高校网络报销方案设计与应用研究

陈　菁

（河海大学财务处，南京210098）

高校网络报销方案设计与应用研究

陈菁

（河海大学财务处，南京210098）

随着高校教育事业的快速发展，财务部门的报销核算业务量和难度大幅增加，不少高校存在“报销难”的问题。通过对高校目前报销现状的分析，提出借助网络技术手段构建网络报销系统的必要性及对策方案，通过各方面的保障条件促使网络报销能切实提升高校财务管理水平和服务效率。高校实施网络报销是必然趋势。

高校；财务报销；网络报销

1　概述

近年高等教育事业迅速发展，在校生持续增多，办学形式趋于多样化，科研经费逐年增长，科研项目种类繁多，经费使用要求不尽相同，导致报销资金的来源和支出都呈多元化、复杂化趋势。由于财务报账政策性强、业务繁杂、报销签批程序烦琐，耗时最多，师生员工经常排长队报账，教职工抱怨多、意见大。同时，受高校人事制度改革的制约，财务人员编制数量受到限制，从而在巨大的工作量与有限的财务人员之间形成了较大的反差，加之报账的不确定性等因素，导致“报销难”成为高校普遍存在的问题，也是财务部门与高校师生间矛盾的焦点之一，许多财务工作人员面临生理和心理的双重压力，高校原有的全过程现场“面对面”的财务报销模式已不堪重负。

教育部在《教育信息化十年发展规划（2011-2020年）》中提到关于加强高校数字化校园建设与应用的问题。可见，推进财务信息化和网络化是国家对高校财务管理的新要求。在教育新常态下，适宜的报销模式能够提高高校财务报销效率和质量，有助于促进高校各项科研教学活动的良性发展，在现有财务人员编制变化不大的情况下，针对高校“报销难”的问题，可以借助现代化的网络技术手段，考虑采取网络报销的方式进行解决。

2　高校实行网络报销的必要性

近年来，随着高校资金总量的不断大幅增加，财务报销工作量大，但财务人员不相应增加的情况下，实行网络报销可以能够简化报销流程，缩短报销时间，提升服务质量，提高工作效率，具有传统报销模式无法比拟的优势。针对目前高校报销现状，高校实行网络报销很有必要，主要体现在以下几方面：

2.1网络报销将极大地缓解“报销难”的问题

传统的全过程”面对面”的报销流程中，报销人根据经整理后的大量发票及相关报销材料，手工填制的各类报销单据，找相关职能部门领导以及学校领导签批后，送至财务处。在经费签批环节中，由于因报销人对审批流程不熟悉，往往会由于审批不完全而需多次往返于审批业务的办理。票据送至财务处后，财务人员既要审核原始票据，又要审核签字审批流程，最后经过分类，汇总编制记账凭证，手工输入会计信息系统：摘要、科目编码、金额等繁杂的信息。采用网络报销方式，报销人可以在报销前的任何时间、任何地点通过网络更多地参与报账过程中的数据输入的分工，网络填报和预约投单，信息通过网络传输到相应领导或负责人，审批不再需要见面询问与亲笔签名，而是依靠网上核实与电子签名来实现。相关领导在对单据进行审批时可通过网络，在报账人员上传的原始单据的影像资料上以数字签名的形式实现，提高业务审批效率。网络报销借助发达的网络技术，将校园网数据、银行网银系统数据等外网数据与财务的内网数据顺利对接。

