用邮件合并轻松搞定家庭报告书

彭金勇

摘要：根据中职学校的实际情况，班主任老师每个学期期末都要为班上每位学生填写家庭报告书，这是一件琐碎耗时的工作。如何利用Microsoft Office Word的邮件合并功能实现每位学生家庭报告书的自动生成，是本文要介绍的内容。

关键词：中职学生；Excel；Word；家庭报告书；邮件合并

中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）12-0213-02

中职学生的管理需要老师和家长的相互配合，而家庭报告书是班主任向家长汇报学生一学期整体表现的重要载体。每到学期末，家庭报告书成了很多班主任头疼的事情：班上几十名学生，每名学生6、7门课程的成绩以及学期评语等要在家庭报告书上面有所体现，相信很多班主任老师都是采取成绩打印、裁剪粘贴的方法来实现的，这样既浪费时间，又不美观。Microsoft Office Word的邮件合并功能灵活运用，能达到简化工作，高效少错的效果。

1 整体思路

第一步，在Word中录入家庭报告书中共同的内容，作为模板；第二步，把需要改变的数据信息录入到Excel表格；第三步，利用Word 的邮件合并功能把Excel表格中的每条数据填入Word模板中形成一个单独文档，并把所有单独文档合成形成一个新的文档，这就是最后的结果。利用Microsoft Office中的Excel表格和Word中的邮件合并功能的结合，实现了每位学生家庭报告书的自动生成。

2 理论知识

1）邮件合并。邮件合并通过Word + Excel来完成：一部分是在合并中内容不变的Word模板，另一部分是包含多个具体内容的Excel数据表（变动的信息）。将Excel数据表合并到Word模板中，就能得到加了变动信息的不同版本Word模板。

2）Word模板。模板就是文档的底稿，包括文档中不变的内容，如报告书中的主体内容部分、署名及日期等。

3）Excel数据表。内容包括在邮件合并中需使用的学生姓名、成绩、评语等Excel表格数据，读取时须连接到Excel数据表。

3 操作流程

1）设计Word模板：在Word文档中设计好家庭报告书的模板。

2）建立Excel数据表：在Excel表格中录入并保存学生的信息，诸如姓名、学号、不及格门数、各科考试成绩、操行等级与评语等具体数据。

3） 邮件合并：根据Excel数据表中的学生信息，运用Word的邮件合并功能，生成全部学生的家庭报告书。

4）详细步骤（以Microsoft Office 2010版本为例）：

（1） 启动Word 2010程序，录入家庭报告书中固定内容部分，保存并改名为“报告书模板.docx”。效果如图1所示。

（2） 新建Excel文档，命名为“第一学期表现.xlsx”。

（3） 在“第一学期表现.xlsx” Sheet1表中输入姓名、学号、不及格门数、各科考试成绩、操行等级与评语等Excel表格数据，并将Sheet1表改名为“综合表现”，效果如图2所示。

（4） 打开 “报告书模板.docx”文档，利用Excel文档中“综合表现”工作表的信息进行邮件合并，完成全部学生家庭报告书的生成。

邮件合并具体步骤如下：

首先，选择文档形式：单击“邮件”选项卡下的“开始邮件合并”组中的“开始邮件合并”右侧的下拉三角形，从自动下拉的菜单中选择“普通Word文档”，效果如图3所示。

接着，选择目标文档：单击“开始邮件合并”组中的执行“选择收件人”右侧的下拉三角形，从下拉菜单中选择“使用现有的列表”，在对话框中选择 “第一学期表现.xlsx→综合表现”，单击“确定”按钮。效果图如图4所示。

其次，插入合并域：在指定位置，单击“邮件”选项卡下的“编写和插入合并域”组中的“插入合并域”右侧的下拉三角形，选择对应选项。例如“学生家长”前面插入“姓名”，依此类推，效果如右图5所示。

最后，单击“邮件”选项卡的“完成”组的“邮件合并完成”命令。

（5） 缩小文档，检查整体排版。这里可能会出现的问题是个别学生评语太长，超出了原先的表格区域，会造成该部分页面的布局错乱，从而影响其他页面。这时您需要找到出现问题的页面，调整一下布局即可。

4 结束语

作为一线中职班主任，平时备课上课耗去大量精力，还要兼顾学生管理工作。灵活运用Word的邮件合并功能可以减轻班主任负担，轻松搞定家庭报告书。

参考文献：

[1] 孟强，张娟.中文版Office 2010实用教程[M].北京：清华大学出版社，2013.

[2] 黄国兴，周南岳，马开颜.计算机应用基础综合实训（Windows7+Office 2010 第3版）[M].北京：高等教育出版社，2014.

[3] 杨学林，陆凯.Office2010高级应用教程[M].北京：人民邮电出版社，2015.