应用型本科二级学院院办管理信息化研究

2016-06-17赵浩婕王庆喜

计算机时代 2016年6期

赵浩婕　王庆喜

摘要：针对应用型本科二级学院院办管理存在的问题，提出二级学院院办管理和服务的信息化思路。设计了院办管理和服务的信息系统，主要包括信息发布与反馈系统、文档提交与检查系统、培养方案管理与教材征订系统、会议室管理系统、教师进修与岗位锻炼管理系统、科研与教研管理与统计系统等。该系统对于推进院办信息化，进而提升院办管理水平和服务质量，提高学院的宣传效果起着良好作用。

关键词：应用型本科；院办管理；信息化；信息发布；信息系统

中图分类号：G462 文献标志码：A 文章编号：1006-8228（2016）06-83-03

Abstract： Aiming at the problems existing in the management of the applied undergraduate secondary college office， the idea of the information management and service for the secondary college office is put forward. The management and service information system of secondary college office is designed， which includes information release and feedback system， document submission and checking system， training project management and of textbook ordering system， meeting room management system， teachers learning and job training management system， and scientific research， teaching research management and statistical system etc. The system has played a good role in promoting the office informationization to improve the offices management level and service quality， improve the college's propaganda effect.

Key words： applied undergraduate； college office management； informationization； information release； information system

0 引言

应用型本科院校的二级学院办公室作为承上启下和协调内外的基层行政单位，是学院党务和行政的综合管理机构[1]，是沟通学校和教师之间的桥梁[2]，也是学院全体师生的服务中心[3]，二级学院院办集管理与服务于一体，在高校管理中起着十分重要并且不可替代的作用。

近年来现代信息技术[4]被广泛应用于各个领域，并且在高校中应用也十分广泛。如何利用信息化技术提升二级学院院办的管理和服务水平，做到更好地为学院管理层决策服务，为学院教师的教学和科研服务，为学院学生学习和活动服务，促进学院各项活动的顺利开展和教育事业的高速发展，这是学院办公室需要思索、尝试和实施的一个重大问题[5]。

1 院办信息化存在的问题

应用型本科院校大多是新进本科，不少是地方性高等院校。相对于学术性高校，应用型本科院校存在基础薄弱和资金缺乏等问题。而应用型本科院校的二级学院在办公室信息化方面也存在共性问题。

1.1 信息传递效率低，并缺乏反馈

二级学院院办日常工作和任务十分繁重，当遇到布置较迟的或是突击性的任务和工作时[6]，总是由于信息传递无法及时和完整达到而造成后续工作十分被动，任务完成质量不高[7]，无法满足领导的要求等情况是有发生。并且由于信息传递效率低，会形成相互扯皮甚至产生矛盾等。

院办传递信息时，还有一个单向的特点[9]，即院办向师生传递信息，而师生无法通过有效的信息化方式向院办传递信息，致使信息单项传递，院办无法得到师生的反馈，无法掌握信息传递的及时性和完整性。

1.2 学院信息宣传力度较低

信息对外发布和宣传的重要性已经被公认[8]。学院的信息宣传有助于师生教学，有助于校企合作，有助于科研及其推广，有助于招生就业，有助于科技创新等。但是，目前学院大多还认为对外宣传是学校的职责，学院不需要做什么具体工作，造成外界无法更多了解到学院的信息，浪费了宣传的机会。

1.3 信息化制约管理和服务水平

随着高校连续多年的扩招，高校师生人数大幅增加，传统的人为管理和服务无法适应时代要求，已经制约着管理水平和服务质量的提高[10]，问题和矛盾也越来越突出，已经到了必须解决的地步，而院办须采用信息化手段和方式才能实现管理和服务需求。

2 学院办公信息化措施

2.1 管理方式优化，促进职能发挥

学院办公室围绕人才队伍建设和教学科研等展开管理和服务，因此需要全面掌握学院的基本情况，尤其是教职工关心的问题和学院的发展趋势等问题，提高工作质量和效率，促进办公室职能发挥。须要从三个方面优化管理：①制定方针政策；②统筹规划；③管理标准化和规范化。

2.2 以制度保证信息化的进行

信息化建设需要制度保证，学院信息化建设需要建立多种管理制度，主要包括：审查制度和审批程序；信息安全制度；宣传和教育制度。制度建设确保学院信息化稳定和高效进行。

2.3 提高人才队伍水平

采用宣传动员和培训的方式更新师生观念和提升计算机应用水平，为院办信息化的推进提供条件。更新观念主要目的是消除顾虑及抵触情绪；同时加强技能培训，扫清技术上和操作上存在的障碍。

3 院办管理信息化总体设计

3.1 架构和流程设计

信息化规划要从学院院办管理和服务实际出发，首先确定解决哪些问题；其次确定总体目标；再次确定蓝图及实施策略。架构设计包括：应用架构、组织架构和技术体系架构的设计。流程设计包括：规划管理流程、需求管理流程和项目建设管理流程设计。

3.2 信息发布与反馈

信息系统集成多种信息发布平台，比如系统信息发布平台以及手机或者QQ和微信等即时通讯工具，还可以使用办公邮箱或者公共邮箱等。系统信息发布平台通过学院服务器发布教学和科研以及学生活动等方面的信息。对于需要及时发布的信息须通过手机短信、QQ或者微信的方式发布。

3.3 信息系统设计

购买或自主开发二级学院办公室管理和服务的信息系统，并整合已有系统，提升院办管理的信息化、网络化和智能化，提升管理水平和服务质量以及师生满意度。信息系统管理和维护要有专人负责，并进行管理员必要的培训，提升信息系统的使用效率。

二级学院院办需要的系统包括：信息发布与反馈系统、文档提交与检查系统、培养方案管理与教材征订系统、会议室管理系统、教师进修与岗位锻炼管理系统、科研与教研管理与统计系统等。不同高校的学院在管理上有不同之处，因此信息系统的建设不能照搬硬套，而是根据学院情况进行设计。

3.4 学院宣传

通过网络网站以及新的信息技术等多种方式宣传学院，宣传内容主要包括：招生就业信息、教学信息、科研信息、实验室信息、学院特色等。

4 结束语

二级学院办公室通过信息化建设，可以改善学院办公室管理水平和服务质量，实际效果明显。①采用信息技术替代人为处理，效率大大提高，失误率大幅降低。②通过购买或自主开发院办管理系统，在信息传达、宣传、教材征订、检查等方面都可借助系统完成，提高了院办管理的信息化水平。③信息技术提供了信息发布和反馈的功能，提升了信息的管理，并且通过在系统平台上宣传学院的教学科研等信息，有效地提升了学院形象。

在院办信息化进程中，需要多个信息化系统，而这些系统之间往往相互隔离，需要登录多个系统，形成数据和信息孤岛，造成了不必要的麻烦，因此下一步将研究系统数据整合和单点登录。

参考文献（References）：

[1] 左颖.关于提高高校系办管理水平的几点思考[J].长沙大学

学报，2011.25（2）：120-121

[2] 曹求真.普通高校院系教务办工作实践与思考[J].管理观察，

2010.19：158-159

[3] 李兆春.院校机关（系办）抓管理应注重的几个问题[J].辽宁行

政学院学报，2008.10（10）：89-90

[4] 杨乐.对高校院系党政办效能建设问题的若干思考[J].改革

与开放，2014.24：35-36

[5] 梁晨.浅议高职院校系办公室主任工作[J].辽宁高职学报，

2012.14（1）：111-112