浅议档案管理中的保密工作

周消频

摘 要：档案管理的重点内容是保密，档案管理的保密性直接或间接地关系到企事业单位的生存与发展，影响着企事业单位综合竞争实力的强与弱。因此，档案管理部门必须认识到档案资源对企事业管理工作的重要作用，必须认识到档案保密工作对企事业单位发展的意义，必须把档案管理的保密工作放在第一位。在此，笔者结合自己多年来档案管理工作的心得体会，谈一谈档案管理中的保密工作。

关键词：档案管理；保密工作；研究

对于政府机关、企事业单位而言，档案管理的保密工作始终是不容忽视的，尤其是那些涉密级别较高的档案资源，更是对行政决策、企事业未来发展具备至关重要的影响。不可否认，在我国当前的档案管理保密工作中，由于管理人员的保密意识相对薄弱，档案管理制度的规范性强差人意，常常发生各种档案泄密事件，危害到工作的正常开展，给企事业造成重大损失。因此，必须经常强调档案保密，强化保密工作。下面笔者就档案保密工作，分别从制度建设、保管工作、有效监督、加强宣传、提高素质等五个方面浅议一下档案管理的保密工作的开展。

一、管理制度的建设

以《保密法》、《档案法》为依据，完善本单位档案管理制度的建设，制定出清清楚楚的档案管理规章制度，主要包括：立卷归档、移交接收、保管利用等档案管理制度。尤其是保管利用制度，要设定应用密级，坚持按照允许的密级，制定并推行档案的阅览制度、外借制度、复制制度等。在实际工作中，档案管理人员要坚持原则，熟知不同人员的不同使用权限，严格执行审批条件，做到不失密、不泄露、不遗失，坚持一丝不苟的使用登记制度，为档案信息安全提供有力保证。在工作中不断总结、不断完善，使得执行制度条文不拘泥、不死板，严密而简明，便于执行。

二、保管工作要达标

档案保管工作包括保管环境的营造与保管措施的执行，安全的环境加上得力的措施，是保证档案安全，延长保管时效的根本。

第一，保管环境主要指档案库房以及其中的设施设备是否满足档案管理条件。按照国家相关规定，档案库房必须独立建造，对于在机关大楼、写字间中的档案室，虽然不能完全按照相关法规执行，但是必须做到档案库房与其它房间分离，例如：库房与办公室分离，库房与阅览室分离。档案库房必须具备防火、防盗、防水、防鼠害等功能，有条件者应该加装监控系统。档案库房必须有专人负责管理，落实责任，严格执行出入库管理制度，无关人员一律禁止入内；档案出入库必须执行严格的登记制度。

第二，保管措施要坚持“以防为主，防治结合”方针，做到“四不”，即：不坏、不丢、不散、不乱。不坏，档案原件完好无损，不因各种不利因素损坏档案。对破损档案，要组织人力物力及时抢救；不丢，保障档案的绝对安全，不因工作疏忽造成档案的遗失与被窃，不仅要保护档案实物的安全，还要保护档案内容的完整；不散，科学分类，集中保管不同类别的档案资料，不因档案分散而导致档案管理混乱，更不能由此而造成档案的损坏或丢失；不乱，档案保管有条不紊，档案排列规范，有规可循，有目可查。

三、有效监督要落实

监督的目的是为了能够及时发现并有效制止与纠正在使用档案的过程中的各种不良行为。重点是档案的保密与保护。

档案的价值就在保密使用，在一定时间、一定范围内有效利用，是档案“保而用”的意义所在。把档案严格控制在一定时间、一定范围内，就是档案的保密工作。保密，一是把档案束之高阁，封藏起来，此时，需要监督档案保管环境是否达标，是否有利于档案的寿命，是否存在失窃风险。二是档案在使用过程中，此时，是否按照档案密级凭证调取，是否有偷撕或涂改行为，是否有翻书沾水、随手划线等不良阅读行为。对于以上多种情况，档案管理者要及时提醒并纠正，做好监督工作。为了更好地落实监督效力，在有条件的地方可以安装摄像监控系统。负责档案管理的主管部门与领导，要勤检查、勤督促、勤关怀，切实担负起领导责任，防患于未然。为了避免出现档案损坏、丢失情况，档案管理者要在档案使用者离开之前仔细检查，发现问题及时报告，及时查处，采取措施尽可能地挽回损失。

四、加大保密宣传力度

加强保密意识的宣传普法工作，不可否认，安逸舒适的生活的确令许多人淡化了保密意识，相关的法律法规宣传工作是比较缺失的。单纯地完全依靠档案管理者维护档案的保密性，难度是相当大的。因此，档案管理部门与管理者应该主动出击，联合其它部门、社会机构等，通过举办张贴标语、制作宣传栏、举办普法知识讲座等活动，让更多的人知晓保密工作的重要性，提升大众的保密意识，打造开展保密工作的良性环境。

五、提高从业人员素质

档案管理者从事档案日常保管与维护工作，其工作岗位决定了他们具有知秘早、知秘多、知秘深的特点，因此，培养并提高档案管理者的职业素质至关重要。档案管理者的职业素质包括职业道德与专业技能，在职业道德方面，档案管理者应该树立历史唯物主义哲学观，甘于寂寞，安心本职，具有高度的事业心与强烈的责任感，具有积极主动、周到细致的服务态度；在专业技能方面，档案管理者必须掌握四种技能：①档案专业知识，②业务管理知识，③现代化设备操作技能，④书法技能。另外，档案管理者还要学会“善忘”，在非工作场合善于忘却工作内容，防止自己在不知不觉中泄露秘密，避免说者无意，听者有心。无论在什么时间什么场合，档案管理者都要把维护档案安全视作自己的第一要务。

六、结论

综上所述，我国经济建设的飞速发展，促进了现代化高科技的普及应用，一方面给我们的生活与工作带来了很大的便利，另一方面，也要求档案管理工作面临着新的形势与新的考验，其中最严峻的考验就是档案保密工作难度加大了。只有立足于以人为本的基础之上，完善制度建设，更新管理设备与手段，才能充分保障档案的保密工作。

参考文献：

[1]王慧.浅谈保密工作在档案管理中的重要作用[J].赤子，2014（12）.

[2]陈超.浅谈如何做好档案保密工作[J].黑龙江档案，2013（2）.

[3]杨 江.财务档案管理浅识[J].黑龙江史志，2013（13）.

[4]崔金凤.企业会计档案的利用保密[J].档案管理，2012（3）.