新形势下加强法院档案管理的几点思考

郑娟 吴涛

【摘要】基层人民法院是国家的初级审判机关，其档案管理工作更是非常重要，它将直接影响到司法审判工作的公正性和真实性。随着司法改革的逐步实施，错案追究制，责任终身制的推行，基层人民法院必须及时转变传统的档案管理模式，处理各种档案管理问题，对准新时期档案管理工作的难点和要点，在档案管理的手段上做出创新，为基层人民法院的各项工作提供更好的便利。

【关键词】基层人民法院；档案管理；应对办法

一、基层法院转变传统档案管理模式的必要性

1.诉讼档案的较高利用率和数量的急速递增，给法院档案管理工作提出了新的要求。当前的经济社会关系日益复杂化，社会矛盾纠纷凸显，案件类型日益复杂，涉及民生案件增加，群体性诉讼增多。新中国成立后很长时间内，人民法院受理的案件主要是常见的刑事案件和婚姻家庭纠纷案件，但随着社会转型和利益格局的巨变，新型案件、疑难案件、涉外案件层出不穷，征地拆迁、土地承包、社会保险、教育、医疗、消费者权益等涉及民生问题和群体性利益的案件逐年增加，与人格权、生存权、环境权、发展权等人权问题相关联的诉讼也呈现攀升趋势。“诉讼社会”的到来，使人民法院档案管理工作面临着一系列深刻而严峻的挑战。尤其是自去年5月1日实施立案登记制以来，各类案件数量均呈现爆炸式上升，就笔者所在的基层法院来看，至2015年年底共登记立案3728件，同比增加41.46%。如2007年至2010年的库存档案数量为13927卷19723册，2011年2013年的库存档案数量为19333卷28750册，其中仅2013年库存档案数量就达到8008卷11982册，增长速度可见一斑。与此相对应的诉讼档案利用率也随着上升，档案利用主要集中在法院审判、执行、监督工作以及公安、检察机关办案需要上。公民主要集中在婚姻家庭、继承、拆迁等类型的诉讼卷宗中结论性材料的利用方面，法院集中在办案中查阅相关案件、案件质量评查、撰写调研论文、工作报告等方面，其他机关、企事业单位利用以公安、检察院办案利用居多。近三年调阅情况：2011年调阅卷宗1243人、2274次，2012年调阅卷宗1806人、3454次，2013年调阅卷宗2673人、7742次。

2、司法改革迫在眉睫，给法院档案管理提出了严峻的挑战。现阶段，司法机关面临的主要问题在于司法公信力不足、司法不公和司法不独立。面对层出不穷的“聂树斌案”和巨大的社会压力，“错案追究制“顺其自然就成了司法改革的一项重点。如何判断是否是错案？卷宗材料就成为一个重要的书面证据。因此，必须完善卷宗材料的档案管理，实现档案管理的现代化、科学化。

二、解决问题的相关对策与建议

法院的档案管理工作做到现代化、科学化，才能提高档案管理质量。坚持较高的管理标准，使档案材料更好地为法院的工作服务，在实际管理当中要做到严把“三关”。

1.做好档案资料的收集工作。要求法院工作人员，尤其是一线工作人员要对本职工作高度负责，严格依据法律规定和上级要求，认真收集各种文字材料和音像制品，要对法院的全部工作做到准确再现，使档案成为一种真实的历史记录，使法院的档案材料形成一个完整的材料体系，做到真实再现管理活动中的每一个环节，才能提高档案管理质量。

2.做好档案资料的整理工作。当今社会是法制化的社会，各地区的普法工作都在紧张有序的进行当中，并且取得了一定的成效，主要表现在人民群众的法律意识逐渐提高，在自身权益受到侵害时，都会主动选择法律途径来加以保护。但是，这样一来，随着诉讼案件的增加，档案数量和种类也就随之迅速增加，这就要求法院档案管理人员要认真指导和监督法院各个职能部门的档案管理工作，业务部门要与档案部门加强交流与沟通，制定严格统一的档案管理办法，对这些数量巨大、种类繁多的档案进行分门别类的管理实现诉讼档案的规范化管理，不断提高诉讼档案管理水平。使基层法院档案管理工作实现规范化。

3.抓好档案管理质量关。为了使档案管理工作促进司法工作的开展，一要认真检查诉讼档案的规范化程度，对于各个部门交来的档案材料，要严格审查，对于不符合要求的档案资料，要督促其改正；二对库存档案要经常检查，确保库房“八防”措施到位，保持库存档案整齐、美观、牢固；三重视档案利用工作，充分发掘档案资源，提高利用率。实行借卷登记审批制度，制定一些借阅、查阅档案规定，严格诉讼档案的管理，对所借档案由专人负责及时将借档人姓名、单位、时间、件数等信息输入数据库，不定期地对各部门归档数量、质量情况以及超期未还办理相关手续等情况在局域网上通报。

4.更新档案管理工作理念。目前，法院的信息化建设已经取得了较大进步，绝大多数法院已建成局域网、广域网并建立了网站，档案的存在模式就变为了实物文档和电子文档两种了，而且为了尽可能的减少空间浪费，基层人民法院应该更多的使用电子形式来存放档案。而且法院重要活动的声像资料或者其他文书资料也必须进行电子归档，与诉讼档案归档同步，确保反映法院工作进程的重要资料全部保留。实行纸质档案和电子档案双向保存。从卷宗信息的归类方式到编排方法、从卷宗实体收集到入库存放、从档案资料的调取到归还，都必须高度重视。

结语

当今时代，诉讼档案管理建设还存在诸多瓶颈，要实现档案信息管理的现代化任重而道远，这就需要法院档案系统以及相关档案管理人员的不懈努力，克服困难，加快推进档案管理的现代化建设，提高档案管理水平，更好地为审判工作服务。