2.2网络报销有利于规范优化报销流程，加强预算控制

在传统审批制财务报销体系内，财务报销审核工作的重点仍停留在最基本的算账、报账等方面。再者，现行会计管理软件不能识别某一项支出是否超支预算数，财务人员只得手工摘录各项支出，并做合并计算其是否已超支，是否符合预算要求。领导对科研经费支出的监督很大程度上仍停留在“账上”，加上报销数据无法及时进行汇总、分析、反馈，无法保证审批领导对相关经费的预算执行情况的真实了解程度，审批更多存在超预算、超范围审批等问题。通过“网络报销”机制，有规范统一的填写格式，极大的降低了填写错误的情况。根据报销制度，在网上报销系统中设置大量的计算标准.让系统自动计算；各专业线的预算指标也被录入系统中，可对预算进行滚动实时控制，减少财务核算的差错率，余下的工作则由账务系统自动完成。网络报销将烦琐的财务报账工作简化为对原始单据的审验和对自助报账系统数据的修改或确认，核算控制十分便捷。根据各项经费的具体管理要求，在系统中设置了预算预警。超预算、超范围的审批，网络报销系统会自动发送超支警告，禁止超支经费的报销预约，强化预算执行的力度预算达到实时控制的效果，减轻财务人员的审核压力。老师在网上自行填报报销单据时，可以根据科研项目的预算，对科研经费进行预算额度控制。同时，老师申请报销的每一笔业务，都可以在系统中进行进度追踪。对于每次的报销结果，能够收到财务处的即时短信。

2.3网络报销能及时传递信息，加强财务监督

在实际报销工程中，信息的掌握度、信息的传递范围、信息的透明程度，是教职工进行报账业务时单据能否一次通过的重要因素。就报销人来说，他们对财务知识的了解，对财经政策法规等的掌握和信息更新远不如报销核算人员。此外，国家、省市不定期地出台有关财经政策和规定，校内有些报销规定也会根据实际情况的变化，不断地被修订或终止，财务核算人员会及时更新和掌握报销规定，但由于财务部门对报销政策宣传不到位，报销双方沟通不及时，学校师生员工因信息不对称，不仅会造成报销人因不理解财务政策规定变化的要求，将财务核算人的要求误解为有意为难，甚至还会产生意见分歧不满和矛盾等，经常出现报销人因报销不合规定或手续不齐备，造成师生在报销时票据累被退回，多次往返财务及相关的部门的现象。网络报销系统中，经过授权的各用户间可通过网络获取各种所需报销信息及最新报销政策，实现财务资源的共享，使各学院（部门）领导可以随时了解财务收支状况，为领导决策提供及时、有效的财务信息，从而确保经费合理使用，提高资金的使用效益。此外，增加信息的公开性，有利于进一步加强财务管理部门的内部控制。同时，通过对财务报销信息的共享，有利于提高财务管理和会计核算工作的规范性和透明度，强化高校财务监督工作。

3　高校网络报销方案设计

网络报销是指高校借助发达的网络技术，在财务报销过程中通过互联网、财务部门会计电算化财务系统、银行网上银行支付系统的无缝隙对接，真正突破时间和空间限制，只要有互联网的地方，即可以完成报账业务的财务信息化方式.这将是对传统全过程面对面报销流程的改造与创新，是解决高校“报销难”的一个有益尝试。网络报销系统建设的目标是建设覆盖全流程的网络化信息处理体系，具体包账务报销单据的网络化填写、提交与打印；报销单据的审批；报销单据的审核与会计凭证自动转化和报销资金网银支付四个环节的信息化运行体系。

3.1登录“网络报销系统”，录入报销信息

报销人预先将原始票据按照类别和金额大小归类整理后，自主选择时间、地点并通过互联网登录财务处“网络报销系统”，申请预约报销单。由于报销业务类型不同，可以设置不同的报销录入单，比如差旅费报销单、固定资产报销单、借款单等以便于填写、信息归集以区分不同的业务。如果填入的金额超过了对应费用项的预算数，系统会弹出警告窗口，该金额也就无法录入系统中。同时，每个报销业务在设计时必须加入是否还借款功能，并可以查询借款明细以选择相应的借款冲销。费用项填写完毕后，选择费用的支付方式。网上报账系统支持对公及对私的无现金支付方式，共有四种：无现金转个人银行卡、同城银行转账、异地电汇、冲销项目借款。此外，报销单据在设计时还要考虑与自动生成凭证的对接，即报销单中所列报销内容应与凭证科目基本对应。

