，应该进一步加强图书馆参考咨询档案收集与管理。

四、加强图书馆参考咨询档案收集与管理

1.开展数字参考咨询服务，建立网络参考咨询档案

当前，计算机管理档案已成为必然趋势，现代化档案工作除了接待查档、档案信息咨询外，已经开始逐步实现文档一体化、档案数字化。 对图书馆来说意味着有更多的用户利用网络技术获取信息进行社会信息咨询服务，建立能满足读者和用户需求的各种信息档案数据库，开展一些数字咨询服务，如维普中文、万方数据库等，以便更好地为科研和读者撰写论文提供参考咨询服务，全方位、多样性地建立好参考咨询档案。

2.培养德才兼备的高素质档案管理人员

图书馆现有的咨询工作人员兼职多，应该培养专业的咨询服务工作队伍，既有精通外语、计算机专业又有一定的档案收集和管理能力的高素质的人员，利用电子计算机技术系统地完成档案收集和管理工作。对读者进行培训和引导，开设不同专题和不同内容的参考咨询服务，引导用户利用网络查询资料、传达文献。

3.建立健全参考咨询服务的电子档案

可根据参考咨询工作的需要，建立地方索引和各种专题资料库的电子档案，为解答读者咨询问题提供丰富的档案资源 。例如：我馆近年来建立了各种专门的咨询服务数据库档案，方便了各种不同读者的需求。

4.完善读者咨询工作的记录档案。

在读者服务咨询工作中，通过对读者咨询工作的详细记录完善读者咨询档案，包括读者的姓名、单位名称、居住地址、联系电话和电子邮箱及读者咨询的时间、地点、内容等，便于以后查询所用。近年来图书馆改“手工记录”为“电脑录入”既保证了读者档案保存与管理的完整性，也方便了读者档案的查询和利用。

5.建立网站使档案部门实现信息共享

建立档案网站能实现档案信息资源共享。档案网站建设使馆藏信息全部实现数字化管理，有利于档案信息采集、发布和查询等，同时服务方式实现网络化，档案用户访问的信息内容也更加广泛，不仅包括文本信息，还包括声音、图像等多媒休信息，实现信息资源共享，还能通过网站开展各种信息咨询服务。

6.充分利用参考咨询档案开展业务技术培训

收藏档案目的是更好为社会利用，参考咨询档案是学术性很强的档案，特别是课题性、专题性咨询，是科研人员深入调查研究、综合分析的结果，有利于编撰成二次文献、三次文献 ，图书馆应该充分利用参考咨询档案开展业务技术培训，更好地为社会服务。

五、结语

新形势下，图书馆正面临自身功能的进一步更新与完善，只有与时俱进，在不忽视传统档案建设的同时，加快数字化档案的建设，将两者有机结合有机结合，相互配合，才能做好图书馆参考咨询档案的科学管理工作，开展特色化的信息咨询服务，促进图书馆参考咨询事业的发展，才能满足读者多功能、高层次的需求，更好地为社会服务。

[1]王惠敏.浅论新世纪图书馆咨询服务模式.甘肃科技，2008（2）.

[2]郭海岚.做好图书馆档案管理工作之浅见[J].黑龙江档案，2014（3）.

[3]梅彩虹.高校数字图书馆建设分析[J].现代营销：学苑版，2013（4）.

[4]肖梅春.优化档案馆藏的思考[J].教育科研，2004（6）．

李芳，大学本科，福建省档案学会会员、中国图书馆学会会员、福建省图书馆学会会员。