社区档案管理与社区发展的探讨

于国强

随着我国经济体制改革和社会管理体制的不断深入，原来由政府和企事业单位统包统揽的社会服务职能开始分化并逐渐回归于社会及社区，人们已逐渐从“单位人”转变为“社会人”，更确切地说转变为“社区人”。社区在改革开放和现代化进程中的独特地位、价值和功能日渐凸现出来，社区发展的重要性也逐渐为人们所认识。在促进社区发展的多项措施中，不容忽视社区档案的作用。

一、“单位制”背景下的档案管理

“单位制”是我国档案管理体制的基础。我国现行的档案工作体制正是在“单位社会”形成的基础上发展起来的。“单位社会”下的各级机关、部队、人民团体、企业、事业单位档案室就成为“国家档案事业的基础和基层细胞”。在“单位制”的环境下，通过政府主管部门的档案管理系统，可以十分迅速和有效地对企业、事业单位的档案与档案工作进行管理和控制。“单位制”为各级档案部门驾驭当时社会档案的全部资源提供了可能。

二、社区档案的内涵

在有关社区档案问题上，比较有代表性的观点认为，社区档案是指社区党组织、社区成员（代表）大会、社区居委会以及社区社团组织在社区建设以及各种社区实践活动中形成的，并由社区居委会收集保存的历史纪录。社区档案的形成者包括社区党组织、居委会、社团组织乃至社区居民个人，它应该由居委会保管。由于近年来社区发展过程中不可避免地要协调居委会、物业公司、业主委员会三者之间的关系，因而社区档案还应该包括物业管理部门和业主委员会在实践中形成的档案；这些档案是否应该由居民委员会保管，应经协商后才能确定。虽然居委会所掌握的档案资料较为全面，但是，在实际生活中，居委会、物业公司和业主委员会之间的关系并不是非常融洽，尤其是业主委员会和其他两家之间的矛盾不少。当然，我们认为由居委会保管是最为恰当的，因为不仅居委会形成的档案资料最多，而且居委会和政府各部门之间的联系最多；由居委会保管有利于社区档案资料的全面收集，也有利于社区档案的查询和利用。

做好社区档案工作，与领导的重视程度，档案工作者的综合素质和创新精神，社会各部门的通力合作以及完备的规章制度有一定的关系。从社区档案的内涵可以看出，社区档案具有多重功能：社区档案有利于维护社区安定，便利居民生活，保障群众利益，方便居民再就业。社区档案还能为社区民政事业提供有效的服务，为辖区居民提供丰富多彩的文化生活，为计划生育工作的有效开展提供条件，促进档案事业本身的发展。社区档案不仅记录了社区发展的历史，同时也为今后对该社区的工作进行总结和反思，提供可查询和利用的丰富的档案信息资源，是社区改革的重要依据。

三、切实做好社区档案工作

社区档案工作是档案工作的一个新领域。开展这项工作，是档案工作服务大局、服务社会、服务人民群众的重要举措。开展社区档案工作，能使档案工作进一步贴近实际，贴近生活，贴近群众，是把实现人民的愿望、满足人民的需求、维护人民的利益更加全面地落实到档案工作具体实践中。各级档案部门要充分认识社区档案工作的重要意义，把社区档案工作当作一件大事，抓好、抓实、抓出成效。

一是要充分认识到做好社区档案工作是我们义不容辞的责任。当前，社区档案工作不是要不要的问题，而是如何引导和推进的问题。实践证明，开展社区档案工作不仅必要，而且是可行的。社区档案工作可以帮助社区提高办事效率，解决社区居民遇到的一些困难和问题，维护居民自身权益，把党"执政为民"的本质贯穿到档案工作的具体实践中，进而发挥了档案的作用，扩大了档案工作的影响。因此，开展社区档案工作既是我们的责任，也是我们的义务，我们一定要增强开展这项工作的责任感和紧迫感。

二是要突出重点，为社区建设提供有效服务。做好社区档案工作，要自觉遵循"改革、发展和稳定"的方针，围绕社区建设，抓住服务重点。要重点抓好社区下岗职工和失业人员档案、群众健康档案、孤寡老人档案、特殊需求户档案、预防犯罪等方面档案的收集、保管和提供利用工作，这些档案涉及千家万户，关系人民群众眼前和长远利益。要保管好、利用好社区档案，促进人民生活水平和质量不断提高，为实现最广大人民根本利益提供基础保证。

三是要注重协调，形成合力，创造一个做好社区档案工作的良好氛围。社区建设是由党委政府领导、民政部门牵头、有关部门配合、社区居委会主办、社会各方面支持、群众广泛参与的过程。做好社区档案工作必须处理协调好档案部门与其他部门、档案部门与街道办事处、档案部門与社区的关系。档案部门要在各级党委和政府的统一领导下，与民政部门、劳动与社会保障部门以及卫生、宣传、司法等部门密切协作，上下配合，左右联动，齐抓共管，形成合力，以提高社区档案工作为社区建设的服务水平和质量。

四是要加强培训，造就一支作风好、业务精的社区档案干部队伍。针对大多数社区档案管理人员对档案业务不够了解的特点，各级档案部门要积极采取有效措施，培训社区档案工作管理人员，一手抓思想政治教育，树立爱岗敬业思想，一手抓知识更新和业务培训，提高档案业务素质，以适应新时期新阶段对档案工作的要求。

社区档案工作是一项全新的工作，各级档案部门必须进一步解放思想、实事求是，发扬与时俱进、开拓创新的精神，扎实工作，为实现全面建设小康社会的宏伟目标，做出我们档案工作者应有的贡献。

四、当前加强社区档案管理工作的几点意见

档案管理工作同其它工作一样，需要多方面的支持。从目前情况看，基层社区应尽力将档案工作单列出来，在列入社区发展总体规划的同时，成立功能完善的档案管理机构，建立健全档案管理规章制度，形成档案管理工作的良好机制，推进社区档案管理工作健康有序发展。

1.社区档案管理工作要列入社区发展总体规划中，形成“一盘棋”思想。现行的《基层档案工作试行办法》中也有规定：“各级党委、人民政府应切实加强领导，把档案工作列入工作计划和发展规划，纳入分管领导目标管理责任制，切实解决档案库房、设备和工作人员等实际问题”。于此同时，在档案建设的经费上应该加大投入，需要把档案建设开支也加入到财政预算，还要使考核奖励机制更加完善，要使档案建设加入到社会的发展目标层面来评价、考核，从而为社区档案事业又好又快的发展提供保障。

2.在社区的工作议事日程中应该加入档案管理工作的内容，并且档案管理机构应该相对独立。档案管理机构在建设的过程中，应该依托上一级主管部门建设的档案管理机构，并安排一名社区负责人担任档案管理工作负责人，同时根据情况从社区人员中选配 1～2 名人员，做到专职专责。

3.要在构建和谐外部大环境的基础上，营造良好的社区档案管理工作小环境。要使档案管理工作开展的更好，应该在最大程度上保持相对稳定的工作人员岗位，可以通过晋升机会和优厚薪金的方法，加强对人员的岗位吸引力。于此同时，对工作人员应该定期进行相关的业务培训，并且要具体岗位和职责对档案人员进行考核，使工作人员每天都保持着高度的热情度入到工作中。

4.要以制度建设为抓手，加快推进社区档案的管理向正规化轨道发展。由于社区的档案工作牵扯到方方面面，涉及面广泛，因此要正常规范开展社区的档案工作，就应该要有健全的规章、制度，要对平时工作中的各个细节都需要做出规定，从而使档案的日常管理过程中实现规范化和制度化。