基于网络数据库的艺术类高校项目档案管理系统的开发及应用

（广西艺术学院，广西 南宁 530022）

【摘 要】文章以某艺术高校相思湖新校区项目档案数据库建设为例，通过对项目档案网络数据库建设的实际情况进行分析，对项目的背景、需求分析、系统设计、系统测试、数据库应用等方面进行了描述。系统采用B/S模式，选用Microsoft SQL Server 2008数据库，选用ASP.NET MVC2进行程序设计。文章还对系统的试运行、正式上线运行进行总结说明，进一步阐述了项目档案管理系统的开发步骤，以及網络数据库应用的注意事项，从而提出了该系统对艺术类高校项目档案管理的重要意义。

【关键词】项目档案；网络数据库；开发及应用

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2016）04-0075-04

0 前言

在某艺术高校相思湖新校区项目建设过程中，随着项目进度的不断向前推进，涉及各单项项目资料文档、工作简报、各级部门文件、图片、视频等电子资料数量和种类日益增加。相思湖新校区项目建设档案数据库利用计算机数字存储、网络等技术，对档案进行电子化、结构化的有效管理，方便档案检索、查阅，充分发挥资料的使用价值，更好地服务新校区建设。同时，也为新校区建成后提供资料备查、数据参考等功能。

当前，国内外各种数据库管理系统软件虽然种类繁多，但是这些数据库管理系统都是针对通用的应用要求设计，如果直接照搬照用，必定不能很好地适应相思湖新校区项目档案资料的特点，也不能充分发挥计算机辅助管理的便利性，受到的限制比较多。例如，大多数通用型的数据库管理系统，往往对提交的图片、视频文档的大小都有较高的限制，一般不能超过几兆甚至零点几兆字节；数据的属性也比较单一，只有标题、内容[1]。而相思湖新校区项目涉及的档案属性有文号、件号、责任者等个性化的属性。因此，结合相思湖新校区项目档案资料的特点，有针对性地设计、开发的专用数据库管理系统，能够结合档案数据的特点，更好地把系统应用到实际工作中。

1 项目档案系统的需求分析

1.1 可行性需求分析

任何一个系统软件在设计开发的过程中，都少不了可行性分析这个重要的环节。

经济可行性：在設计开发该系统时，可以考虑直接运用该企业原有的服务端及客户端。但是，对系统软件所需要的费用有一次性软件费用支出和定期性软件维护支出之分，这应该在设计开发之前让企业了解到，让企业能够有能力负担起相应的费用。

技术可行性：系统计划部署于Windows服务器上，使用ASP.NET MVC2进行开发，数据库使用Microsoft SQL Server，前台页面使用XHTML+CSS2+Javascript[2]。要求系统前台页面XHTML、CSS代码能够通过W3C验证，并且能够在IE、FireFox等常用浏览器上正常使用。

本研究的创新之处主要体现在档案数据库建设的技术层面上，包括ASP.NET MVC2。MVC模型—视图—控制器开发模式是一项将Web应用程序组件分开的体系结构设计原则，强制性地将数据库查询语句、流程控制等数据层代码和像HTML的表示层代码混在一起分开，实现各部分逻辑的低耦合性和代码的高重用性和适用性。ASP.NET MVC2是ASP.NET Framework的一部分。主要开发软件为Microsoft Visual Studio 2008，部署于Microsoft windows Server 2008[3]。

微软的SQL Server数据库服务器是一个数据库平台，提供数据库从服务器到终端的完整的解决方案，其中数据库服务器部分是一个数据库管理系统，用于建立、使用和维护数据库，能够很好地运行于Microsoft Windows Server 2008系统[4]。

使用XHTML+CSS2+Javascript编写的前台页面能够很好地适应各种浏览器标准，并且执行效率高、代码简洁。为了确保代码达到这一标准，要求系统前台代码能够通过W3C理事会（制定网络标准的组织）的XHTML 1.0 Transitional验证和CSS2验证。系统界面设计简洁美观，具有新校区特色，方便使用者操作用户界面。主要使用的软件是Adobe Photoshop[5]。

1.2 功能性需求分析

信息管理系统功能及档案分类设置，系统管理（系统设置、用户管理、资料管理）；学院文件材料（学院文件、重大项目建设领导小组办公室文件、重大建设相关汇报材料、会议纪要）；项目办文件（上级部门文件、教育厅文件、政府办公厅文件、发展和改革委员会文件、国土资源局文件、环境保护局文件）；相思湖新区管委会文件（项目办文件、其他政府部门文件）；设计施工相关资料（单体建筑、图册、设计图、单体建筑招标代理）； 其他资料文件（项目有关文件、项目立项材料、可行性研究报告材料、环境评估报告材料、水土保持方案材料、林用地材料、压覆矿藏材料、地质灾害危险性评估材料、征地材料、贷款材料、建设总评规划材料、建设工程初步勘查材料、土地利用总体规划材料、委托协议书、合同协议、其他材料文件）；提供档案电子文档、图片、视频等资源（以下统称资源）发布，类别管理等功能。为了确保系统内数据安全，用户必须使用帐号登录，并根据自己拥有的角色权限使用和管理数据库。