3.2网络报销电子审批

电子签名是手写签名和印章的电子替代物，是对手写签名的一种电子模拟。在创新的财务核算模式下，严格而安全的数字签名机制可以实现报账者、审批者、信息查询者的身份认证，也是网上远程报账、无现金支付、电子化单据等流程再造的核心基础。报销人可自行选择审批人（一个或多个）并提交。网络电子审批把传统的报销中的逐个找负责人面签转换为网上报销中的相关负责人电子审批，审批人可以随时通过网络进行审批，而且可以通过网络向报销人反馈审批结果，大大提高财务报销工作效率。理想化的审批是网络流程审批，但客观上来看，具体到实际操作中，可能会因人而异，因经费而异。一方面，报销人完成此工作要具备扫描单据的硬件设备，其次因财务报销附件凭证数量大，网络化审批会造成报销人扫描工作量大幅增加，但最终还是要给财务管理部门出示原始凭证，再者，例如有些重大项目，经费审批人在看到扫描材料后，因经费的类型和报销金额、资金审批权限和额度都有严格规定，审批人还是需要看到原始的报销票据后才愿意审批。鉴于我国国情，目前无法在全国范围内实现财务原始凭证的电子化，因此，在网络报销流程中，应采取一种过渡模式：电子凭证与纸质凭证共存的方式，也即电子审批与手工纸质审批共存，各高校可根据经费类别，报销金额或其他因素，结合自身实际情况，选取以哪一种方式为主的操作方案，不要一概而论。

3.3提取网上信息，核对原始凭证，进行财务审核

会计人员一方面对报销人提供的原始单据和网上报销单填写内容是否一致进行审核。另一方面对网上报销单的电子审批流程的合法性进行审核。会计人员将网上报销单接入财务处理系统，自动生成记账凭证，然后对系统自动生成的记账凭证进行摘要、金额、会计科目分录等事项的确认或修改，由复核岗进行复核后打印出来。网络报销系统，改变了传统的报账模式，将基本信息和会计分录工作由以前的财务人员单独完成，变成由报账人填写，财务人员审核修改，共同完成会计凭证制单过程，缩短了报账时间，也减轻了财务人员数据录入的工作量，因而，大大提高了会计人员工作效率和工作的质量，也节约了报账人员的时间。

3.4实现无现金支付，短信平台通知报销结果

目前较多高校在逐渐推行“无现金报账”方式，这是当前高校财务提高工作效率、保证资金安全、优化财务管理的重要途径。所谓“无现金支付”方式，主要是通过银校互联（网银）系统，即学校财务系统和银行网银支付系统通过专线实现无缝对接，以银行转账完成现金支付的新型付款系统。在网络报销系统中，报销业务完成后，资金将直接通过银校互联系统转入报账人员提供的银行账户中，而不再直接进行现金支付。“无现金支付”方式简化了报销经办人在现金出纳处领取现金或银行转账流程。无现金支付与传统窗口报销模式不同的是，前台手工录入的会计信息，可以直接从网上报账系统中提取加工，减少了财务核算的差错率，提高了会计结算工作的效率，最大限度地减少现金流动，提高工作效率，降低现金周转风险。同时在有效防范职务犯罪，控制支付限额，减少了现金保管的成本与风险，财务内控等方面都得以加强。无现金支付步骤完成后通过财务信息短信平台，向报销人发送报销到账信息、通知报销中的具体问题、及时发布财务通知至有关人员。

综上所述，以上四个步骤互相配合形成了网络报销系统完整的服务链，减少师生扎堆报账的状况，也可以减少师生排队等候的时间，既可以提高工作效率，又可以使服务质量上一个台阶。

