基于数据分析在档案管理中的应用

梁璇霏

摘 要： 计算机技术、信息技术和通讯技术的发展，进一步推动了我国档案事业的发展。而数据分析在档案管理系统中能应用更好的提高了档案的利用效率。最近几年，数据分析应用范围逐渐拓展，切实提升了档案管理人员的管理效率。本文主要结合韶关市人力资源社会保障数据中心最近几年取得的成就，就数据分析在档案管理中的应用方法进行了分析，希望通过本次研究对更好的提高档案管理质量有一定帮助。

关键词：数据分析 档案管理 应用方法

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）05-0055-01

信息技术在推动社会经济发展方面发挥了不可估计的作用。而档案在信息资源中扮演了越来越重要的角色。但是信息技术的发展和计算机网络技术的应用也给当前的档案管理模式带来了全新的挑战。在信息技术大背景之下，每天会产生大量的数据信息，如何从这些海量信息中寻找到自己需要的档案信息，就成为当前档案管理工作人员需要重点解决的问题。而应用数据分析能够帮助管理者从浩瀚的信息找到自己所需的档案信息，帮助管理者节省了大量的时间和精力，提高了部门的工作效率。

一、韶关市人力资源社会保障数据中心工作现状分析

首先，积极建设城乡一体化医疗保险信息平台。按照《韶关市人力资源和社会保障局2014年工作要点》，中心负责“城乡医保一体化信息平台建设”工作。按照城乡医保一体化信息平台建设的实施规划，完成了乡镇医疗机构联网结算系统的升级改造，实现113家乡镇卫生院实时联网结算，确保220多万参保人就诊实时结算；完成了镇、村医疗机构网络安全设备与乡镇事务所相关硬件设备采购以及下发实施工作；完成了村卫生站结算平台的项目招投标，并投入实施；其次，扎实推进“二代社保卡”发行进度，推广卡应用。截止2014年底，全市已完成二代社保卡制卡申请270.72万张，户籍人口异地发卡18.5万张，二代社保卡已领卡启用177.84万张，银行激活148.31万张，完成社会保障卡户籍持卡率97%。积极推广二代社保卡应用。一是从2014年7月1日起，启用二代社保卡金融账户发放失业保险待遇、企业职工退休养老待遇、城镇居民养老待遇和医保费用返还报销结算金等社保待遇。二是停用了一代社保卡办理住院就医结算和门诊结算功能。三是升级“城乡居民社会保险管理系统”，实现以家庭参保、二代社保卡代扣为主的社保卡金融账户代扣代缴保费的应用模式。韶关市人力资源社会保障数据中心最近几年取得了显著的成就，但是信息技术大背景下，其中还存在不少问题。这就要求其继续做好上述工作的基础上，还需要针对信息化系统建设需求，切实做好档案管理工作，利用数据中心优势切实做好档案信息数据分析工作。

二、数据分析在档案管理中应用的可行性分析

数据分析就是从大量的、不完整的、模糊的、随机性的数据中发现趋势，提取有价值的信息。数据分析就是通过对大量数据分类发现全新信息。最近几年，随着现代信息技术的发展和进步，各个领域之间的科技化水平显著提升，档案信息管理工作就需要突破传统管理模式，积极利用信息技术提高档案信息管理的效率，有效利用档案信息中的数据，保证档案管理向着现代化方向发展。实行档案管理现代化，必须保证现有的数据信息得到充分的利用和挖掘，而简单的数据库技术是不能达到深入挖掘地步的。数据分析就是通过必要的分析和处理，从海量信息中心提取隐藏的有价值信息，解决当前档案管理的难题。数据分析应用到当前档案管理系统中尤其自身的理论依据，数字化档案建设过程少不了应用数据挖掘技术，这种方法调动了各种信息技术之间配合效果，最终寻找到档案中最有价值的知识性资源。数据分析有利于对档案进行有效的知识管理。对于数据分析，其不仅仅只是一种信息处理技术，更是对信息技术进行合理调动的一种高效管理手段。数据分析可以保证档案中的知识信息得到更加合理的利用。

三、数据分析在档案管理中的应用方法分析

1.档案科学分类

档案分类工作是将大量的档案信息科学划分成为不同类型的档案类别，在同一个类别档案中有着相同的分裂属性。不同类型档案分属不同的属性。利用数据分析可以帮助档案管理人员对繁杂的档案进行科学分类。细致性和可行性的档案分类方法对档案管理工作有着很大的帮助。通过按照档案属性进行科学划分，能够为管理人员提供档案的预选功能，将检索的档案按照档案属性进行科学划分，从而显著提升档案管理人员的工作效率。

2.收集档案

利用数据分析首先对数据库中的档案信息和各种数据进行分析，从而帮助档案管理人员建立一个描述已知数据类别或者概念的模型，然后将所需要测试的数据样本用已知的类别与学习所获得模型的预测结果进行对比分析，如果一个学习所获得的模型准确率经过测试被认可后，档案管理人员就可以使用这个模型对未來的数据对象进行科学分类。档案管理人员可以向用户发出调查问卷，并将结果输入数字化档案管理系统的数据库中。该数据库中的内容有客户相关情况的描述，包含了性别、年龄、收入、职业、受教育层次、发展计划等属性的描述，当新客户的信息进入到数据库后，就可以对该用户的档案收集需求可能性进行分析，从而根据分析结果确定是否向新用户发动相应的档案须知和宣传手册。

3.档案保留工作

档案保留主要是留住老客户，防止档案资源出现流失。对于档案管理部门来说，获取一个新的档案客户比维持一个老客户所需要支出的成本要高出很高。在档案保留过程中，一项十分重要的工作就是要分析透彻档案客户出现流失的主要原因，而这时如果利用数据分析就能够很好的分析出来其中存在的问题和相关原因。在对档案流失原因进行分析和对比过程中，确定档案流失原因的重要性，帮助档案部门及时采取补救措施，保证客户能够留得住，防止档案资源出现过度的流失，避免给档案部门造成严重的损失。

4.为档案管理部门提供必要服务

档案信息资源主要是为人服务，为人所利用的，不同人对档案的需求不同，对档案的利用程度也存在很大的差异性，而数据分析为档案部门提供了多种个性化服务。数据分析可以针对不同用户的档案需求设定不同的档案分类属性和分类情况，因此，对于同样检索条件的不同用户群体其检索出来的结果会产生千差万别的变化，其会产生不同的检索结果和数据分析结果。比如对于同样一批档案信息，存在两种不同的利用人，分别检索对象为20～30的人员档案信息，由于一个人更关心性别属性，因此最终检索出来的结果是按照性别进行排序的，而利用人如果更加关注档案信息人的受教育层次，则其检索出来的结果是按照档案人的受教育层次进行综合排序的。这种差别性对待，正好实现了个性化服务。

四、总结

通过上述的分析我们可以看出，数据分析在档案管理系统有着广泛的应用前景，并且很有必要应用这项技术，他可以为用户提供个性化服务。应用数据分析之后，档案管理人员可以根据不同的用户需求提供不同的档案信息，为档案利用者提供高质量的信息服务。

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