用户可拥有的角色（一个用户可拥有多个角色）如下：超级管理员：用户管理，权限委派；类别管理员：资源类别的增加、编辑、删除；资源管理员：资源发布、编辑、删除；资源使用者：查看资源。创建新用户有2种方式：一种是由用户自行在系统上注册，然后通知超级管理员分配相应的权限。未分配权限的用户，无法查看数据库中的任何内容。另一种是由超级管理员在用户管理菜单中创建用户，并分配相应的权限。

1.3 非功能需求

为了保证数据库的安全，在整个数据库的各个阶段都要注意安全性。这里的整个系统是指包括系统软件和系统硬件在内的系统，不单单是指软件系统。各个阶段包括论证、设计、研制、维护等阶段。在这些阶段，系统的所有活动的安全性都应该受到保护。开发人员应尽最大的努力，采取保证安全的工程和必要的措施达到消除风险的目的，防止事故发生[3]。

由于本系统通过INTERNET提供相应的系统服务，在这样开放的条件中，系统应在权限的控制、保证数据的安全、防范不同方面的攻击破壞等安全方面具备很好的应变能力。例如，在每个登录界面设置了用户信息的验证，通过查询登录界面输入信息是否为数据库中合法用户来实现相应的操作。

数据信息最终的一致性，当没有新的数据信息更新时，数据信息就通过网络传播到副本点进行更新，而所有的副本点包含的信息最终会保持一致，也就是那些系统的使用者在系统操作过程中不能保证查询的信息就是最近写入的数据信息。当系统可以读出旧的数据时，就可以采用数据最终的一致性模型。

2 项目档案系统的功能设计

为实现新校区建设指挥部档案信息管理数字化，方便档案信息资源共享、检索查询、分类管理，提高档案资料的利用效率，相思湖新校区项目建设档案系统的系统框架构思和定位如下。

2.1 设计原则

系统应以档案管理数字化、提高档案信息使用效率及做好服务工作为设计目标，从实际工作需求出发，开发界面友好、方便使用的信息管理系统。

2.2 功能设计

系统的基本功能如下。浏览查看：拥有资源使用者角色的用户，登录后可查看系统内的内容，但是不能编辑、删除内容。发布、编辑、删除：拥有资源管理员角色的用户，可进行发布、编辑、删除资源。发布资源：首先通过菜单进入需要发布资源的分类，然后点击“新建”按钮，进入文档编辑器页面。录入资源内容。其中，标题和正文是必填的内容。如果需要录入件号、文号、责任者、日期、备注等信息，可点击扩展属性，展开扩展属性表单。日期一项作为资源在列表中的排序字段，如果没有填写，则系统会自动设置为当前日期。文件上传下载：展开上传附件按钮，可进行附件上传。附件支持word、excel、jpeg、avi等文档、图片、视频格式，并支持多文件上传。其中，图片格式会在保存原稿的基础上，自动识别并生成一张小图和一张略缩图，以便提高浏览速度。上传后的附件可以点击附件右边的“插入到正文”将图片的小图或者视频插入正文中。编辑资源：在资源列表点击资源右边的“编辑”或者在查看资源的页面点击资源下方的“编辑”按钮都可以进入资源的再次编辑，其界面和发布资源界面一致。删除资源：在资源列表点击资源右边的“删除”，即可删除一条资源，同时系统会自动删除该资源内的所有附件。搜索：系统在每一个类别资源列表上都提供了搜索功能。搜索范围：如果勾选“在子类中搜索”会搜索当前类别及其子类别内的资源，否则只搜索当前类别内的资源。搜索关键字：系统在资源的标题、内容、件号、文号、责任者、日期中查找包含有关键字的资源。但有多个关键字的时候，关键字之间用空格分开，系统会搜索包含其中任何一个关键字的资源。如：关键字填写“新校区-相思湖”时，系统会搜索出包含有“新校区”或者“相思湖”关键字的所有资源。

2.3 数据库模型设计

用户模型：一个用户包括用户名、密码、电子邮件等基本信息。一个用户可拥有不同的角色，以执行不同权限的操作。档案信息模型：一条档案包括档案内容、标题、发文单位、发文日期、文号等基本信息。一条档案归属于某一个档案类别。

