略论电子信息档案管理的风险控制方法

段思苹

【摘要】电子信息档案管理是我国自动化办公发展的一个重要标志，一定程度上促进了信息档案管理的高效化和快捷化，并且有效的减少了传统信息档案管理过程中纸张的浪费。但是电子信息档案管理在实际应用过程中也不可避免的存在一定的风险因素，本文就电子信息档案管理的风险控制方法进行分析和探索，仅供相关人员参考。

【关键词】电子信息；档案管理；风险控制方法

电子信息档案管理的有效应用，推动了办公自动化的发展，有效的提高了企业在信息时代发展大环境下信息档案管理方面的总和竞争力，从宏观层面来看，电子信息档案管理具有一定的风险性，若不能够及时采取科学和力的防范措施，极易导致电子信息数据的丢失，造成不必要的损失。在此种情况下，加强对电子信息档案管理的风险控制进行探索，具有重要的现实意义。

1、避免风险的措施分析

就当前我国电子信息档案管理的总体情况来看，若想要有效的避免电子信息档案管理的风险，提前对风险进行预防是最行之有效的方式，且具有良好的经济性和科学性。那么在电子信息档案管理过程中，应当结合其实际特点进行深入分析，立足于电子信息档案管理的不足之处来进行风险控制和管理，从而有效的保证电子信息档案管理的安全性和可靠性。从整体情况来看，避免风险的措施主要包含以下几方面：

1.1积极引进先进科学技术

在电子信息档案管理过程中，应当积极引进先进的科学技术，切实保证电子信息档案资料以及数据的安全性，从而实现对电子信息档案的防护。就当前规避风险的方式来看，设置密码是比较常用的方式，通过对电子信息档案管理过程中的电子信息文件进行密码设置，培养专业计算机人才的监督控制技术，实现对现代化科学技术的有效应用，最大程度上避免电子档案信息资源受到外部因素的干扰，从而有效的保证了电子信息档案安全性。

1.2制定切实可行的电子信息档案管理制度

在电子信息档案管理过程中，若想要取得较好的规避风险的效果，相关管理人员应当制定切实可行的电子信息档案管理制度，从根本上保证电子信息档案的安全性。在企业的实际运行过程中，将电子信息档案管理制度落到实处，严格按照管理制度对各项风险性行为进行规范，并结合电子信息档案管理的实际特点对管理制度进行适当调整，促进电子信息档案管理工作的顺利有序进行，从而有效的规避电子信息档案管理过程中的风险。

1.3及时消除风险

在电子信息档案管理过程中，一旦发现潜在性的风险因素，应当及时采取有效措施进行处理，从而确保电子信息档案资料和数据的安全。当前我国科学技术呈现日新月异的发展状态，在推进社会进步的同时，也给电子信息档案管理工作带泪了一定的风险，尤其是计算机技术呈现日趋明显的复杂性，为了及时消除电子信息档案管理过程中的风险，相关管理人员应当全面系统的对潜在性风险因素进行分析和研究，从而进行妥善的解决，及时消除风险，保障电子信息档案管理的安全性和可靠性。

1.4及时预防和保护

在电子信息档案管理过程中，应当定期对整体系统进行检查和监管，将可能存在安全隐患的外部破坏性因素进行有效的规避，从而切实保障电子信息档案相关数据的安全性。

2、控制风险的措施

在电子信息档案管理过程中，各项资料以及数据极易受到多种因素的影响，从而导致存在严重的安全隐患。那么在对风险进行控制的过程中，相关管理人员应当通过科学化的措施将风险控制在合理范围内，及时制定切实可行的实践应变计划、恢复计划等，来应对可能存在的突发情况，最大程度上减少电子信息档案相关数据以及资产价值的风险亏损，从而对电子信息档案进行安全性保护。一旦遇到突发情况，可以结合风险特点对补救措施进行选取，若想要在亏损产生之前尽可能降低亏损程度，则可以选取事先措施进行补救，若在损失发生后期望采取措施來减少危害，可以选取过后措施。通过科学合理的方式，来对电子信息档案管理进行风险控制，切实保证电子信息档案的安全性。

3、分散风险的措施

在电子信息档案管理中，转移策略也是一种经常使用的规避风险的措施，转移策略实质上就是一种分散风险的方式，也就是把风险转到其他的地方，一般来说，可以从多个方面对风险转移的方法实施修改，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等。经过此种方式的处理之后，我们就可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。除此之外，还可以和网络供应商互相协调，让供应商的安全服务与电子信息档案的使用需要相匹配。另外，还要强调的是，外包同样也存在着风险。

4、评估风险的措施

如果真的出现不可规避的风险时，单位最重要的就是要及时采取积极措施进行处理，并积极与其他措施相结合，尽最大努力把风险可能带来的影响控制在最小的范围。为使计划更加科学、有效的预防措施的目的，风险评估，风险的及时响应，对电子档案信息的综合分析，实施，和可能的后果的危险因素探讨。风险防范的最大的缺点是，许多管理者误认为电子档案信息没有危险，在档案信息管理中不考虑使用安全管理方案，给电子信息档案带来了很多的不方便的地方。文件管理的监督和控制，必须在管理的各个环节中的工作，这是档案管理工作中极为重要的一部分。在进行评价中，为了保障档案讯息的安全性，档案管理人员就必须要十分警悟，对存在的危害可以及时发现，并极大限度地把它抹杀在发展状态，对于已经发生的风险要积极采取处理措施，最大限度的减少风险带来的损害。

5、结束语

从宏观层面来看，电子信息档案管理过程中存在众多的安全隐患，极易导致电子信息档案相关数据出现丢失或者泄露。在此种情况下，相关管理人员应当在电子信息档案日常管理过程中加大管理力度，制定切实可行的管理制度，采取科学化的管理方式，来对电子信息档案管理过程中的风险进行有效的规避和控制，切实保证电子信息档案的安全性。

参考文献

[1]夏淑艳.论电子信息档案管理的风险控制方法.《科学时代》，2013