基于数字化校园网办公系统的探索开发与实现

摘 要：办公系统即OA系统，英文全称（Office Automation），它主要是通过一些网络共享和工作流的技术，以数据库为支撑信息进行搭建，让整体的数据共享、权限管理、有序组织信息得到极大提升的一种模式。应用领域有企事业单位、行政部门、医疗和学校等各个领域。本文主要探讨的是基于校园网办公系统的开发和实现。

关键词：办公系统；校园网；数字化

1 确立合理的可行性研究

首先，应该对办公系统开发在校园中的必要性和需求做一个分析。因为，在传统的办公环境中，我们依赖的纯手工填写和存储数据，靠的是笔和纸。人工模式长期以来就有操作繁琐，整理存储信息困难等弊病，既要具备绿色办公又要具备提高管理效率的能力，有一套自己的办公系统也就显得尤为重要。另外，我们还需要考虑的是开发经费问题。由此引申出了另一待以选择的就是，究竟是依自身力量开发办公系统还是把办公系统的开发外包给其他的公司去做。在系统的开发中要注意软硬件的配置情况，硬件上要服务器、网络方面的支持，在软件方面需要考虑的是数据的安全性和人员开发的经验和水平等。特别是外包给其他公司做办公系统的时候，更要考虑培训过后的自身员工是否能够胜任今后的办公系统的维护和管理职能。

2 建立严密逻辑性强的结构

在可行性研究过后，应该对各个功能模块进行充分的研究，在结构的搭建中各个模块既相互独立又相互依存。一些数据可能只有在某一个模块中才有，但是很多的字段和部分数据也和其他的模块有所关联。所有数据都是基于校园网的办公系统平台，同时又在某一个区域具有着独立性。要解决这种统一与独立，较为常见的就是设置用户权限，通过对用户权限的分配，达到对各个公共信息部分和独立信息部分的读取和写入限制。整体的功能模块结构的搭建，对于该加入的部分不能遗漏，同时，对于不该加入的部分也不要强行加入，避免数据的冗余产生。

3 数据分析和设计数据库

经过功能模块的搭建后，就进入到了对于数据的分析和设计数据库阶段。每个部门，每个功能模块需要哪些字段，如何定义数据类型和长度等。这些都需要和各个部门之间通力配合，反复沟通后才能得出结论。例如，学生管理模块中，需要哪些字段应该和学工部门进行沟通，因为这些数据的来源就是学工，学生在进入学校的时候就需要建立学生档案信息，这些信息包含哪些内容，只有学工部门最为清楚。另外有些特殊的字段，必须特别加以关注。避免今后在开发的过程中或开发过后进行大面积的调整。如果是该系统外包给公司做，由于很多公司做好的办公系统模样都差不多，但是不一定具备符合自己学校特点的数据配比，所以不管是外包给公司做还是自己做办公系统，都要慎重考虑数据的设计问题。

4 制订针对性强的办公系统开发流程

办公系统最早并不是应用与学校，而是企业。所以很多学校都具有各自的特点和特殊需求，在开发的时候应特别注意。首先，如果是外包给公司做，公司对于学校的情况是不是很了解，还是一味的照搬照套企业办公系统或者别的办公系统。对于办公系统的个性化开发，怎样制定针对性强的办公系统开发流程，对于自身学校的开发人员来说无疑是有优势的，因为本校的开发人员可以在充分掌握需求和分析的基础上有针对的进行开发和制作，避免盲目的跟大流，从而让一些原本不需要、不实用的功能混入其中。

在学校中的群体主要由两大部分组成，一个是学生，一个是教师。这两个群体体现在办公系统的管理中各自的数据和模块有明显的区别。例如，学生管理中主要涉及的是学生的信息管理、学生的成绩管理、学生的宿舍管理等部分组成。而教师，则是由教师的基本信息、工资、文件、班级、成绩录入等组成。这里同样要区分各自教师使用各自帐号登录后管理自己的信息。另外，如果涉及到招生的学校，还有招生信息查询等。

制定流程时，应该充分考虑开发的周期性，不宜把战线拉的过长。因此要制定一个完善的工作流程，在时间上控制开发的进度。每一个时段进行到什么程度应该在制定流程时体现出来。

5 测试和验收过程中的问题

当整个办公系统开发出来了以后，就进入了功能的测试和验收阶段。

首先，在使用的便捷性上，使用者是整个教师队伍。其中不乏有一些年龄稍长的教师，他们在使用办公系统的过程中往往比年轻教师入门要慢。所以，应该尽可能的往易用性方面靠，尽量少设置复杂的操作，让这些从事管理或工作的教师能够及时的适应这个新开发的系统，当然必要的新系统培训也是尽快实现快速提升使用效率的途径。开发的平台可以选择使用软件安装方式，即客户端方式，也可以选择网页登录的方式。无论是软件的安装方式还是客户端方式运行，都不可避免的考虑到兼容性问题，以安装模式运行的系统，需要考虑操作系统的差异，是Windows系统还是Linux或者是Unix系统；以网页方式登录，需要考虑浏览器的差异，是IE还是火狐，或者国内的一些浏览器是否能够正常运行。美工上要兼顾美观，让使用者在看到该系统的时候能够愿意使用。

其次，在健壮性方面，应该统筹整个办公系统的运行情况，对各个功能模块进行梳理，防止遗漏重要的模块或字段信息。特别是对于一些重要的字段或者模块，哪怕是出现了一点纰漏，都可能酿成重大后果。例如，财务信息或学生对接的重要学生信息等。

另外，在系统的安全性上要特别重视，不同权限的人员进入不同的模块，即合适的人在合适的时间得到合适的所需信息。网页版的系统，还要考虑到网络木马病毒的侵入，这些木马和病毒对于信息的外泄及信息的完整性破坏具有重大威胁。

校园数字化现在已经成为了学校建设网络平台的一项重要工作，办公系统的搭建尤为重要。整个过程从可行性研究到框架搭建、数据库设计，从制作到验收，每一个过程都需要整个学校的各个部门通力合作。这样才能组建快捷、便利高效的平台，更好的为学校管理工作。

参考文献：

[1]张大斌，李玉海，陈绪君.数字化校园的办公自动化系统开发研究[J].现代教育技术，2005，15（1）：69-73.

[2]蔺媛，王国成，韩建新.数字化校园建设中的OA系统[J].机械管理开发，2007（1）：155-156.

作者简介：

易敏，男，1981年，江西省赣州市，汉，教师，职称：讲师，研究方向：计算机