4　高校网络报销方案应用的保障条件

4.1技术保障方面

选择合适的系统开发商是实现网络报销的关键。众所周知，一个系统的开发不是一蹴而就的，网络报销系统的开发是一个漫长的磨合过程。在前期系统的模块设立、后期的上线试用阶段都需要系统开发商的高质量技术配合，程序设计是否合理，开发人员水平是否过硬，双方沟通是否有效，售后服务是否及时都在系统开放过程中起着至关重要的作用。开发商的技术不过硬，就不能开发出高质量的“网络报销”系统，在系统开发的前期，高校要对开发商的企业资质、专业素质、售后口碑等进行详细的调查研究，高校可以考虑通过招投标的方式选择系统开发商，对企业资质、专业素质、售后服务等条件进行综合考虑后，选择最优运营商，为系统开发提供长久高质的技术支持。

4.2人员保障方面

设立并培训专兼职的报销人员，提高报销人员的素质。各学院和部门应配备稳定的报销人员，专门处理院系或部门日常的报销业务，有科研课题的教师指定固定的研究生作为财务助理。财务部门应采取分学院集中培训的方式，对这些专兼职报销人员定期进行财务知识的培训，重点讲解报销知识，如发票整理、票据粘贴、每一种报销单据的填写要求等，以此提高报销人的财务素质。财务部门还应加强财经政策法规的宣传和及时更新有关报销制度，通过使用校园网络平台、财务部门网站，及时发布网络报销系统的相关知识、最新财务报账的相关规定等，对各学院负责人加强审批制度的宣传，特别是与授权有关的信息第一时间告知学院负责人，让他们在审批前就能做到心中有数，引导报销人及学院负责人积极使用学校财务网络平台，消除财务信息的不对称问题。此外，财务工作人员作为网络报销业务的服务者，是网络报销系统服务质量的关键要素，财务工作者必须通过严格的课程培训和考核，使其对网络报销系统有充分的了解，熟悉使用流程以及常见问题的解决方法。在宣传与使用网络报销系统的过程中，对于特殊岗位例如专业性较强的网络系统的调试、维护、升级等岗位，财务部门要引进或配备相关的专业人才以加速网络报销系统在高校的推广。

4.3制度保障方面

高校的网络报销系统需要一个良好的可靠的网络安全环境。当前我国的网络环境并不理想，网络攻击与计算机病毒都较多，甚至还有恶意入侵到高校的财务内部网络窃取高校重要信息的情况。考虑到系统所依托的网络环境的信息传递功能及信息共享特征，在软件开发过程中应充分注意软件的安全性和保密性问题，防止黑客攻击以病毒破坏所造成的严重损失及影响。高校必须重视网络报销系统安全性建设，投入资金改善软硬件设备，对校园网进行定期维修检查，网络内部更新等，保障网络数据信息的安全性。同时，加强网络报销管理人员的网络安全培训。因此，高校要建立保障安全使用网络系统的制度，对系统操作规程、防止电脑病毒入侵、定期维护升级等方面作详细规定。此外，内部控制不严，容易造成信息滥用和向外部流失，高校应建立一套完善的内部控制制度，对财务部门设立严格的权限制度，对特定使用者依据层次不同进行权限划分，减少内部人员的道德风险、系统风险等造成的危害，从制度上保证网络报销系统的安全运行。

5　结语

随着互联网的普及，会计依赖的技术手段发生了变化，高校应用网络报销系统进行网络报销，节省了财务人员手工输入制单的时间，提高了财务人员审核的效率，优化财务报销流程，提高财务工作效率，财务人员得以从烦琐的核算中解放出大量劳动力，加强学校财务预算与管理。而师生通过网络报销系统能够对自己的科研经费有更细致及时的了解，可以进行自主管理。报销人和财务人员双方实现双赢的局面。在信息化环境下，财务报销模式的改进，是提高财务管理水平的重要途径。它将推动财务管理信息化的建设，促进高校的可持续发展，高校财务报销网络化将是必然趋势。

主要参考文献

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10.3969/j.issn.1673-0194.2016.13.028

G647.5

A

1673-0194（2016）13-0054-04

2016-04-13

陈菁（1976-），女，河海大学财务处会计师，硕士，主要研究方向：高校财务管理。