电子档案管理系统软硬件更新及对策研究

摘 要：社会的快速发展离不开信息技术的提升，同时信息技术的提升对管理信息而言是一种全新的挑战。当前，倘若要做好相关电子档案的保管、收集以及提供作用是非常重要的，但是倘若要一直维持着电子档案，并且要长久持续的保存就存在一定的难度，本文探析了电子档案管理系统软硬件更新，以及更新电子档案管理系统软硬件的有效对策。

【关键词】电子档案 管理系统 软件 硬件 更新 对策

对于永久或者是长期地保存好相关的电子信息档案就是当前首要面临的挑战，这个问题也是当前电子档案管理过程中最受关注的问题之一。所以，为了做好电子档案的长期保存以及保管就需要根据当前的管理状况，制定出有针对性解决这个问题的措施。其中，最主要的是做好更新电子档案管理系统的措施以及进行实施，这样才能确保信息的真实性，才能够做好系统软件以及硬件的更新，更加有利于永久或者是长期保存电子信息档案。

1 电子档案管理系统软硬件更新

1.1 更新电子档案的载体

之前，档案的相关信息都会记载在纸质中，这样记载电子档案的不足之处就在于其具有很小的存储空间。当前使用最为广泛的就是电子信息存储技术，只需要一个光盘就能够记录所有的信息，这无非就是电子档案管理技术的进步。然而，在不断地提升档案管理技术的同时，也面临着一系列的问题就是电子信息管理的载体寿命相比于纸质非常短，通常情况下纸质可以保存上千年之久，而光盘的保存时间却不超过一百年。同时，电子方案载体相比于纸质来说，损坏了不会容易被发现，并且损坏之后，相关的电子档案信息全部会丢失掉。由此可知，更新电子档案的载体是非常重要的。

1.2 更新电子计算机的技术

在自然损坏载体以外，还能够对存储信息的相关软件以及设备造成比较大的影响。在科技发展的过程中，最密不可分的就是存储电子信息的载体以及相关的技术设备，无论哪一种信息的存储都需要相关的软件以及多样化的电子设备，并且这些相关的软件以及多样化的电子设备一直处于不断更新的状态中，只要相关的软件或者是设备被淘汰之后，记载在存储载体之中的信息就不能被读取出来。最常见的状况就是即使CD光盘具有非常长的寿命，但是在不断更新初始为它记载相关电子信息的计算机系统经历了更新，那么就无法正常读取出CD光盘的信息。

1.3 信息的真实性

承载电子档案信息的主要问题就是数字信息技术可以对其进行不漏痕迹的修改，这样就很难保证存储着的相关电子档案信息一直式最初保存的，也无法了解其是否有被更改过，由此可知，对于保障电子档案信息的真实性也非常重要。

2 更新电子档案管理系统软硬件的有效对策

在技术上，对于管理电子档案的相关信息最需要关注的问题就是如何保证存储载体的耐久性；如何做好电子信息技术的更新；如何确保电子信息内容的可靠和真实。

2.1 利用再生性技术来保证存储载体的耐久性

保证存储载体的耐久性可以采取再生性技术，这种技术也就是将存储在已经过时载体中的信息进行转移，不论是转移到缩微品上，或者是转移到纸张上，这样读取就不需要借助电子计算机的硬件以及软件。利用这种再生性的技术可以规避一些常常出现的电脑硬件或者是软件过时的问题，要能够长久或者是长期地保存好相关的电子档案信息，并且这种技术方法的应用也是电子计算机人员最长应用的。

2.2 建立电子计算机技术档案馆

对于一些快要过时或者是即将过时的计算机硬件以及软件进行收集，更好地读取所有存储在载体上的电子档案信息然后再建立电子计算机技术档案馆进行统一的管理。例如：可以收集一些过时的操作系统或者是一些过时的磁带驱动器。这样收集过时的计算机硬件或者是软件，并且进行统一管理的方法，可以有效地对这些计算机硬件以及软件进行收集，更好地对这些过时的技能或者是技术保持操作。

2.3 迁移以及拷贝

在之前技术环境的基础之上，将这些电子档案信息进行重新书写就是拷贝，拷贝也是为了能够更好地避免出现一些信息丢失或者是存储载体出现性能变化等状况，因为这样都会丢失之前的电子档案信息，，所以拷贝这种方法可以作为最基本的管理电子档案信息的方法。另外，对于日常的管理工作而言，这些无法真正的处理好由于过时的硬件或者是硬件导致电子档案丢失的问题，也无法做到永久或者是长期地保管好这些电子档案信息。所以，可以考虑迁移相关的电子档案信息，最常见的电子档案迁移就是将电子档案信息在两者不同的技术环境中进行有效的转化和复制，这样的方法可以很好地存储信息，也能够很好地保障电子档案信息的可靠性以及安全性。

3 确保电子档案信息真实性的有效措施

电子档案存储在电子档案馆中，常常会存在很多大量读取信息的情况，在读取的过程中，很有可能就存在损坏存储载体或者是计算机硬件以及软件过时等问题，这些问题的存在都无法确保电子档案信息的真实性以及原始性。因为很多时候会出现巧妙处理或是改变电子档案信息的状况，并且修改之后的电子档案信息常常会被广泛传播在网上，这样在网络在存在很多的版本就很难辨别版本的真伪。但是纸质档案信息不一样，因为一旦被改动就会留有痕迹，要很容易被发现。

4 结语

综上所述，在电子档案管理系统软硬件更新及对策进行深入研究之后，发现只有将电子档案管理系统软硬件更新问题处理好，保证存储载体的耐久性，并且做好保证电子档案信息真实性的措施，更好地保障电子档案信息的可靠性以及安全性。

参考文献

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作者简介

孟丹（1983-），女，北京市人。现为中冶京诚工程技术有限公司软件工程师，研究方向为企业信息化、生产过程管控。

作者单位

中冶京诚工程技术有限公司 北京市 100176