浅谈档案统计调查与档案的统计整理

胡楠楠

摘 要：档案管理是一项重要的工作，相关工作人员需要做好档案统计调查与整理工作，这属于基础的工作，但是对提高档案管理的质量与水平有着较大的关系。档案管理对社会的发展有着重要的影响，相关工作人员应该做好档案管理工作的细节优化工作，促进小康社会更好的建立。本文对档案统计调查与档案统计整理工作进行了分析，对调查的任务以及方法进行了分析，希望对档案管理部门提供一定帮助，提高工作的效率，保证档案管理部门更好的发展。

关键词：档案统计；调查；整理；管理

社会在不断的发展，我国小康社会的建设速度也不断加快，在发展的过程中，相关单位需要参考以往经验以及档案资料，档案对企业领导者制定发展战略方案有着重要的影响，这也凸显了档案管理部门在当前社会的重要地位，档案管理人员需要认识到工作的重要性，在对档案资料进行整理与分类的过程中，要避免出现错误或者失误，这会影响档案资料的利用率，还会影响企业、社会的发展。本文对档案管理工作中，统计调查以及统计整理的方法进行了介绍，希望档案馆可以为社会主义现代化事业的发展提供推动力。

1 档案统计调查简介

1.1 档案统计调查的任务

档案统计调查时，首先要制定出任务以及目标，档案管理人员应结合实际工作的要求，制定出高效的工作流程以及方法，从而推动档案管理工作更好的展开。为了提高档案资料的利用率，档案管理人员应制定出合理的工作方案，还要取得原始数据与资料，做好数据核算，采用定期与不定期结合的方式对档案管理工作进行调查，也可以对档案管理工作进行普遍与专门调查，这可以保证档案资料统计的科学性以及准确性。

1.2 档案统计调查的方法

在对档案资料进行统计与调查的过程中，需要选择适合的方法，还要加强对档案资料的管理，下面笔者对几种常见的统计调查方法进行介绍，以供选择。

1.2.1 按照组织形式，可以分为统计报表与专门调查两种形式，前者是指由上级主管部门统一发放表格，档案馆各部门按照表格中的内容对原始资料进行整理与核算，还要按照规定的时间，以自下而上的顺序对统计资料进行调查。后者是指采用特定的方法进行有组织的调查。

1.2.2 按照调查的方式，可以分为全面调查与非全面调查两种类型，前者的范围比较广，档案馆的工作人员将档案馆所有资料作为调查的对象，进行全面的搜集。后者是指对档案馆部分资料进行调查，一般是针对特定的范围。非全面调查有重点调查、典型调查以及抽样调查等类型，将档案馆部分样本作为重点调查的对象，可以了解调查对象的基本情况以及趋势。典型调查是从调查对象中，选择几个比较典型的样本进行周密的调查与研究，这种调查方式可以得出总体数值，更重要的是可以了解到与有关数字相关的具体数据。抽样调查是在全部调查对象中，选择部分进行调查，具有随机性，调查的结果也比较有说服力，可以根据部分调查结果推断出全部调查对象的情况。抽样调查具有省时省力的优点，其与全面调查的结果最为接近。

1.2.3 按照调查时间的连续性，可以分为经常性调查与一次性调查。前者是指对调查对象进行反复、不间断的调查，可以根据调查对象的变化而对调查方式进行调整。后者是在某一时间点上对被调查对象的发展现状进行调查，这种调查方式在档案馆中比较常见，主要是不定期的调查方式，其在时间上的不连续的，这也是与经常性调查最大的区别。一次性调查也有定期调查的方式，工作人员根据工作时间的安排，也可以定期对档案馆部分资料进行统计调查。

1.2.4 按照取得资料的方法，有直接观察法、报告法和采访法等。直接观察法是调查人员到现场直接对调查对象进行观察、登记。报告法是报告单位利用各种原始记录和核算资料，向上级有关单位提供统计资料的方法，比如说统计报表。而采访法是根据被调查者的答复来搜集调查资料的方法。

2 档案统计资料整理简介

档案统计资料的整理，是对统计调查得来的资料、数据进行分组汇总，使之更加条理化、系统化，以反映统计对象的总体特征。包括统计资料的审核、统计分组、统计汇总和填写统计表等工作步骤。本文主要对统计分组的方式进行了介绍，只有做好分组，才能保证整理的效果。

统计分组是指根据档案工作内在的特点和统计研究的需要，将统计总体按照一定的标志区分为若干组成部分的一种统计方法。其目的是把同质总体中的具有不同性质的单位分开，把性质相同的单位合在一起，保持各组内统计资料的一致性和组间资料的差异性，以便于能够进一步运用各种统计方法研究档案工作现象的数量表现和数量关系，从而正确地认识档案工作的本质及其规律，并做出正确的评价。分组标志是统计分组的关键，分组标志选择的是否正确，关系到能否揭示档案工作现象本质以及能否实现统计研究的目的。所谓分组标志，是统计分组赖以划分资料的标准或依据。分组标志主要有品质标志和数量标志两种。

2.1 按品质标志分组

这是按照事物的质量或性质差异进行分组，比如将档案馆按照类型分组，利用者按职业分组等。按照品质标志分组能直接反映事物性质的差异，给人以具体、明确的印象，这种分组标志具有相对稳定性。

2.2 按数量标志进行分组

这方面按照事物的数量标志去分组。在进行数量标志分组时，要注意数量界限必须能够反映各组的质量差别，这样才能揭示现象在量变中质的变化。在档案工作中，可以从以下几个方面进行统计分组：一是对档案管理的对象进行分组，即对档案实体、设备、档案人员、档案机构等进行分组，比如按照档案馆类型、档案类型、馆藏档案数量、全宗类别或全宗群分组：二是对档案管理活动进行分组，对档案工作的各项业务及其工作过程进行分组，比如按照要求量、调卷数、工作效果、检索效率、工作方式、服务方式）等进行分组：三是对档案利用者进行分组，比如按照职业、文化水平、年龄、性别、利用目的进行分组。

结束语

档案管理事业的发展推动了我国小康社会的建立，也推动了社会主义的发展，随着社会的不断发展，档案资料越来越多，分类也越来越复杂，为了提高档案资料的利用率，档案管理人员需要做好档案的统计调查以及整理工作，做好档案分类，避免档案管理部门出现资源浪费或者配置不当的问题。在档案管理中，工作人员应掌握技术方法，还要结合以往工作经验，总结出高效的统计整理方法，从而提高档案管理的效率，促进档案管理事业更加长远的发展。

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