知识经济时代的企业档案管理

黄虹

摘要：所谓企业档案知识管理，就是运用知识管理的方法、理念和手段进而对企业档案知识进行管理。它借助现代的信息技术和方法，在对企业档案信息进行收集和处理的前提下，深入发掘企业档案中所存在的知识点和知识结构，同时对其进行分类、整合、加工及二次处理，使企业的管理人员在需要时能够轻易获取。同时，企业档案知识管理可以对信息进行进行进一步的加工，得出新的有效信息，为企业发展做出服务。而本文从企业档案知识管理的角度出发，在企业档案资产的研究流程基础上建立流程管理，并从知识资产的视角分析企业档案的相关特征。

关键词：企业；知识档案管理；知识资产

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1009-5349（2016）01-0181-02

当今社会，因知识经济得到高速发展，企业也愈加成为了知识管理的前沿。在企业中，经济管理的实践发展速度极快，其开始时间也比较早。在此基础上，企业的档案部门可谓是深刻感受到知识经济时代发展的最直观的部门。而又因知识经济的发展对企业而言存在着极大的相向作用，故而，企业的档案部门也渐渐开始不满足于现状，从而对知识管理生成了诸多新的要求。面对现下社会中知识管理的重大革新，从企业的长远规划角度出发，企业的档案知识部门更要逐步策划，建立起与经济发展相适宜的知识企业档案管理体系，这样才能真正适应来自社会经济方面的机遇和挑战。企业档案的管理工作是一门基础性的管理工作，其主要内容是对企业的经营、生产、研发和管理活动形成基础性的管理。同时，企业档案工作是连接企业知识资产与信息资源整合的重要环节链，作为一种无形的资产，知识的作用不仅需要简单的经营资源，更要对其形成有效的、宏观的整合与管理。本文的实质是在对企业档案资产进行比较研究和不同观点解析的基础上，从知识资产的视角出发，将企业档案知识管理作为背景，探讨企业档案的发展历程。

一、宏观企业档案资产的演进历程

真正提出企业档案资产观这一概念是在1992年，我国的产权改革制度中正式出现了这一词汇。当时，有关产权制度的改革点颇为明确，即要做到“权责明确、产权清晰、科学管理、政企分开”。而要成功做到这样一种现代企业制度，最重要的就是实现产权的清晰。要做到这一点，就要求企业对管理范围内所有资产进行评估和清查，事实上，在有关于企业资产的核算过程中，是否将企业档案作为一类资产规划于最终核算体系之内，是困扰着很多企业的一大难题。同时，企业档案可否实现资产化这一问题，迄今为止在学术界也有着不小的争议。

二、企业档案资产的两类属性

事实上，自企业档案资产这一概念在学术界被提出后，它能否在时下实现资产化的这一问题就有着极大的争议。著名经济学家张世林先生认为，企业档案可以作为一种生产要素而存在于企业的发展中，而如果将它投入到企业的生产活动中，那么无论是在创新抑或是在再生产的过程中，企业都可以通过企业档案资产获得相当可观的利益。所以，应该将档案看作企业资产的一部分。但“档案属于资产范畴”这样一种观点，现今的经济学界却又有着两种不同的看法。很多学者认为：企业档案应归纳于无形资产的范畴，因为它是对企业在技术成果、生产面貌、知识水平和经营素材的忠实记录，具有基本的无形资产的特征和经营信息的明显反应，故而其具有无形资产的特征，应属于无形资产。但也有一部分学者认为，企业资产应被归纳到固定资产的范畴。这部分的支持者认为，所谓企业档案，与其说其是无形资产，倒不如说它是在凝聚了一定的人力和资金后所聚集成的实物形态。其形态虽不是实物，但它却具有实物形态所能够表达的价值形态，价值形态只能体现在交换和流动过程中，又因其不可替代性和明确存在的价值形态，故而企业档案资产应属于企业的固定资产范畴。

但需要我们注意的是，在一些学者认为“企业档案资产应属于资产要素核算”的情况下，另外一些学者却提出了与此不同的质疑观点。他们认为：首先，企业档案无法为企业带来直观的经济利益；其次，企业档案的成本和价值无法形成实物的估算，即其价值无法以货币作为计数，其完全不符合会计学对资产定义的归纳，故而不应属于资产核算的范围。

