石油企业ERP应用风险分析及应对策略

2016-07-11王晓霞吴海燕

中国管理信息化 2016年13期

关键词：渤海分公司关键

王晓霞，吴海燕

（1.中国石油集团渤海钻探钻井技术服务分公司，天津300280；2.中国石油集团渤海钻探第三钻井分公司，天津300280）

石油企业ERP应用风险分析及应对策略

王晓霞1，吴海燕2

（1.中国石油集团渤海钻探钻井技术服务分公司，天津300280；2.中国石油集团渤海钻探第三钻井分公司，天津300280）

ERP系统自2010年运行以来，公司的业务集成明显，内部控制得到明显改善，随着物资采购、大司库等系统与ERP系统的对接，企业的管理水平不断得到提升，趋于规范化、标准化。然而在深化应用过程中，ERP系统存在一些风险，直接影响企业运营，本文就这些风险进行分析，以及如何进行风险管理提出解决方案。

石油；ERP；风险；策略

0　引言

渤海钻探公司ERP系统于2010年8月正式上线，通过ERP考核管理办法的实施，推动系统应用不断深化，促进渤海钻探公司管理水平不断标准化、流程化、精细化，业务不断得到集成，企业管理水平也不断得到提升。在ERP深化应用的过程中，有一些风险因素逐渐暴露，威胁着企业的生产运营，主要有以下几点。

1　关键用户岗位变动影响ERP运营风险

渤海钻探公司机关及25个分公司实施了ERP系统，主要有财务、物资、装备、销售、计划、科技等模块，每个模块必须有一名关键用户，关键用户对ERP的应用起到至关重要的作用，系统的每一项业务的衔接和调整，都是关键用户在发挥作用。目前，每个单位的每个模块只有一名精通业务的关键用户，如果这名关键用户的岗位不变动，或者一直都没有离岗的现象，那不会有什么影响。但是，一旦这名关键用户离岗或跨单位、跨部门变动岗位，ERP的业务很难在短时间内把业务交接给其他人员，而且关键用户的岗位业务也不是可以速成的，所以业务就会出现中断或运行不畅的现象，尤其是对于复杂情况的业务处理，没有人能够跟进，这就导致公司的运营不顺畅。

2　组织结构变革影响ERP应用风险

近年来，新增两个独立核算的分公司，新机构也要随之搭建新的ERP系统，而往往结构变革都是先进行，而新机构调整到位后，才会开始搭建新的ERP系统，这往往需要三个月左右的时间才会完成，这三个月内的业务处理往往都是在原单位的ERP系统进行，这虽然也能暂时解决问题，可是由于业务的审批和管理都是原来的人员进行操作，这三个月的管理就处于失控状态，与结构变革的初衷就有所相悖。

3　运维支持模式影响ERP生命周期风险

ERP系统从建设到推广，是由中油瑞飞实施的，而渤海钻探公司对ERP系统较为熟悉的主要是关键用户。无论ERP系统遇到业务还是技术问题，都是中油瑞飞进行支持，而现在提供服务的运维队伍如果是曾经给地区公司做过咨询的顾问，能够了解该企业的管理状况，但是如果换了一组咨询顾问，就全然不熟悉该企业，所以在ERP系统的功能完善方面，就很难处理。ERP系统在深化应用中发现系统需要改进的功能，由于渤海钻探公司没有自己的运维支持队伍，对系统的不断完善工作就缺乏专业性和及时性，长期下去，用户的需求无法得到满足，系统的生命周期就会变短，投入就很难达到预期的效果。

4　用户安全管理影响ERP安全风险

ERP系统最终都是有用户进行使用，目前的管理模式，主要是通过CNPC账号关联，由Ukey登录系统，这种方法可以核实用户身份是本单位员工才予以开通，在登录时，也加了Ukey这一保障，部分人为因素会影响用户的安全。一是一个人保管好几个人的Ukey，有些业务，看似是用多个账号在操作，但是实际上从录入到审批办结，全部由一人完成，这不符合岗位职责分离的要求；二是系统存在缺陷，权限管理员可以通过系统对所有用户进行密码恢复，恢复后，用户可以在短期内不用Ukey就可以直接用用户名和密码进行登陆系统，这个风险是很不安全的。

5　加强风险管理

（1）做好ERP关键用户人才储备。对ERP关键用户要实施先培训后上岗的方法，发放培训证书后才能成为关键用户，以确保每一个关键用户上岗后能够熟悉系统的应用方法。ERP关键用户岗位职责要写入岗位说明书，并设置ERP关键用户后备人员岗位，每年对ERP关键用户后备人员进行培训，在ERP关键用户变动岗位时，后备人员能够无缝衔接ERP业务，以避免因为岗位变动而导致的系统应用风险。

（2）搭建标准化的组织结构。一旦新的机构成立，通过对通用架构的ERP系统通过修改组织机构代码就基本能够实现，满足新成立机构的公司使用，这样既省时也省力，让标准化流程管理成为重要手段。

（3）培养内部运维支持队伍。以能够精通渤海钻探ERP系统应用，既能对目前的系统管理更专业，又能有利于后期ERP系统升级做好项目对接。

（4）优化制度加强用户管理。通过内控体系检查与考核约束权限管理员的行为，避免出现系统违规登陆的现象。建立Ukey使用制度，定期检查，加强最终用户管理，不允许一个人保管多个人的Ukey，确保一人一Ukey，从实质上符合岗位职责分离的要求。