浅谈计算机在中学档案管理中的应用

蓝芬

【摘要】中学教育教学实力的发展是一项综合性的工程，不仅仅需要提高师资力量，提高教学水平，还需要提升各项管理和硬件水平。而中学的档案管理作为学校对各项工作和个人的原始资源和发展信息进行记录的重要工具，不仅可以反映高职院校在不同时期的发展状况，也是个人在此期间的行为和信息。而计算机技术的飞速发展也为档案管理工作带来了巨大的推动作用，让档案管理变得更加高效和准确，同时也使得计算机在档案管理的应用变得尤为重要。据此，本文从计算机技术在中学档案管理中的具体应用为出发点，分析了开展中学档案管理计算机技术应用的方式。

【关键词】计算机 中学 档案管理

【中图分类号】G270.7 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2016）10-0222-01

现代技术的发展为社会生产力带来了巨大的促进作用，同时也对各大高校在计算机技术的应用能力提出了较高的要求。因为当下中学档案管理已经很大程度的实现了计算机管理，以计算机技术和网络技术为工具，基本上实现了自动或半自动化的管理模式。计算机档案管理发展到今天，人们通过计算机与网络技术对档案进行查询和搜索，但同时这也要求中学在技术的应用过程中提高要求，改变过去的管理认识和资源配置，不断强化。现代计算机技术为学校教育和管理带来了前所未有的活力和生机，但实际的档案管理过程中还需要更多的努力。

一、计算机技术在中学档案管理中的实际应用

（一）对现存的档案进行信息化建设

这一应用已经在多数的中学档案中得到了普遍应用，主要是通过相应的扫描仪器实现纸质档案的数字化，并以数字化的形式录入到光盘、磁盘以及云盘等存储容器之中。这也是目前比较常见的一种传统档案管理超计算机管理模式过渡的方式，不仅可以加深计算机管理的深度，还能够提升档案数据信息的安全性。

（二）应用档案管理软件，建立起固定的、封闭的传统档案库房

目前档案管理软件主要通过多个工作站运行，只需要保持主机是运行状态，各个站点就可以对档案中的资料数据信息进行档案案卷目录、卷内目录、文件汇编、参考资料等不同类型文字数据的录入、浏览、修改、检索、统计、输出、打印、借阅登记、系统维护等工作。现阶段，大多数的中学都可以通过档案室、校长室、办公室以及教导处等学校主要部门来构建站点，方便学校的管理层对档案信息进行迅速的查阅和使用，提高学校的管理效率。

（三）利用校园网对未达到归档要求的文件资料建立移动、开放的信息资源库

目前，学校门户网站，往往包括了学校大多数的部门和管理工作室，主要包括了校长室、办公室、教研处、德育处、教务处、总务处；而教学科目的调研小组就包括了语文、数学、英语、政治、历史、地理、物理、化学、生物、体艺、心理等等，各个单位之间都存在相应的差异和自有空间，通过门户网站的浏览可以轻松进行访问和查询，而这便是档案管理在门户网站中的开放性体现。这样一来，有需求的用户就可以高效准确的对相应的信息进行查阅和了解。因此，具有开放性价值和必要的档案资料，不仅通过存储设备存放在学校内，也通过门户网站向所有学校、师生进行开放，只需要在其中规范版权说明和界定。

（四）使用专门软件进行记载和提供查阅

目前，大多数中学的校园网络以及能够实现成熟运用了。这不仅使得计算机技术应用后的档案管理可以在稳定的网络环境中运行，也为后续更多的档案管理功能的实现提供了基础。因此，用户在进行文件整理和录入的过程中需要把握相应的文件内容和格式，应当按照文号、题名、密级、作者、时间等要素进行档案的编写和管理，保障档案信息的检索变得更加快捷和稳定，并且也通过这种模式实现文件类别的自动分类，实现了跨门类的检索功能，例如：文字、图像、Word文件、Excel文件等。同时也便于各学校之间、学校与教育系统之间的互传、互换信息。

二、计算机技术在中学档案管理中的应用策略

（一）提升档案管理的认识和理解

中学的档案管理虽然已经实现初步的应用，大多数中学师生也具备了使用计算机档案管理的能力，具备基础性的常识，这主要还是由于各个教职员工和学生在日常的学习和工作中进行了使用。为了保障用户对档案管理认识的不断提升，需要对各个教职员工进行引导，帮助其对各自工作中具有价值的资料进行保存和收集，并且整理归类之后再上传到专职档案管理人员所指定的存储设备上，为今后的教学服务提供良好的参照。除此之外，还需要帮助各中学构建相应的校园内网，不断提高教学和办公中对网络的应用，强化对档案资源的运用能力，改善教学问题。

（二）要注意数字化档案的收集和保管

数字化档案的收集和保管工作不同纸质档案的管理，由于数字档案载体具有一定的特殊性，其在保管和收集的过程中也需要引起足够的重视。数字化档案资料的收集主要是通过计算机和网络来完成，鉴于目前中学已经形成了成熟的校园网络，教师应当积极的去应用这种便利的工具，对日常中具有价值的档案资料进行及时的上传，保障学校其他的各部门可以及时通过档案管理系统进行资料的查询。然而，数字档案的保管工作主要集中在数字档案设备安全和信息安全两个方面。所谓设备安全主要是针对档案资料和信息的存储设备，保障这类设备免于自然灾害和突发事件的影响，同时也要建立足够的灾后恢复机制，将损失降至最低。而信息安全则是通过一套完整的保障体系来实现，主要是防止信息丢失和信息被非法篡改，提高信息保密等级。

（三）要建立成熟的档案人员队伍

将计算机技术融入到中学档案管理体系之中，不仅仅需要完备的硬件设施，还需要具有相应的素质和技能的综合性人才。因为档案计算机管理是一项综合性较高的工程，不仅仅需要对档案数据的管理和应用经验和指数，还需要具有计算机应用技术，对系统的运行和维护拥有丰富的经验。然而，无论档案管理人员的技能水平如何，一旦被录用之后就需要强化其思想道德素养，尤其需要具备政治觉悟，可以认真的履行自身的责任和衣服，用良好的服务态度和能力去帮助师生完成对档案资料的用。除此之外，在今后的档案管理工作中，还需要工作人员积极相应学校的培训工作，强化对自身的能力的培养，不断提高自身的技能水平，更好的为档案管理工作服务。

三、结束语

中学的档案管理不是一项简单工作，对于学校教学活动的开展和今后的发展都具有重要的作用。因此，将计算机技术应用到中学的档案管理工作之中，不仅可以强化管理的效率和准确性，还能够提高学校的综合实力，加强学校之间的信息交流和共享。因此，计算机在中学档案管理中的应用具有相当的实践意义，需要引起高度的重视。

参考文献：

[1]王静波.浅谈计算机在档案管理中的应用[J].黑龙江史志，2013，15：88.

[2]师玢.浅谈计算机在档案管理中的应用[J].课程教育研究，2013，09：104.