网络环境下档案管理模式的探讨

2016-07-13杨晓光齐齐哈尔市第一医院

科学中国人 2016年21期

杨晓光齐齐哈尔市第一医院

网络环境下档案管理模式的探讨

杨晓光
齐齐哈尔市第一医院

在当前网络时代，网络技术在各行各业中广泛应用，档案管理工作也加快了网络化建设的进程。利用网络技术来完成档案的生成、采集、归档和管理等工作，档案载体从纸质转变为电子档案形式。但在网络环境下，由于网络的开放性和传播的快速性等特点给档案管理工作带来了较大的挑战。电子档案的生成物对传统档案管理模式带来了较大的影响，因此对网络环境下档案管理模式进行分析，从而更好的将电子档案的优势发挥出来，使其能够为社会发展更好地服务。

网络环境；档案；管理模式；电子档案

一、网络环境下档案管理模式概述

在网络环境下，电子档案得以产生，其作为当前档案的重要载体及档案管理的重要组成部分，需要对电子档案管理工作中建立完善的档案信息系统。将大量分散的档案信息进行收集和加工，同时建立搜索引擎和检索体系，为档案需求者随时查阅和传送档案信息提供便利。在当前档案工作中，还是先有纸质文件，然后再针对具体的需要来进行数字化转化。另外，由于受制于长期以来形成的阅读习惯，也会将电子文件转换为纸质文件，即当前档案管理工作中，电子档案和纸质档案处于共存的模式，二者之间相互依存、各自发展和完善。但随着信息形态多样化的发展，信息传递更为高速和便捷，这也使部分电子文件受制于格式、基数、字数等限制无法转换为标准的纸质档案。当前各种音频、视频等的运用也给纸质记录带来了较大的难度，因此以数字形态生存的文件无论是种类还是数量都越来越多，而且越来越复杂，这就需要实现纸质载体和电子载体档案管理工作的互融，需要建立档案信息管理系统，使其与纸质档案保持同步，同时还要增加检索目录的数据模块分析统计，针对具体的需求来决定是否将档案信息转化为电子档案，充分地发挥纸质档案和电子档案各自优势，实现二者的协调管理。

二、网络环境下我国档案管理模式的转变

在当前网络环境下，计算机技术和网络技术开始广泛的应用于档案管理工作中，大量电子档案产生，这使传统的档案管理模式已越来越无法适应当前信息发展和传播的需求，档案管理工作需要加快向信息化管理转变，以便于更好地适应网络时代的发展需求。

（一）由人工管理向计算机管理转变

当前在档案管理工作中广泛的应用计算机技术，利用计算机来对档案信息资源进行管理，不仅有效地代替了人力，而且对档案管理效率的提高起到了积极的促进作用。

（二）由档案管理向档案信息管理拓展

在网络环境下，档案管理加快了向档案信息管理的转变，可以说档案管理和档案信息管理作为档案工作的两个不同阶段。档案管理为档案信息管理的实现奠定了良好的基础，档案信息管理作为档案管理的深度拓展。充分地利用现代技术来对档案进行信息管理，实现档案管理工作自动化和网络化。同时利用网络优势来对档案信息进行收集、整理和利用，实现了无纸化办公。

（三）档案一体化管理和资源共享得以实现

在网络化环境下，计算机技术广泛地应用于档案管理工作中，档案信息资源以数字化形式进行存储，并利用网络来进行传输，特别是档案领域内区域性网络的建立及档案检索系统的不断完善，有效地实现了档案资源的共享，并加快推进了档案一体化管理目标的实现。

三、网络环境下加强档案信息管理的途径

（一）增加信息服务的意识

传统的信息管理方式已越来越不能满足人们的需要，社会和公众需要更加先进的信息收集渠道和接收方式，这就要求档案部门一定要增加服务社会公众的意识，及时迅速地转变思想，增强服务意识，不断完善档案信息化管理工作，使得档案信息化水平快速提高。

（二）维护档案信息的网络安全

在网络环境下，人们对档案信息的利用更为便捷，但由于网络的开放性特点也给档案信息的安全带来较大的威胁。这就需要档案管理部门做好档案信息安全防护工作。首先，需要加快构建安全的电子档案数据库，利用现代化技术来对档案进行归类保密管理。建立完善的电子档案数据库，对于需要高等级保密的档案资料，需要定期对档案管理人员进行系统的培训，明确其工作职责和操作规范，合理对操作权限进行分配，确保档案收集、整理和传输的规范性。其次，要制定严格的安全管理制度，加强对档案信息资源的安全管理，将档案信息进行内部、外部分别管理，针对档案信息的保密级别来进行适当的公开和发布，确保档案信息共享，同时不会有泄密情况发生。另外，还要加强软硬件设施的配备，利用先进的技术来有效地防范病毒、黑客对系统的入侵，做好设备和系统的维护和监控工作，有效地保障档案信息的安全。

（三）创新档案管理方式

在管理方式上，要实现管理程序文件化、科学化和现代化，加强电子档案的统一管理，发挥档案管理者的主观能动性。档案管理人员要最大限度地发挥档案功能，纵向和横向，多元化的进行资源整合。配合上级主管部门，建立电子档案数据库和信息监控，设置权限浏览，在提供便捷工作方式的同时，做到上下共享资源。

（四）加快传统档案向数字化的转换

在当前网络环境下，在档案管理工作中，需要正确处理传统档案与电子档案之间的关系，特别是当前网络档案信息来源于网络系统自动生成的电子文件，同时还有传统档案数字化转换而来的信息，因此在档案管理工作中，需要加快将传统档案资源向数字化方向进行转换，有效地提高档案的使用效率。

（五）改进人才培养模式向创新型转变

在原有的人才培养模式基础上拓展新方法，提高工作人员综合素质，加强管理人员的规范化教育和创新思维模式培训。在日常工作中发现问题，并针对问题不断提高自身的操作能力，更好地适应电子信息管理模式，发挥档案电子管理的优势。