对海外技术支持方的管理方法及难点分析

2016-07-11梅海燕

中国管理信息化 2016年13期

关键词：技术支持阳江信函

梅海燕

（上海交通大学机械与动力工程学院，上海200240）

对海外技术支持方的管理方法及难点分析

梅海燕

（上海交通大学机械与动力工程学院，上海200240）

CPR 1000百万核电汽轮机和汽水分离再热器的技术都是从外方引进的，本文介绍了项目管理人员对海外技术支持方应用的管理方法，有序地推进项目执行，并对项目执行中的难点进行分析，做一些经验反馈。

技术支持方；管理方法；难点分析；供应商；项目管理

1　项目管理程序的建立

在与技术支持方签订合同之后，为了项目执行的过程需要，双方负责人会在第一次的项目协调会上签订项目管理程序。程序中确立双方项目组织机构、项目经理的任命，并呈现项目经理联络方式、信函交换形式、信函交换通道号、信函模板格式、信函命名规范、信函审核制度等。

例如，在与西门子的项目管理程序中确立了信函交换的九个通道号形式，分别是：TUR代表汽轮机技术方面信函，I&C代表汽轮发电机组控制系统技术方面信函，GPM代表项目管理方面信函，CIV代表起论发电机组基础方面信函，CON代表凝汽器技术方面信函，GEN代表发电机技术方面信函，COM代表项目中商务事宜信函，DOC代表技术文件文档释放方面信函，YNG代表阳江项目现场装机服务方面信函。

通过项目管理程序建立一套完整的信函分类收发体系，如此的信函分类管理更是为了便于项目参与人员能够在纷繁复杂的信函中找到需要的信函，提高问题处理的效率。信函作为双方交流的指导性文件，需要有一定的严肃性和权威性，因而所有来往信函必须有撰写者和其主管领导的签名，然后通过项目经理签字审核后才能发送。

2　沟通联络手段的运用

与海外技术支持方保持良好的沟通是确保项目有序执行的必要手段，双方在适当的时机选择合理的沟通方式进行特定内容的沟通来确保项目顺利进展是非常重要的。按照沟通中信息符号的不同载体，上汽厂利用各种信息交换手段与海外技术支持方进行沟通，主要有书面形式、口头形式、电子形式。

书面形式沟通是以文字为载体的信息传递，比较严肃，沟通的主要内容包括正是署名信函、书面合同、技术协议等。口头沟通是以口语为媒体的信息传递，双方反馈比较直接、迅速、灵活，主要的方法有面对面的项目协调会、设计联络会、电话交谈、培训讲座等。电子沟通是以电子符号形式进行的沟通，它是现代信息技术快速发展的产物，主要形式有电子邮件、网络视频会、电话集成会、指定网站发布留言和上传附件。

3　信息化管理方法的应用

无论是汽轮机还是汽水分离再热器的技术支持方，大量技术资料包括图纸、说明书、技术规范、质保资料以及信函传真都不断从外方释放到厂内或从厂内释放到外方。上汽充分利用企业的内部网络和服务器，所有与海外技术支持方的合同正本及技术附件、正式信函、会议纪要、技术资料释放通知等都通过核电专用邮箱STPHD@shanghai-e1ecttic.com发送和接收。所有来往文件资料都在工厂服务器102-fs-01上进行信息永久保存，避免资料留存个人手中，为处理项目执行后续问题打好基础。核电工作小组还安排专业文档管理员负责管理与外方的来往传真、信函的归档、发送、统计和跟踪，指定专业信息管理员负责外方释放的图纸资料等技术文件的下载、归档、分发。

4　亦是核电产品分包供应商

西门子和TEI既是阳江核电项目的技术支持方，同时又是阳江核电项目物项分包供应商。因此他们均需作为普通供应商进行管理，首先在双方签订的合同中明确分包的部套、数量以及价格。西门子在阳江项目#1机中承担了1套主汽阀、2根带动叶的低压红套转子、2套低压末三级静叶和控制系统的制造和供货。TEI在阳江项目#1机中承担了2套高压再热管束、2套低压再热管束、2套分离片的制造和供货。

海外供应商不同于国内供应商，因为生产地点在国外，不便于随时跟踪分包部套的进展，因此为了更好地对其所承担的分包部套进行跟踪，STP加强对分供方的生产进度管理，双方制定了月进度报告的编制内容和提交方式。

5　双重身份是对技术支持方管理的最大难点

由于技术支持方同时是设备供应商的双重身份导致上汽对技术支持方的管理非常困难，影响整个项目的进展。因此，与海外技术支持方签订合同时，尽可能地把硬件供货合同和技术转让合同分开，多层次消化和深刻理解我方与业主方的主合同条款，并争取起草与技术支持方的合同文本，将双方的权利及最终用户的权利描述清楚，避免歧义产生。同时，一旦合同已经签订，项目执行人员应了解国际、国内相关法规行业标准，详尽研究合同所有条款，归纳所有保护性条款。一旦遇到与技术支持方的合同条款跟与业主的主合同要求有差异的情况，应立即成立专题小组迅速、全面、系统地分析合同变更的必要性和对项目执行、成本预算的影响，采取有效措施控制合同变更风险，降低项目成本。