新时期科技档案管理存在的问题及对策

戴学华

（山东邹城经济开发区管委会 山东邹城 273500）

新时期科技档案管理存在的问题及对策

戴学华

（山东邹城经济开发区管委会 山东邹城 273500）

科研机构、企事业单位的企业档案是其在科研、生产、经营与管理活动过程中形成并积累的对当前与未来具有重要参考价值与借鉴作用的信息记录。本文就针对科技档案管理过程中的问题展开了探讨。

科技档案管理；问题；对策

1 前言

科技档案作为档案的一大门类，是社会组织在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档的图纸、文字材料、录音、录像、磁盘、光盘等，是有保存价值的科技文件，对指导科技生产建设起着非常重要的作用。

2 当前科技档案管理中存在的问题

2.1 科研人员档案意识不强

部分科研人员归档意识薄弱，对档案重要性认识不足，缺乏归档自觉性、主动性，档案人员不主动催要往往延期归档；有些科研人员为了自己工作方便而不愿将开会带回或自己收到的文件归档；还有些人对档案管理者不信任，认为在科研过程中取得的成果属于私有财产，归档后就会成为公有财产，并且再利用时借用手续繁琐，还是自己保管放心、方便。

2.2 档案管理人员素质不高

从目前来看，在各单位的档案管理部门，非档案专业的人员比例较大，档案、信息处理复合型人才更是少之又少。大部分档案人员现代技术水平偏低，这严重阻碍了先进技术在档案管理中的运用。这样一来，即使引进现代化设备，也不能充分发挥设备的作用，更谈不上档案信息化了。这就使得档案管理人员的自身素质成为制约档案管理现代化的重要因素。

2.3 档案管理硬件设施不全

一般而言，档案库房应满足以下条件：配备相应的控制温湿度的机器，使温度保持14～20℃，湿度保持在50～65%之间；具备防光保存条件，日常防虫等手段；做到库房、阅览室、办公室“三分开”。但目前很多单位的档案硬件达不到标准，有的甚至不具备最基本的通风、防潮、防霉、防盗、防火等档案保管要求，档案材料随处散放，造成极大隐患。

2.4 档案管理信息化程度不高

许多科研单位仍以纸质档案为主，电子档案为辅的管理模式，能电子化的档案仅仅局限于目录明细等，真正日常科研生产利用率高的档案文件还是纸质保存，不利于日常利用。此外，由于档案管理人员大多数是非专业人员，日常档案工作仅仅满足于收、发、管、藏，不损、不丢、不乱的低水准的管理状态，加之日常忙于重复性、事务性的简单劳动，因此很难抽出时间和精力去研究、改进档案工作，这与飞速发展的现化化办公手段形成强烈反差。档案管理信息化程度不高，制约着科研单位档案管理工作的顺利发展。

3 提高科技档案管理质量的思路

3.1 要坚持以《档案法》为依据，建立健全科技档案的规章制度，实行规范化管理

《档案法》是开展档案工作的法律依据，档案管理部门必须坚持以《档案法》为核心，包括以《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》等一系列科技档案工作法规为依据，结合本部门科技生产的实际情况制定更为具体的、具有可操作性的规章制度。从科技档案的形成、积累、归档到整理、鉴定、保管、利用等每一个环节，都应有具体而明确的规定。对严格遵守规章制度，科技档案工作成效显著者，要给予表彰奖励；对不按规章制度办事，科技档案收集不齐全，归档不及时，整理不规范，不积极主动提供利用的，要给予批评教育并限时整改。同时，要从强化基础工作入手，建立科技档案的检索体系，编制实用、系统、多功能、多角度的档案检索工具，为全面准确开发利用档案信息创造条件。

3.2 更新思维和意识，提高科技档案管理水平

社会的进步和形势的发展需要档案部门用科学的思维方式思考问题，用创造性思维、逆向思维等多种思维方式指导科技档案管理工作。要确立机遇意识、发展意识、竞争意识、沟通合作意识、责任意识、时效意识、终身学习意识、人才资源意识等，以适应当今科技生产和网络技术的发展。要利用新的缩微复制技术，提高档案的存储密度，缩小档案的体积，解决空间不足的问题，配备适当的计算机软硬件设备，实现科技文件的信息化处理。文件数据的归档要移交软盘、光盘或硬盘，或建立域网，实现档案数据传递的网络化，从时间、空间上为利用者提供方便。

3.3 应用现代技术手段，搞好电子科技文件的归档工作

与传统的纸质文件归档相比，电子科技文件的归档难度较大，其主要原因是大多数电子科技文件的形成者或由于传统观念，误认为电子科技文件不是档案而忽视其归档；或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子科技文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉计算机操作技术的立卷人来说，不像从事传统纸质文件立卷工作那样驾轻就熟，容易产生畏难情绪。纸质科技文件是采用人眼可识读的记录符号形成的，其载体较为稳定安全；而电子科技文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体且依赖计算机系统才能识别和利用，其载体稳定性差、易损坏。因而，归档方式的选择至关重要。实践证明，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失，如质量较差的磁盘会影响档案的可读性。为防止数据丢失就需制作多份备份盘存档，这样一来不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量。为此，简便而安全的方式是采用网络移交归档并利用光盘存贮。

3.4 坚持服务机制创新，主动开发科技档案信息

目前，科技档案服务方式一般都停留在以科技档案阅览服务、外借服务、制发科技档案证明服务、科技档案目录信息服务等为主的被动服务方式上。随着形势的发展，必须在做好原有服务方式的基础上，开辟更多的新方式，如网络服务、电话服务等，为社会基层服务。通过建立爱国主义教育基地、拍摄档案文献专题片等实现文件与科技档案的集中管理。在科技档案中介服务、重大活动专题服务、档案人力资源开发服务等活动中采取各种灵活方式，由被动服务变为主动服务。

4 结束语

总之，抓好科研单位科技档案工作，切实管好用好科技档案，不仅仅是档案管理人员的重要责任，同时也离不开单位领导和全体科研工作者的支持与配合，需要全体人员齐心协力，提高认识，加强软硬件建设。此外，我们还要清醒认识到，在今后还会遇到更多的新情况、新问题，需要我们直面问题，努力学习、不断探索，只有这样才能更好地适应现代科研单位快速发展对科技档案的需求，使档案管理现代化不断迈上新台阶。

[1]沈丽华.发挥科技档案信息在科研课题研究中的作用[J].科技档案，2007（3）.

[2]刘新喻.科技档案管理信息化发展[J].青海师范大学学报（自然科学版），2010（3）．

G275.3

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1004-7344（2016）17-0022-01

2016-5-23