浅析机关事业单位档案管理信息化

2016-07-12李娜

大科技 2016年26期

关键词：纸质机关事业单位

李娜

（襄阳市房屋征收事务处湖北襄阳 441003）

浅析机关事业单位档案管理信息化

李娜

（襄阳市房屋征收事务处湖北襄阳 441003）

档案对社会经济建设与发展有着重要的记录作用，随着经济及科技的发展，计算机网络技术已经普及应用于档案管理中。本文主要从信息化技术在档案管理工作中的优势入手，重点对机关事业单位档案管理信息化建设过程中存在的问题进行了分析，并提出了相应的科学化建议，以供同行参考。

机关事业单位；档案管理；信息化

1 引言

近年来，社会、经济得到了迅猛发展，我国机关事业单位档案管理工作日趋繁重。然而，大部分机关事业单位在管理档案方面仍旧采取比较落后的方式，对领导的决策、人才的培养及考核等产生重要影响。当前，计算机网络的蓬勃兴起为事业单位管理档案提供了可靠地软件，极大地提升了工作成效。现今，事业单位档案信息化管理暴露出很多问题，阻碍了工作进程。如何加强档案信息化管理成为摆在我国事业单位面前的又一重要课题。

2 信息化技术在机关事业单位档案管理工作中的优势

2.1 提高档案管理的工作效率

对众多机关事业单位来说，档案管理工作面临的对象都是数以万计的，涉及内容非常复杂，一旦没有信息化的帮助，档案的整理与归档保存都是一项繁重的任务。在机关事业单位的档案管理中使用现代化的信息化设备，能够明显提升档案管理的工作效率，节省了大量的人力、物力和财力。

2.2 提升对陈旧档案的管理效率

在对机关事业单位的档案进行整理的过程中不难发现，各类档案令人应接不暇，学习、培训、考察、活动、评聘等文字材料及数据对于单位而言都非常重要，大部分都需要予以长期保存。如果全部采用纸质方式对档案进行保存：①需要解决的就是档案室问题，面对大量的纸质档案，各个单位的档案室都是捉襟见肘；②需要解决的是查询问题，人工查询给档案工作人员带来巨大压力。而采用信息化的设备与技术，那么机关事业单位可以将纸质的档案予以电子化处理，在有效提升档案保存率的同时，还节省了大量的存放空间，同时也为查询与调用提供了巨大的便利。

2.3 促进档案文件信息的交流和分享

因搬运传统纸质档案非常不便，这就给机关事业单位的各个部门或者各个单位之间的档案交流带来严重影响。而信息化管理技术正好可以解决这一问题，在普及使用信息化技术之后，机关事业单位的档案管理级别也发生了翻天覆地的变化，由案卷级向着文件级过渡，逐步形成体系化管理模式。随着信息化技术在机关事业单位档案管理的普及使用，档案查询也变得更加快捷和便利，不仅提升了档案的使用效率，还明显提升了档案管理的工作质量和工作水平。

2.4 提升了档案保存的安全性与稳定性

传统纸质档案保存极易受到自然环境影响，而相对于纸质档案而言，电子档案的保存寿命更长，且具有较高的稳定性。通常情况下，电子档案使用光盘、移动硬盘等电子文件载体进行保存，且每份电子档案都会相应的备份保存，有效提高了电子档案保存的安全性与稳定性。不管是从存储方面而言还是从读取方面而言，这些电子文件载体都显得非常方便快捷，且很少受到外界因素的干扰，稳定性较强，能够满足机关事业单位对于档案进行长期存储的需要。

2.5 提高档案传输的速率

传统纸质档案在运输过程中需要耗费大量的人力、物力和财力，一旦操作不当极易造成档案遗失。为此，需要在信息化管理技术的基础和前提下，采取相关技术手段来提升档案的传递速率，在节省了大量档案的运输时间的同时，也为确保档案运输的安全性打下坚实基础。

3 目前存在的问题

3.1 人才相对缺乏

作为档案管理的主体，管理人员在档案的管理工作中发挥着核心作用，他们的业务能力水平直接决定着档案管理的工作质量。但在我国事业单位中，大多数档案管理人员在进行档案管理之前，并未进行过相关知识的学习，他们在学校所学的知识很难运用到工作中。并且，一般事业单位倾向使用年龄偏大的人员进行档案管理，他们在工作中往往墨守成规，对于新技术、新方法的接受能力相对较差，另外，很多事业单位的人才引进机制较差，对高素质专业档案管理人才的吸引力十分有限。因此，在信息化不断发展的今天，档案管理工作的信息化程度越来越高，对于档案管理人员的要求也越来越高，优秀的档案管理人才大量缺乏。

3.2 改革机制缺乏时代性

国家为了迎合社会对不同专业人才的需求，通过多种教育方式培育出相应的人才，以应对社会的发展需求。但目前，我国事业单位的档案管理机制未能与时俱进。事业单位在发展的过程中，忽略了档案管理工作的重要性，没有将现代化技术充分应用到工作当中，并且未注意到提升工作效率的问题，导致我国大部分事业单位在档案的信息化管理方面没有取得突破。档案管理改革机制直接关系到档案管理领域的发展方向，档案管理改革机制必须具备足够的前瞻性，管理人员必须具备最前沿的技术定位，同时，保证电子档案的兼容性以及二次开发性。

