关于军队会计档案管理的若干思考

张芳翊

摘 要 随着军队财务信息化的深入发展，会计档案管理工作作为财务工作的最后环节，是不容忽视的重要组成部分。进一步完善会计档案管理，对于确保会计信息的安全完整和会计工作的连续性至关重要。

关键词 会计档案 管理信息化

军队会计档案是财务数据汇集中心，它全面、连续、系统地反映了军队各单位的经济业务活动实质，为分析总结军队财务工作、研究军队经济活动发展规律、预测未来发展方向、制定经费计划、编制预算等提供了参考资料，有利于提高军队财务管理水平和经费使用效益。随着信息技术在军事各领域的广泛应用，会计数据资料由纸质向电子介质转变，这对于会计档案信息化管理和财务队伍建设提出了更高的挑战和要求。

一、会计档案管理的基本工作内容

军队会计档案包括军队各级单位在经济管理活动中产生的，能反映其实质业务活动内容的原始凭证、记账凭证、各类会计账簿、会计报表、预决算报表、银行对账单、票据存根、移交清册、数据备份盘等专业会计资料。

会计年度终了时，会计人员对当年所有完结的经济事项处理完毕后，会同档案管理员整理会计档案资料，并装订立卷成册，入盒归档。具体工作内容如下：首先，清理分类会计凭证，按顺序号、月份、适当厚度排列，确定装订的本数。然后，检查凭证相关附件是否齐全，信息是否完整，对纸张的大小按规定进行适当裁剪。再打印凭证封面，并填写好凭证种类、起止号码等信息，加盖单位公章和相关人员印章，最后将封皮与整理好的凭证装订成册，入盒归档。二是年度结账后，按规定格式在财务记账软件系统中打印各类会计账簿，按分类填写封面，会计主管审核签字加盖公章印章后，按顺序装订，立卷成册，入盒保管。三是将全年的所有报表按单位、类别、时间先后顺序整理，编制案卷封面和目录，写明报表名称、页数、归档日期等，经会计负责人审核签字盖章后，装订入盒归档。四是要对其他应归档的会计资料认真筛选、鉴别、清理，按类别和时间顺序分类装订，注明相关信息，立卷入盒。将这些资料整理完毕，存放在档案室专门的档案柜中，交由专人统一管理。

会计档案根据其性质和保存价值以及管理单位的具体情况，分为5、10、15、25年和永久保管。会计档案室要保持通风透光，注意清洁卫生，保证会计档案防蛀、防潮、防火、防盗等。档案供本单位和上级单位使用，除特殊情况外，不得外借。管理员要注意，查阅档案时要及时登记，不得对其随意标注、涂改、拆散或复制等。保管期满，由财务部门同保密部门组成鉴定小组，严格审查并编制销毁清册，报领导批准后，及时销毁，并将签字盖章标有“已销毁”字样的销毁清册交由档案管理员保管。

二、会计档案管理现状

（一）重视程度不够

会计档案管理工作比较繁琐，常年积攒的会计资料繁多、杂乱，由于整理或移交不清，导致重新理清比较困难，遗留问题较多。会计人员对会计档案的态度，容易出现思想上重视，工作上怠慢，说起来重要，做起来次要，忙起来不要的现象。

（二）管理人员素质相对不高

档案管理人员相对临时，业务能力水平不高，对会计业务、档案管理等知识和制度规定掌握不透彻，运用不到位，对工作的重要程度认识不清，责任心不高，态度不认真。在日常工作中容易出现会计资料错放、遗漏甚至丢失的现象。随着信息技术的深入渗透，档案管理信息化水平的提高，对管理人员的信息技术水平提出了更高的要求。但是，目前军队档案管理不设专职，既懂财务又懂档案又精于计算机的人才相对匮乏，使得会计档案管理工作还停留在手工操作阶段。

