浅谈食品药品检验报告书归档管理工作

朱杰

摘要：市食品药品检验检测中心主要承担省市食品、药品、保健食品、化妆品、医疗器械、药包材的质量检验、质量仲裁、鉴定检测等检验检测；承担上级监管部门、食品药品检验检测机构、市政府交办的食品药品检验检测及相关工作任务，并通过检验出具具有法律效力的检验报告书，为食品药品监管起到技术支撑作用。

关键词：食品药品；检验中心；档案管理

中图分类号：F407.82 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）012-0000-01

一、食品药品检验报告书的作用

检验报告书是食品药品检验机构在开展检验工作的过程中形成的对检验品的技术鉴定成果，记载了检验过程中的检验环节，是经过系统整理需立卷保管的文字资料。检验报告书是抽验检品质量是否合格的法定依据，是食品药品监管部门实施行政许可和行政处罚的重要依据之一；对于生产经营企业来说，关系到生产经营企业的利益和声誉，甚至关系到其生存。

食品药品检验机构的档案类别繁杂，而检验报告书是食品药品检验中心的主要工作成果，所以检验报告书档案的库存量远远大于其他档案的库存量。党的十八大以来，国家对食品药品监管机构进行了改革，相应的食品药品检验机构也进行了整合。完成整合后，食品药品检验部门报告书的数量激增，所以做好检验报告书的档案管理工作并发挥其利用价值既是食品药品检验机构一项重要的管理工作，也是食品药品检验机构面临的一项挑战。

二、食品药品检验报告书归档存在的问题不足

目前检验报告书存档工作存在问题主要体现在：1.检验报告书管理不够完善。作为专业性比较强的事业单位，在档案人员配置、档案硬件、软件配置等方面相对薄弱，造成检验报告书的归档工作落实不到位；一般文书档案交于综合科的档案管理人员，而检验报告书档案要么分布在各个科室，要么就存放于业务科。不管是在检验科室还是业务科室，一般没有实行集中管理，而临时管理人员不具备档案管理方面的专业知识，不能实现检验报告书档案的有效管理；2.归档制度不够健全。因欠缺专业的档案管理知识，归档制度不完善不统一，归档原则不够强，有一定随意性，降低了档案本身的价值；3.档案管理人员专业性欠缺。受人员、编制等现实条件的制约，一般的企事业单位没有专设档案管理人员的岗位。管理档案的人员往往是兼职人员，而且大部分所学专业也不是档案管理专业。档案管理人员不具备专业知识，档案管理意识不强，不同程度地影响了报告书归档的质量。

三、食品药品检验报告书归档的建议

1.报告书规范是做好归档工作的前提条件。报告书的书写随意性比较大，经过多年的总结，现在的报告书的书写有一定的规范要求，这对于做好归档提供了一个良好的开端。报告书的重要价值，决定了报告书的地位。首先报告书要确保有效性，一份有效的报告书才能真正发挥其作用，其次报告书书写要规范，报告书完整规范，能够提升报告书的利用价值。对检验报告书进行归档管理，前提这必须是有效规范的报告书，在以后的工作中才能发挥历史资料的作用，实现一定参考价值。

2.依法归档是做好归档工作的根本。国家提倡依法治国，在工作中，具体到档案工作中一样讲究依法治档。“法”大到国家的法律，比如说保密的义务，如果因为档案管理人员泄密造成重大影响，就要受到相应的法律制裁。“法”小到单位内部档案管理制度，现有的档案管理制度主要有档案工作岗位责任制、文件、材料收集归档制度 、档案鉴定制度、档案借阅管理制度 、档案保密管理制度 、档案复制制度、档案统计制度、档案库房管理制度、档案销毁制度等。要建立适合本单位的制度，严格按照制度管理检验报告书档案，制度是管理档案的依据，既能让我们尽快熟悉档案工作，也能减少档案管理方面的错误。

3.领导重视是做好归档工作的保障。首先领导重视在无形中起着引导作用，从而引导全体职工对档案工作的态度，重视的结果就是在日常工作中加强对检验报告书的管理。其次因为领导重视，为人员、软件、硬件设施的投入增加了筹码，从而为做好检验报告书的归档工作提供了现实条件。

4.明确责任是做好归档工作的手段。首先要明确报告书统归综合科管理。报告书管理比较分散，造成报告书归档工作的困难。一般文书档案、会计档案、声像档案归综合科管理，相对于检验科室，在档案管理方面综合科具备一定的经验。其次在各个环节报告书都要规范管理。存放在各科室期间，科室要明确专人管理，针对报告书的暂管要参照单位内部档案管理制定，按照综合科统一的分类方式、归档格式来进行日常管理。

5.提升档案管理人员能力是基础。首先要加强档案管理意识。作为检验报告书档案管理人员，除了要具备必要的职业素养，还要认识到检验报告书的特殊价值，要以谨慎认真的态度对待每一份报告书，从而做好归档工作。其次要加强专业知识学习。通过跟随老同志的学习，对档案有基本了解，但是想要尽快掌握检验报告书的入档工作还要加强自身的学习，学习相关的国家档案文件、学习单位内部相关档案制度。最后要积极参加档案培训。一般从事档案管理工作不一定是相关专业人员，在做好专业性档案管理的前提是要了解基本的档案管理知识。经过正规基础性培训之后，对档案管理工作会有一个大纲式的认识，在深入到食品药品检验报告书归档工作中依靠大纲知识也不断总结形成自己的一套归档方法。

作为食品药品检验机构，主要工作就是开展食品药品检验工作，而食品药品检验报告书是记录其工作的文字材料，同时检验报告书在食品药品监管中发挥着重大作用，做好食品药品检验报告书的归档工作是食品药品检验机构日常管理的一项基础性工作，如何更好的做好这项工作还需要广大档案管理人员在实践中不断的探索。