Excel基本操作技巧研究

杨俏炜

随着计算机技术的普及，Excel电子表格几乎成为人们在日常、办公时都需要用到的软件，甚至成为人们参加工作必备的一项技能。本人从事计算机基础教学多年，由于我们的学生大部分基础知识比较薄弱，接受能力不强，学习态度也有所欠缺，他们在学习Excel过程中觉得有一定的困难，因此本文将着重介绍一些Excel基本操作的简单方法，以此来降低学生学习和应用的难度，让Excel更加简单，成为人人必会的工具软件。

【关键词】Excel 基本操作 灵活运用

我们学校是一所职业技术学校，注重培养学生的职业技能和实践能力，每一个学生都要进行计算机基础课程的学习，要参加国家级考试并取得相应的资格证书。在长期的教学过程中发现，学生在学习Excel这一办公软件时，不能很好地牢固掌握并灵活运用，为了进一步提高学生的计算机操作应用能力，我们针对学生的薄弱环节，进行以下阐述，希望能够对我们的学生有所启发和帮助。

1 数据输入篇

1.1 单元格中多行文本的输入

Excel 中默认状态下单元格中输入的文本和数字是单行的， 若文本超过列宽后会占用后一单元格显示， 后一单元格若有内容就不显示，这时如果按回车则跳到下一单元格，那么如何在同一单元格中输入多行文本呢，一般用两种方法，一是右击单元格，打开“设置单元格格式”对话框，选“对齐”标签，选中“自动换行”复选框。二是在单元格中输入时，在需要换行时按“Alt+Enter”键。

1.2 文本数字的输入

在Excel单元格中输入身份证号码时，我们发现它会以科学计数法来表示，这不能符合我们的要求。所以如果想将数字作为文本输入， 除了将单元格设置为“ 文本” 以外， 最快捷的方法就是在输入数字前加一个英文状态下的单引号， 数字即会在单元格中作为文本靠左存放。

1.3 分数的输入

当我们在Excel的两个单元格中输入分数“1/2”或“5/32”时，它们分别会在单元格的右侧显示“1月2日”、在单元格的左侧显示“5/32”，分别作为日期和文本来处理了，所以如果要在单元格中输入分数，正确的应是先输入零和空格，然后再输入分数。

1.4 自动填充单元格数据序列

比较简便的方法，一般来说可以有两种方法，一种是利用填充柄填充相同的数据或有规律的数据，方法就是只要选定一个单元格或单元格区域，光标移动到右下角，出现“+”形状填充柄时，拖动它就能自动填充相应的序列。另一种是利用快捷菜单，先选定一个单元格输入序列起始值，用鼠标右键拖动填充柄，再松开时弹出快捷菜单，可根据我们的要求选择填充的内容。

2 图表篇

通俗地讲，用图形来表示Excel工作表中的数据就形成了图表。建立图表关键是四个步骤：数据源的选择、图表类型的确定、图表选项、图表位置的设定。一个图表主要由图表标题、坐标轴与坐标轴标题、图例、绘图区、数据系列、网格线、背景墙与基底等部分组成。图表创建完成后，一般可以采取两种方法对图表的“图表类型”、“图表源数据”、“图表选项”、“图表位置”以及图表的各个对象进行修改和修饰，一是利用“图表工具”选项卡下的“设计”、“布局”、“格式”选项卡的命令，二是选中图表或对象后单击鼠标右键，利用弹出的快捷菜单进行修改和修饰。

3 公式函数篇

3.1 复制公式

在Excel的操作过程中，经常要完成相邻单元格公式的复制工作，方法是选定含有公式的被复制公式的单元格，拖动单元格的自动填充柄，即可完成公式的复制。在这里，单元格地址的正确使用十分关键，Excel中单元格的地址分为相对地址、绝对地址、混合地址三种。绝对地址的表示只要在单元格名称的每个字符前面加一个“$”符号，例如A1是相对地址，$A$1是绝对地址，$A1是混合地址，绝对地址表示在单元格中当含有该地址的公式无论被复制到哪个单元格，公式永远是照搬原来单元格的内容。

3.2 常用函数

Excel提供了强大的函数功能，在教学过程中常用的有求和（SUN）、平均值（AVERAGE）、最大值（MAX）、最小值（MIN）、计数（COUNT）、条件（IF）、条件计数（COUNTIF）、排名（RANK）等函数。要正确使用这些函数，首先要理解各个函数的意义和作用，其次是参数的设置，每一个不同的函数有不同的参数，我们在“插入函数”，打开“函数参数”对话框后，特别要研究每个参数的说明，从而进行正确设置。学生们只有学会了使用函数的方法，才能举一反三，灵活运用。要注意的是，在函数的参数设置中也会用到三种地址的正确使用问题。如果输入的公式或函数有错误的话，Excel会返回一些以“#”号开头的错误信息，根据这些错误信息可以知道错误值出现的原因，以便及时改正错误。

4 数据处理篇

利用Excel“数据”选项卡下的命令，可以对工作表进行排序、筛选、分类汇总、数据合并、建立数据透视表等操作。

4.1 数据排序

数据排序是按照一定的规则对数据进行重新排列，一是利用“数据”选项卡下的升序和降序按钮，但这种方法只能进行一个关键字的排序；二是利用“数据”选项卡下“排序”命令，这种方法可以给出主要关键字、次要关键字，或根据需要添加和选取，也可以利用“排序”对话框内“次序”下拉列表中的“自定义序列”选项所弹出的对话框，不按字母或数值等常规排序，而是根据需求自行设置。

4.2 数据筛选

数据筛选是在工作表的数据清单中快速查找具有特定条件的记录。可以进行自动筛选和高级筛选。它们都能够进行多字段的条件筛选，使用高级筛选必须先建立一个条件区域，它的第一行是把数据清单中的字段名复制过来，其他行输入筛选条件，“与”关系的条件必须在同一行，“或”关系的条件不能出现在同一行，条件区域与数据清单区域空一行。

4.3 分类汇总

分类汇总是对数据清单的内容进行分类，然后统计同类记录的相关信息。一定要注意的是：在进行分类汇总前必须根据分类汇总的数据类对数据清单进行排序，然后根据要求在“分类汇总”对话框中进行设置，汇总后的数据暂时不需要的可以隐藏。

4.4 数据合并

数据合并可以把来自不同源数据区域的数据进行汇总，并进行合并计算。它是利用“数据”选项卡下“数据工具”命令组的“合并计算”命令，在“合并计算”对话框中进行设置。

4.5 数据透视表

数据透视表从工作表的数据清单中提取信息，它可以对数据清单进行重新布局和分类汇总，并立即计算出结果。利用“插入”选项卡下“表格”命令组的命令可以完成数据透视表的建立。

5 小结

本文所阐述的绝大部分还是属于Excel基本操作，主要还是针对中职技校的学生而言，因为他们基础较差，只是浅谈。我希望通过这篇文章让计算机基础差的同学可以直观的看懂、学会使用Excel基本的功能。

参考文献

[1]陈新娇.Excel应用技巧探析[J].江西省冶金技师学院人资社科，2013（03）.

[2]王键.Excel技巧荟萃[J].贵州教育学院学报，2001（02）.

[3]欧阳红东.数据处理中Excel的应用分析[J].多媒体技术及其应用，2014（09）.

作者单位

无锡工业高级技工学校 江苏省无锡市 214106