关于事业单位档案管理创新的思考

刘晓杰

摘 要：随着中国社会主义的发展和进步，政治和经济制度的不断完善，档案管理机构已经变得越来越重要，档案机构管理作为其工作高效、有序的进行，正在受到人们越来越多的关注。由于档案管理对有效管理人事起着非常重要的作用，随着科学技术的进步人们对档案管理的形式和要求的产生了新的标准。本研究在此对事业单位档案管理创新进行了思考和讨论，在分析事业单位档案处理中出现的问题提出相应的对策。

关键词：事业单位；档案管理；创新

档案管理是对档案的收集，整理，存储，识别，统计，并提供相应服务的统称。具体的档案管理工作是很复杂的，包括档案的收集，整理，存储，检索，统计，并提供查询关联对象文件的服务。随着当前经济的快速发展，事业单位的改革不断的进行深化，事业单位通过改革和重组已经获得了新的发展机会。为此，建立相应的机制对系统的运行情况进行科学和民主的管理是非常有必要的，它在档案管理的建设和发展中有着非常重要的意义，它可以有效地保证事业单位档案管理工作高效，协调的进行。

一、目前事业单位档案管理工作中所存在的问题

1.管理制度落实不到位，形式化严重。事业单位在档案管理中所面临的主要问题就是档案管理系统混乱，不少单位都没有给予档案管理足够的重视，缺乏对国家颁布的《档案法》和《档案管理办法》等有关法律法规的认知，没有建立健全相关的管理制度，一些建立了管理制度的事业单位因为执行能力较差，往往流于形式，没有任何实际作用。档案管理人员缺乏责任心，在档案室中档案文件堆成小山般，档案收集不全面，缺失现象非常的普遍。特别是一些没有履行相关外借手续的外借档案，经常是有借无还。还有不少人钻事业单位档案管理的漏洞，在未经授权的的情况下对档案中的数据进行私自修改，对档案的真实性造成严重的损坏。

2.档案室环境简陋，工作效率低下。由于计算机网络技术的普及，人们处理信息的效率得到大大的提高，在日常生活和工作中很常见管理工具在使用的过程中随着时间不断的进步。但令人遗憾的是，大多数事业单位没有积极的将这项技术引入到日常的档案管理工作中去，仍然使用效率低下的人工管理档案文件，档案管理效率非常低下，错误率也非常高。此外，档案管理办公室的条件非常简陋，文件柜陈旧，档案室的相关设施建设相当落后。许多单位使用电脑只是作为输入输出的工具，继续使用的老式的纸质档案方式。有的单位甚至档案室，办公室，接待室都同处一室，档案室环境简陋，工作条件差，设备老化，缺乏档案保护装置，有极大的可能会严重损坏档案，不利于档案的收集，整理和读取。

3.缺少拥有专业知识的档案管理人员。许多事业单位都忽视了档案工作，档案管理人员大都缺乏档案管理的专业知识，相当数量的工作人员没有受到过专业的档案管理知识技能培训，专业意识淡薄。一人身兼数职或工作人员变动相当的频繁，这些都是直接影响到档案管理的连续性和稳定性的因素。事实上，进行档案管理工作的工作人员需要有一定的专业素质来进行艰巨档案管理工作，我们必须提及的是，现在的事业单位中的绝大多数管理管理人员不具备档案管理相关的专业理论知识和大量的知识经验的积累，无论是在专业素质和文化水平都有着极大的欠缺。不合理的知识结构导致档案管理人员专业素质不高。因为对档案管理的高层管理者对档案管理的重视程度不够，导致许多基层管理者的工作积极性普遍偏低，工作态度上消极散漫，浮于形式，这大大降低了档案管理的效率，影响了管理信息的收集和处理。