三、从会计学角度分析企业档案资产

企业档案能否作为资产范畴而存在，学界目前对此想法各异。但笔者认为，判断它能否成为资产的要素，应是据其自身的涵义和企业档案的特征来进行判定。《企业会计准则——基本准则》一书中认为，要想满足企业资产的判定条件，需要具备以下几个条件：（1）在交易中得到形成并被企业明确纳入控制或拥有范畴，（2）能够为企业带来一定经济利益或价值能够预期或估算。企业档案能够满足在交易中形成且被企业纳入拥有范畴这一条件无疑是不需质疑的。但它所能为企业带来的经济利益程度，却需要取决于档案本身的知识或所记载的信息价值。部分企业档案未必能给企业带来预期的经济效益，但有些企业档案，如知识产权档案等却可以成为企业发展的基础因素，正因知识档案的经济效益体现有着很大差别，所以我们更加无法以一个明确的界限来判断这些档案的预期效益。这也成为知识档案难以界定的重要原因之一。同时，即便很多档案可以作为为企业带来效益的重要基础因素而存在，但因为其很难具备能够计量成本或估算价值的方法，所以仍然很难成为会计意义上的资产范畴。故而，如果以会计学的视角来进行判断、论述，其实只有很少一部分的资产才能满足其成为“资产”的判定要求。而学术界之所以会论述企业档案与资产间关系，实质是因为档案学者有意利用档案资产来增加企业的竞争力，在以科技成果巩固企业地位的同时，也能提高档案在企业中的有效作用。但从另一方面来说，这种将企业档案纳入资产管理的方式和途径，确实也很难反映出企业档案的真实价值。

四、企业档案的研究历程

知识管理的理念和方法真正起于20世纪90年代的晚期，笔者将档案学的论文进行分析，从而浅析出了知识资产的研究过程。

第一阶段：知识管理理念的第一阶段起于1998年，终于2002年，这四年间可以大体算作是知识管理的引入阶段。这一时段主要侧重于我国的档案界对知识管理的初步探讨过程。这一阶段主要以知识管理和档案学的结合为核心，对知识管理的理念进行初步的进程和相关讨论。企业档案和知识管理的结合就是这一阶段的显著成果。而在这一阶段的变革中，企业知识管理也开始主动参与企业档案部门对知识的变革举动，比如参与企业决策，建立档案管理的知识型体系，同时进一步推进了客户资源的管理和建设历程。

第二阶段：这一阶段自2003年始，大概结束于2006年，期间，我国的档案学界开始将讨论主题集中、汇总，同时也就不少知识管理方面的诸多异同观点达成了相应共识。在这一阶段中，学者们认为于企业知识而言，企业档案更像是它的一种载体，它是将企业隐形知识彻底显现的一种编码，也是将企业显性知识化为隐性的一种容器。此时，知识管理作为企业知识共享的重要传播媒介，它也开始作为构建知识资源管理平台的一类体系而存在，同时，正因档案与图书、信息同属于文献信息的统筹范围，故而企业也开始正式对由这三者综合后形成的一体化管理体系进行管理。

第三阶段：这一阶段开始于2007年，迄今为止仍属于这一阶段。也就是在这一阶段，我国的档案学界才开始对知识的管理研究进行全面的分析和探讨，这一阶段的涉猎范围极其广阔，而值得我们肯定的是，在这一阶段中，档案学界的知识管理研究方向取得了明显的进展和突破。在理论方面，知识管理的突破性表现主要体现在“企业档案知识管理模式”这一理论的形成。该理论由徐拥军先生提出，主要是基于价值链理论上的完善和补充，他认为基本性的价值活动由知识的积累、组织、评价和服务组成，而其支撑性价值则包括了企业的文化培植、人才管理、信息组织、技术应用等诸多方面。它的突破性价值则表现在企业档案知识的实例研究过程，在这一过程中，知识管理通过对“电网公司档案信息平台建立”“上海通用对于客户档案的分析探讨”等相关确切实例的研究，侧重于分析我国企业档案工作在发展进程中所可能面对的困难和挑战，而这一阶段的研究，也正是为了促使知识档案的管理得到进一步发展，同时也是中国企业开始将档案工作引入管理进程的突出标志。

五、结语

随着知识的发展和社会的进步，在当今时代，知识不仅仅是能够为企业提供可持续发展的原动力，更是促使企业提高内部核心竞争力的有力武器。在企业的生产和发展过程中，从业务信息、技术图纸到企业公文报告、竞争对手情况调查，如此种种，都可以算作是企业档案的归纳范畴，企业将内部的知识资产进行积累并妥善加以利用，更有助于其在竞争中对市场进行分析、投资，从而规避风险，对行业的未来发展形成预见性的想法或建议，能否对知识管理进行创新与变革，将其融汇于企业的发展中，对企业的未来发展可谓有着重要的意义，换而言之，企业档案管理体系的发展，在未来也将成为企业发展的有效竞争力。

责任编辑：张丽