企业档案管理信息化研究

胡艳辉++杜娟

摘 要：随着现代信息技术的飞速发展，企业档案信息化建设已成为企业信息化建设的重中之重，传统纸质档案管理模式已经不能满足现代企业档案管理的需求。在数码信息模式下，档案信息化建设与传统档案管理相比具有高度的安全性、高度的规范化、资源共享优势的高速化，为企业的档案管理提供了强有力的保证。企业档案管理应在实践中进行，根据目前企业档案信息管理的情况，开发完善的管理模式，提高企业档案信息管理的效率，建立档案管理模式的创新。

关键词：企业档案；信息化；建设问题

一、企业管理中的重要环节是档案信息管理

企业为不断提高档案信息管理的工作水平，必须始终坚持以经济增长方式为依据的思想理念，重视对信息技术的全面推广与应用，以实现企业的稳定生存与快速发展。同时，为与新形势下社会以及市场经济发展需求相适应，同样应当重视对档案管理的信息化建设工作，依托于对信息化建设技术的综合应用，促进企业档案信息的综合应用，使其发挥提高企业经营管理效率，转变企业管理方式的重要职能。档案信息化的基本概念是指：以档案馆为重点，以服务社会为主要形式，以社会为主体的档案管理模式的转变过程。在档案管理模式的转变中，必须通过对相关技术的应用，促进其数字化、网络化水平的全面提升，以深入档案信息传输、存储、接收、以及提供等相关环节，实现档案管理的一体化发展。

二、企业档案管理信息化的内容形式

档案信息是企业经营管理主体获取各层面信息的重要依据之一。在新的社会发展形势下，档案信息管理工作的重要价值越来越明显，电子和互联网的飞速发展和广泛应用，信息的获取和传播也发生了惊人的变化。在互联网的时代下，档案管理工作部门应当以网络系统为依托，面向企业相关业务部门与机构提供数字化信息文件，从根本意义上实现对档案管理工作企业的经济效益最大化。

（一）企业档案管理信息化的实现，前提是全面系统采集有效信息。为推动并促进企业档案信息化进程的加速与实现，必须结合企业自身情况建设一个系统且完整的档案管理工作系统，体现具有现代化特点的档案信息资源的高层次，在生产环节、研发环节、以及营销环节中促进信息应用系统功能的完善。具体到信息采集环节来说，企业档案管理信息化系统应当实现信息采集工作的自动化、全面性、以及动态性。档案挂历工作人员应当以档案信息的适应性、精确性为基本原则，及时筛查并对系统所采集各类信息数据进行鉴定，将有永久保存价值的文件信息筛选出来，由档案著录标准档案信息系统自动批量提取导致的分类法和主题，并保存在相应的文件档案信息数据库，使电子公文形式。

（二）准确处理信息是实现企业档案管理信息化的基础。档案信息若是没有进行处理，极其有限的发挥作用，或数据库的文件常年不用，文件中几乎是未知的，在真正意义上实现，档案信息化建设，最大限度地提高企业的经济利益是不可能的。因此，只有从某些话题，企业档案信息化工作的全部意义，无序的信息处理分散、订货系统，实现档案管理的企业信息化建设的终极目标。

三、实现企业档案管理信息化的方法是加强反馈控制

从反馈控制基本原理上来看，企业档案信息化系统中所涉及到的反馈信息包括以下类型：其一是系统输出信息，其二是影响信息（包括外部环境以及内部过程的影响因素），输出回路的档案信息系统，从而所有的内容和规则的调整，以更好地实现目标系统。反馈控制的基本过程包括：收集反馈信息，通过建立网上注册系统，定期向用户发放问卷；收集和分析收集到的信息，是促进档案信息化成果，总结问题并提出整改措施；定期总结反馈，不断完善自身，保证企业档案信息化的顺利实现。

四、档案信息化管理的意义

（一）提高工作效率。传统的档案检索方式是档案管理人员在档案管理系统中通过模糊查询、分类查询档案题名或题名关键字等方式检索到档案的档号，然后按照档号去相应位置调阅相关档案，占用大量时间和人力。信息化后，可直接在档案管理系统中通过查阅关键字后查看档案全文信息。据统计，信息化后档案管理人员的查档时间可节约40%，档案利用率将比传统档案管理的利用率提高5～10倍。

保护原始档案。档案信息化后，档案管理者可以向档案利用者提供电子版或打印稿供其查阅，这就减少了多次复印、翻阅对原始档案纸张造成的腐蚀和损坏，有效保护了企业的档案资产。

（二）提高档案信息利用的时效性和服务效率。信息化后档案资源在一定权限内可实现共享，并能远程服务，时效性强，从而能为企业生产发展提供高效优质的档案信息化服务，提高企业整体工作效率，并能提升档案信息管理部门在企业中的地位，脱离了过去单纯的档案保管模式，转而成为企业的信息中心。

（三）增进企业结构优化使业务流程更完善。在计算机系统中，管理这将取缔中央及控制部门的监督等职能，更大的加强决策能力和直接面对面沟通的实施，这也就降低了管理水平，同时也减少了组织规模。通过不同层次，同样信息，使企业内各部门直接的活动变得更加和谐，更快更好的实现动态管理，使通信畅通并使成本的监督和协调得到降低，市场和信息的决策反馈得到提升，极大的提高了各个阶层的潜力和主动性，是知识和经验的交流得到促进，使技术管理达到最佳效率。

五、结语

在现代化的经济条件下，为了号召国家政策和企业的发展，就是把传统的纸质档案转变电子档案信息化。现代信息化技术综合应用，有效采集和管理使用企业档案信息，并对档案信息化建设增加关注和重视。

参考文献：

[1]吕文庆.信息化时代档案管理信息化建设[J].办公室业务，2014，19：136+144.