二、事业单位档案管理创新问题的对策

1.提高责任意识。想要让事业单位档案管理工作的有序开展，我们必须要建立健全档案管理制度，让相关的档案管理人员在相关制度中明确自己所需要负的责任。随着档案管理事业的不断发展，事业单位的档案管理工作已经逐步的走上正轨，档案的使用者的档案管理意识也得到了加强。事实上，加大档案管理宣传力度是做好档案管理工作的必要前提条件，但是这种宣传的前提条件是有着一个健全的档案管理制度。通过宣传这一有效途径，可以让事业单位各级领导干部认识到档案管理的重要性，同时还要完善事业单位的档案管理机制，明确每个人的相关责任，也可根据实际情况在内部组织管理人员在事业单位按照时间性质建立一个文件管理网络进行档案管理从而提高档案管理的效率。作为档案管理人员，应该有务实求真的科学态度，转变传统观念，与时俱进，紧跟时代变化，变被动服务为主动服务甚至是超前的服务。努力开拓思维来创新档案管理，丰富档案管理的内容。

2.建立现代化的档案管理体系。加强事业单位档案管理创新的一个非常重要的因素，就是把计算机技术引入到档案管理流程中，以此来提高管理精度，使档案管理可以适应现代化社会的发展趋势。通过现代信息技术解决档案管理工作中所存在的问题，实现档案管理的现代化，从而提高了档案的利用效率。这既能满足现代社会的客观需要和信息技术的发展，也能满足档案管理服务机构发展和改革的需要。为了提高档案的利用效率，使档案资源利用得到最大程度的发挥，有必要对档案的管理和先进的信息技术相结合，把现代科学技术用于档案管理机构，从而改善档案利用效率以及使用寿命。要做到这一点，事业单位要及时的改善档案管理信息的时效性从而对相关信息进行及时，准确的传输的；事业单位可以利用计算机来进行档案管理工作，通过使用计算机和扫描器装置的技术中将档案中的数据输入到计算机文件中，利用相关的软件和技术来把文字，声音，图像和视频等其他信息转换为数据流，从而实现数据档案和纸质档案共存；此外，要充分利用现代信息网络技术，对档案管理创新，通过信息网络可以共享在全球范围内的非机密档案。通过向社会提供高效，优质的档案信息，可以实现档案资源的共享，既提高了非机密档案的重复利用效率，同时也提高了档案管理的效率。在档案管理过程中引入计算机网络技术，还需要加强对管理人员的专业培训，加强信息技术操作，使他们能够熟练地运用计算机网络技术，使档案管理工作完全自动化和电子化处理。

3.培养专业素质过硬的档案管理人员。想要做好事业单位的档案管理工作，一定要重视人才的输入和培养。请专业人士培训档案管理人员专业的档案管理知识是最为关键的。为单位招收拥有优秀业务技术和管理能力的人才，要加强对档案管理人员的岗前培训使其能够更好地认识和处理相关的档案管理工作。为了加强其专业领域能力，事业单位应结合单位具体工作进行针对性培训，它可以使理论知识和实际工作很好地结合起来。要加强档案管理人员的工作态度培养，改变以前当一天和尚撞一天钟的工作态度，把奖励机制结合到档案管理工作中，以提高管理人员的工作积极性。基于档案的管理人员和机构的现状应加强现有的网络技术培训和职业素质培训，比如参观考察，调研工作，不断更新业务知识，这样不仅可以有效提高其使用当今先进的网络技术的能力，促进单位之间的沟通，加快推广新方法，从而提高最终目标，即事业单位档案管理工作者的档案管理水平得到整体的提升。

三、结语

事业单位在档案管理问题上尤为明显，要解决这些问题，记需要加强的工作管理人员的责任意识，推进管理制度的发展和完善，从而使事业单位的档案管理工作更加具有规范性。所以在档案管理工作中遇到问题，必须采取针对性的措施。我国现在正在对事业单位进行全面改革，这既是机遇也是挑战。每个事业单位的领导应抓住机遇，更新观念，不要总是认为档案管理并不重要，同时对档案管理制度进行更新，采取有效的措施，积极探索现代档案管理方案。

参考文献：

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