浅谈企业办公室的综合协调工作

胡宏光

摘 要：企业办公室是一个单位的综合管理机构，发挥着沟通上下、联系内外、协调各方的重要作用。综合协调是企业办公室工作的主要职能，是沟通和反馈各种信息、协调和改善各方关系的重要途径。协调工作是否到位，直接影响到企业各项工作完成的质量和效果。本文针对加强企业办公室在日常工作中的综合协调，提高办公室的工作效率和管理效能，提出了五个方面的建议。

关键词：办公室；综合协调；建议

一、建立三项制度

要搞好综合协调工作，保障企业各方面工作正常有序运转，就必须建章建制，抓好以下三项制度的建立。

1.建立办公室日常协调制度。没有规矩，不成方圆。为了较好解决工作中遇到的矛盾和问题，做到办事讲程序，工作讲规则，衔接有条理，作为办公室要坚持不断完善内部协调工作规则、信息工作制度、督办工作制度、接待工作制度等制度，保障各项工作有序运行，保证协调工作的落实。

2.建立重点工作考核制度。根据企业年度生产经营目标，结合不同时期企业各项重点工作的不同要求，有针对性地开展重点工作考核。注意进行量化考核打分，促进综合协调工作的有序进行。

3.建立有效的信息联系制度。要及时掌握企业各方面工作动态，把各种问题消除在萌芽状态，保证企业领导集中精力抓大事，部门集中精力抓好业务。为此，企业办公室要在内部各单位、部门“聘请”一些信息员，明确信息报告任务，收集整理工作信息，分析、研究工作中遇到的新情况、新问题，及时总结经验。特别是对突发事情，及时跟踪和呈报企业领导，迅速研究处理，为领导决策提供服务。

二、把握三个原则

1.把握协调重点原则。综合协调工作涉及企业上下内外事务的方方面面，只有抓住工作重点才能带动全局。办公室人员要善于确定并抓好一个时期的重点工作，把办公室工作置于企业的协调发展和稳定的大局中来谋划，把重点决策部署、关键工作环节、主要矛盾和问题等关注点作为协调工作的着力点。要善于抓住对全局发展具有关键性影响的工作，抓住协调工作的决定性环节，增强协调工作的针对性，做到“牵一发而动全身”。

2.把握照章办事原则。制度协调是最基本、最有效的协调方式之一。办公室要不断加强办公室自身建设，改进和完善制度约束体系，形成有章可循、有法可依的工作机制，明确责任划分，以制度管人，按规定办事，避免职责不清、任务不明、推诿扯皮等问题发生。

3.把握团结内外的原则。办公室工作具有系统性、协调性和连续性，绝大部分工作都需要办公室内外同事的齐心协力、互相配合才能做好。做好办公室工作，首先要协调好内外关系。办公室内外同事间要相互信任、相互支持，大事共商量，小事多体谅，培养员工之间、部门之间的凝聚力。其次，要维护好领导集体的团结，办公室人员要紧跟领导思路，准确把握领导的想法和意图，客观、公正、准确地表达各方意见，当好参谋助手，不越级请示，不多头请示。尽量避免和化解领导之间的矛盾，促进领导集体统一认识，心往一处想，劲往一处使，营造一个团结融洽、精诚协作的集体氛围。

三、抓好各方协调

企业办公室肩负着上下沟通、平行交流的职责。工作协调得好，就可以使公司内各单位、部门之间以及上下级之间形成强大的工作合力，提高机关工作效能。在协调对象上，应注意做好以下五个方面的协调：

1.做好与企业领导的协调。及时领会企业领导意图，把企业领导安排的工作准确及时地安排、布置、贯彻下去。

2.做好与上级机关的协调。对上级机关的发文、通知、安排，及时向企业领导汇报，在当好“参谋”的前提下，及早拿出思路和方案。

3.做好领导之间的协调。办公室处于公司“中枢”位置，企业领导的意图、各项工作安排等等，许多问题都需要办公室出面沟通协调。由于领导之间存在工作分工，一些问题和矛盾往往汇集到办公室。因此，必须高度重视领导之间的协调，做到多请示，多汇报，多沟通，找到“共同点”，寻求“平衡点”，消除误解，求得共识。

4.做好与各单位和部门之间的协调。在工作中，由于各单位和部门之间的工作侧重点和工作要求不同，不可避免的会产生一些不同的意见，办公室必须主动做好协调工作，本着求同存异、顾全大局的原则，及时协调解决。属于需要领导出面协调解决的问题，及时请示汇报，既解决问题，又尊重各方面的意见。

5.做好与地方政府之间的协调。近年来，公司改革发展快速推进，需要与省、市、区各级政府和主管部门进行大量的沟通和协调，办公室在其中必须发挥积极主动的作用，搞好公司上下与地方政府和部门之间的协调和工作对接。

四、勤于三种督办

任何一项工作任务的完成，都是抓落实的结果。没有落实，再完善的制度也是一纸空文，再理想的目标也不会实现。对于公司而言，发展目标固然重要；目标一旦确定，关键问题是要抓落实。因此，协调工作的效果如何，最终需要督办来落实。

1.以文督办。对上级和公司领导安排布置的工作，定期进行检查，检查的结果以文件、简报等形式予以通报，以此促进和调动各单位、各部门工作的积极性。

2.以会督办。对一些涉及公司全局工作和重要事项，需要以会议形式协调督办的，办公室要及时通知，具体负责好会议的文字起草，会议服务，沟通协调。

3.以查督办。上级和公司领导安排布置的工作，完成的进程如何，效果如何，只有通过督办检查，强化协调效果，才能达到协调的目的，最终才能完成各项工作任务。

五、讲究三个技巧

凡事都有技巧。工作更要注重原则性与灵活性相结合。在协调方式上，更要讲究工作技巧。

1.顾全大局。凡事多站在领导和全局的角度深入考虑问题，多站在工作需要的角度考虑问题，坚持政策，出以公心，依规办事，以理服人。

2.精心安排。办公室工作千头万绪，这就要求办公室在复杂的工作局面中巧妙安排，灵活处理，变无序为有序，变复杂为简单。

3.善于沟通。善于加强沟通联系，统一思想，形成共识，理顺关系，化解矛盾，立足于解决问题，调动各方面的积极性，确保工作高效有序运转。

六、结语

办公室人员不但要注意以上五个方面的内容，而且还要不断加强自身学习和品格魅力的培养，增强知识储备，用心、用情做好每一件事，在综合协调工作中磨练成长，努力开创企业办公室工作的新局面。