（三）管理制度有待规范

借阅登记制度偏于形式，手工登记漏登、误登，出错率高。外借制度执行不严格，无审批手续，不按时归还，管理员疏于督促。保管期限届满没能及时销毁，或者没有严格按规定编制销毁清册，或者清册不清，监销制度以及销毁后的后续登记、签字、存档制度执行不严。目前，很多单位还没有建立会计档案信息管理系统，不能有效定位、检索、查阅会计档案信息。另外，军队财务工作人员变动频繁，交接时间短、任务命令急，导致交接不清，会计资料出现漏缺，且不容易补全。随着财务数据信息化程度提高，信息数据的维护、财务系统软件的升级等方面需要完善并适时引进相关人才。

（四）档案设备有待改进

一些单位硬件设备不完善，没有统一制式的铁皮柜和文件资料盒，防火、防潮、防盗、防磁等设施不达标；软件设施建设有待进一步推进，没有建立会计档案数据库信息平台，不能生成目录档案，自动检索、自行查阅凭证、账簿、报表、文件资料等会计信息。多数单位是手工查阅，效率低，易出错。

三、加强会计档案管理的对策

会计档案种类繁多，保管年限长，随着信息技术深入渗透到军队财务工作的各个环节，要求主管领导加强会计档案的规范化管理，提高工作的执行力，促进会计工作的完整连贯性，不仅要重视设施的配备、人才的培养，更要注重制度的规范和软件的升级。

（一）加强规范档案管理制度的健全

一是要规范会计档案立卷、保管制度，细化凭证封面的格式及填写要求、签字印章的齐全、所附张页的粘贴方法、装订的厚度和顺序、附件的完整、档案盒的统一制式等具体操作流程；二是要制定详细的借阅制度，严格执行外借审批手续、登记标准和保密要求，防止出现凭证被任意涂改、批注、损坏、玷污、丢失或泄密等现象；三是要完善会计档案移交工作，财务人员岗位交接时，要按照规定的程序，将已完成的经济业务处理完毕，分类整理会计资料，编制移交清册，交接人及会计主管人员复核确认并签字盖章，对未结事项和遗留问题，附详细的书面说明，一并交与档案管理员保管；四是要健全档案销毁制度，保管期满，财务部门应及时整理并编制销毁清册，保密和审计部门要做好监督核查工作，严格按规定执行销毁工作，认真逐一清点，报领导批准，签字盖章后，完成档案的销毁和销毁记录文件的妥善保管工作。

（二）加强档案管理信息化建设

新时期信息技术的迅猛发展，使得军队财务档案具有信息量大、时效性强、实时更新、查阅频繁的新的发展趋势。逐步推进会计档案信息化管理系统平台的建立，设置录入、查阅、检索、分类、输出、统计等功能模块，以满足日常查询、数据交换、统计分析等需求，达到资源共享的目的，提高工作效率，适应大数据时代的军队财务档案管理的发展要求。计算机存储容量和速度的提升，使得会计电算化具备了更强大的处理和存储能力。会计档案管理信息化不仅仅是简单地信息录入、检索和输出，更会涉及各层面的财务数据和文件资料的传输和共享，从而实现联机公共查询、光盘远程检索、统计分析等功能。档案室成为数据采集源泉地，会计档案电子化后，可以按内容类别分类建立相应的数据库，管理员根据业务特征自定义各数据库附属功能，并负责信息的后台维护工作。

（三）加强会计档案管理设施改善和人才队伍建设

会计档案涉密程度高，要建立专用的会计档案室，最好与财务室相邻，并且外部人员不易进出。配备全自动化的电子档案柜和信息应用软件，制定统一档案盒并粘贴信息条形码，将位置、种类、内容等信息通过技术手段，反映在电脑软件系统中，通过数据库平台实现共享。定期检查各类防护设施，按时养护，及时维修和更换。注重会计档案管理人员多方面职业技能的培养，积极补充具备信息技术、档案管理、保密机要等背景的专业技术人员，聚焦联合知识结构，引进复合型人才，同时开展继续教育，着重加强对财务人员信息技术培训和业务能力提升，并注重提高财务人员的职业道德修养和工作责任感。

（作者单位为海军指挥学院财务军需处）