3.3 缺乏统一规范性

由于我国事业单位众多，而各个事业单位在选择使用档案管理的软件时没有统一的标准，均按自己的使用习惯来选择，这便造成了不同部门之间的软件缺乏通用性。此外，在同一个管理软件下，当进行文献检索时，很难再进行档案的信息管理，同样，当进行档案的信息管理时，又很难进行文献检索。这使得档案管理信息化建设的进程十分缓慢，在大环境下难以实现信息的资源共享。除此之外，很多档案管理单位并未根据已有的电子档案管理系统设置标准化流程，导致电子档案管理系统的作用得不到充分发挥。

3.4 信息化建设程度有待提高

目前，事业单位进行档案管理时，信息化的应用普遍不高，出于某种考虑，一些重要的档案记录依然采取传统的管理办法进行记录，没有使用信息化的管理办法。而当这些档案信息记录到纸质载体上去以后，很难进行保管，难以得到长久的保存，并且也会为后续的查找工作带来很大的不便。因此，为了使档案能够永久存留，应当提高档案管理的信息化建设水平，档案管理信息化建设是一个十分漫长的、系统的过程，需要管理人员实时关注科技发展趋势，根据科技发展调整档案管理模式。

4 提升机关事业单位档案管理信息化水平的重要举措

4.1 建立规范、标准的事业单位档案管理

随着信息化的发展，我国的档案管理已由以往的管理保护档案的实体模式转变为档案信息的利用及共享。要想最大限度的发挥档案信息这一服务功能，完善其健全地管理体系必不可少。因此，事业单位在进行档案管理信息化时，应按照国家提出的信息化管理标准，并结合自身特点及发展的需求来制定相应的管理标准。①在档案录入时，应遵循国家统一的著录原则、方法、格式、文字、标识等要求。如果著录不能统一，则会导致检索的条目不一致，影响数据的有效读取和使用。②应对档案管理数据库的硬件、软件的文档格式、数据指标等内容制定统一的规范，并对相应的纸质档案进行统一归档，从而使得事业单位的档案数据达到共享利用。因此，建立规范、标准的档案管理，是事业单位档案管理信息化建设的重要环节。

4.2 建设完善的单位档案管理服务设施

档案信息化建设是依托于计算机、网络通信等现代化设备以及网络来实现档案信息的收集、存贮、加工、使用和传输。在事业单位档案管理信息化建设过程中，事业单位应根据自身实际需求来采购计算机、复印机、打印机、扫描仪、光盘刻录机等设备。并对现有的电子设备实行统一的管理与使用，以最大限度地延长其使用寿命。除此之外，事业单位还应注重计算机软硬件的统一性，了解所用软件是否和硬件兼容，是否便于日后系统的升级及使用，从而最大限度地优化使用计算机的设备资源，以满足档案管理信息化建设的需求。

4.3 加强事业单位档案管理信息化的安全建设

在网络共享的大前提下，信息资源系统存在较大安全隐患，因此，事业单位档案管理人员应提高档案管理信息化的安全意识，加强档案管理信息化的安全建设。①由于网络共享的特性，档案内容很容易被窃取和篡改。事业单位档案信息内容中有许多机密文件，这部分文件一旦泄漏，将会严重损害我国利益，甚至会危害到国家的安全。因此，档案管理人员应根据每一类档案的密集程度做好相应的加密设置、访问权限和身份识别等安全措施。②注意各网络、系统的安全，对上网档案信息内容进行严格把控。③在系统中设置防火墙，及时更新杀毒软件，起到预防保护作用。④根据国家有关规定，配置专门的档案室、档案柜、除湿器、除尘器，安装防盗门窗，配备防火器等，使之达到防潮、防鼠，遮光的要求，最大限度地减少档案毁损，加强其安全性。

4.4 提高事业单位档案管理人员的专业技能

当前我国档案信息化建设还处在人机相结合的操作阶段，电子档案的录入、归类、建立索引目录等工作还需人工操作。这就要求档案管理工作人员不但要具备档案管理理论的原则、方法、技术等基础知识，还需掌握相关的计算机技术或数据通信技术。目前，大多数事业单位档案工作人员的档案管理方式仍停留在传统的模式上，主要表现在对计算机的运用不足，以及对档案信息处理的录入简单化。从而导致了设置的电子目录过于简单，档案管理出错率高，效率低，无法适应更深层次的信息化建设目标的需求。因此，提升档案管理工作人员的技能水平，也是事业单位档案信息化建设又一重点内容。①事业单位应加强档案管理人员的专业技能培训，并对培训人员做相应的考核，确保其掌握相关技能，从而使其能够更快、更好地适应档案信息化建设的要求。②档案管理工作人员也应不断进行自我深造，加强对档案专业技能的学习，提高档案信息化管理的思想觉悟，并在工作中保持良好的心态，以积极的态度去面对和解决工作中出现的问题和困难。