浅析计算机技术在无纸化办公中的应用

陈丽丽

摘 要：无纸化办公已经成为各领域各行业的主流办公模式，而计算机技术作为无纸化办公有效实现的重要技术支撑，贯穿于无纸化办公工作的整个过程，因此，可以说计算机技术催生了无纸化办公。本文简要介绍无纸化办公的概念与特点，重点分析计算机技术在无纸化办公中的应用，以期使计算机技术在无纸化办公中得到更好的应用。

关键词：计算机技术；无纸化办公；应用

1 无纸化办公概述

无纸化办公是将计算机技术与办公相结合的新的办公模式，是指在不用纸张办公，在无纸化办公环境中进行的一种工作方式。无纸化办公是人们在办公中依靠计算机及计算机的相关技术，实现对文字、图形、图像、数据、音频、视频等信息进行收集、处理、储存、更新、维护、使用及传播等一系列处理过程，进而高效快捷地完成各项工作任务。在计算机技术的应用下，无纸化办公与传统办公模式相比具有一定的优势，而这些优势正是由于无纸化办公具有如下几个特点：

第一，便捷高效性。传统的办公模式下，各种文件传送、申请、单据的审批、签字、盖章等工作必须通过人员或邮递的方式进行，而这些传送方式需要一定的时间才能完成。在无纸化办公模式下，这些工作可依托计算机与网络技术在网络中进行，节省了大量的宝贵时间，同时由于无纸化办公系统设定的工作流程是可以变更的，可以随时根据各单位自身的实际情况来设计出个性化的流程，给工作提供了便捷条件，提高了工作效率。

第二，节约环保性。传统的办公模式主要以纸张文件为主，这样将消耗大量的纸张、油墨等材料。节约资源、倡导低碳是现代提倡的办公理念，无纸化办公可以通过计算机进行编辑、浏览文件等，可以通过互联网进行文件传输，这样可以节省大量的资源，同时也做到了低碳环保办公。

2 计算机技术在无纸化办公系统中的应用分析

2.1 计算机Office办公软件等技术在无纸化办公中的应用

Office办公软件在无纸化办公中的应用最为普遍。Word、Excel、Powerpoint等是Office办公软件的常用组件。Word的主要功能是文本的输入、编辑、修改、排版、页面设置等。在无纸化办公中，应用Word来起草各种业务文本文件，如各种行文、通知、报告、论文、合同、写作、排版等文字集中的工作，同时Word可以制定固定的文本模板。Word软件的应用取代了传统的笔纸方式的业务文本模式，利用模板节省了对同一类型文字材料制作的时间，方便了办公人员对文字综合材料的编辑、修改和储存备份。Excel的主要功能是表格数据处理工作。在无纸化办公中，应用Excel制作各种表格及数据处理工作，如进行财务预算报表、人事工资统计报表、各种清单、数据汇总、数据跟踪、函数运算等工作。Excel软件的应用取代了传统的笔纸绘制表格、记录数据及采用计算器进行数据计算分析等方式，方便办公人员对各类表格的制作，利用 Excel中自带的函数、公式及模板对数据进行记录、核对、汇总、分析处理等工作。Word和Excel都是基于计算机的办公软件，为无纸化办公提供了便利，提高了工作效率。

2.2 计算机多媒体技术在无纸化办公中的应用

计算机多媒体技术（Multimedia Technology）是利用计算机对文本、图形、图像、声音、动画、视频等多种信息综合处理、建立逻辑关系和人机交互作用的技术。在无纸化办公中，计算机多媒体技术应用较为广泛。在传统的教育培训、召开会议、工作报告等各种交流活动中，主讲人都是单纯地以文稿形式进行宣读讲解；在无纸化办公中，对计算机多媒体技术的应用，都以计算机、投影仪等设备展示文字、图形、图像、音频、视频一体化，以图文并茂、生动形象、人机交互的方式进行的，打破了传统信息交流媒体只能单向、被动地传播信息，实现了人对信息的主动选择和控制。计算机多媒体技术在无纸化办公中的应用，使其能够更大地满足办公需求，为办公活动提供更全面的技术支持与服务，提高了办公的层次。

2.3 计算机网络信息传播技术在无纸化办公中的应用

网络信息传播技术是指将加工处理后的信息主动或被动地利用网络进行传播的技术。在不断提高办公要求下，信息实时共享成为提高办公效率的必要条件，而办公信息实时共享必须在计算机网络信息传播技术的支持下，计算机网络信息传播技术是依赖计算机而存在的。在无纸化办公中应用计算机网络信息传播技术已不可或缺。随着Internet的迅猛发展及无线网络技术Wi-Fi的发展，人们可以通过计算机在车站、广场、宾馆、咖啡厅、机场、车上等场所进行办公，并以E-mail 方式来接收邮件；以OA办公软件来进行工作文件的传递、工作的请示及审批、通知的发布等；以视频会议方式进行远程会议的召开及工作的处理等。计算机网络信息传播技术在无纸化办公中的应用，打破了固定场所中纸质方式的办公模式，超越了空间的限制，缩短了信息传递的时间，达到信息实时传递，提高了信息处理的能力，灵活的工作程序，实现了真正意义上的无纸化办公。

3 结语

计算机Office办公软件技术、计算机多媒体技术、计算机网络信息传播技术，在无纸化办公中的应用已经给办公系统带来了巨大的变化。随着计算机技术的迅猛发展，各领域各行业的办公人员应该学习更多、更新的计算机技术，进而不断提高无纸化办公效率与办公质量，使无纸化办公水平满足社会发展与进步的要求。

参考文献

[1]张万建.计算机信息传输技术在办公自动化中的应用[J].黑龙江科技信息，2010，（30）：103.

[2]罗丽丽.完善高校无纸化办公系统，提升行政管理效能[J].中国科教创新导刊，2011，（34）：258.

（作者单位：中共牡丹江市委学校）