档案类别模型：档案类别是根据需要，按照工作内容、发文时间或者发文单位等方式对档案进行规整。如：学院文件、自治区文件、项目办文件等，同时信息还支持关键字归类，如请示、报告、函等。

2.4 系统结构

相思湖新校区项目建设档案数据库系统计划采用B/S结构。即，系统部署在服务器，用户使用网络浏览器登录并使用系统，对用户系统要求低，维护方便。服务器运行在学院内网的服务器上，学院内网的计算机只要有账号和密码就可以访问、使用该系统。

数据库部署于Windows服务器上，初步计划使用asp.net mvc2进行开发，使用微软的MSSQL数据库，涉及的技术领域还有C#、SQL、Html、CSS、Javascript等。

3 项目档案系统的测试

本数据库采用的是黑盒測试，依据的是系统的功能说明和流程说明。测试的主要是内容有所实现的功能的正确性；是否完成了用户所要求的所有功能，也就是完整性测试；系统的各模块之间的整体运行情况是否达到了预期的效果，也就是系统的整体性效果如何。系统代码测试采用Microsoft Visual Studio内建的单元测试功能进行代码测试，测试项目主要针对代码级别的主要类。代码采用W3C国际万维网组织在线校验。W3C（World Wide Web Consortium）即万维网理事会或万维网联盟。W3C于1994年10月在麻省理工学院计算机科学实验室成立。创建者是万维网的发明者Tim Berners-Lee。W3C组织是对网络标准制定的一个非赢利组织，HTML、XHTML、CSS、XML的标准就是由W3C来定制的。本数据库系统前台页面通过了该组织的XHTML 1.0 Transitional校验认证和CSS 2.1文档校验认证。通过W3C校验合格后，在系统页面上放置了校验合格的图标，并且使用者可以随时点击该图标进行校验核实。

4 项目档案系统的应用

相思湖新校区项目档案数据库经过前期设计、开发，以及档案管理人员大量录入纸质档案，数据库试运行以来，数据量达到1 000多条，图片资料达到20 G之多。在保证系统运行稳定和档案数据资料安全可靠的情况下，利用数字化和网络技术进行管理，在辅助传统纸质档案管理的基础上，拓展了以下新的档案管理、使用功能。

一是实现档案资料数字化管理。通过将档案资料扫描、录入数据库中，实现对大量的档案进行快速查找。使用者只需要输入需要查找内容的关键字，就能够迅速地查找出符合条件的档案资料。

二是实现远程管理、查阅。在相思湖新校区项目建设工程中，學院本部和新校区距离较远，大量的档案资料存放在学院本部，在建设工地查阅资料相当困难。通过使用档案数据库管理系统的远程访问功能，能够实现在建设工地远程查阅档案资料，甚至可以在施工现场通过手机访问档案数据库，实时查询档案资料，为新校区建设工作提供方便。

三是实现按用户权限进行管理。为了保证档案数据资料的安全管理和使用，数据库系統采用了基于用户角色的管理权限，每位档案系统的用户使用自己的账号登录，拥有不同的权限。实现了系统管理、档案资料录入、档案资料查阅等权限功能的分别委派。同时，将用户的每一项操作记录到日志文件。

相思湖新校区项目建设档案数据库的顺利部署、运行，充分发挥了信息数字化、网络化管理的优势，辅助纸质档案管理和查阅，提高了档案资料的利用效率，既方便了新校区建设工作的开展，也使档案管理工作进一步规范化、标准化。

总之，相思湖新校区档案管理系统的开发和应用，给整个项目建设提供了极大的便利，节省了很多人力、物力，提高了管理的效率。项目档案管理系统从背景、需求分析、总体设计、详细设计、系统测试等方面进行描述，经过严格的系统测试后进行试运行和正式上线运行，目前运行情况良好。

参 考 文 献

[1]黎家鸣.某企业人事档案管理系统的设计与实现[D].厦门：厦门大学，2015.

[2]王珊，萨师煊.数据库系统概论[M].第5版.北京：高等教育出版社，2014.

[3]蒋淑琼.关于档案数字化工作中安全管理问题的思考[J].企业科技与发展，2015（5）.

[4]张丽，戴跃洪.基于B/S结构的人力资源管理系统设计与实现[J].成组技术与生产现代化，2005，22（3）：40-42.

[5]潘战生.Microsoft SQL Server安全模式及其在Web中的应用[J].微型机与应用，2000，19（10）：16-18.

[责任编辑：陈泽琦]

【基金项目】本文系广西高校科研项目成果，项目名称：“高校新校区建设项目档案数据库模块研究”（项目编号：201106LX346）。

【作者简介】黎家鸣，男，广西龙州人，软件工程硕士，广西艺术学院建筑艺术学院党委书记，研究方向：大学生思想政治教育、大学生职业生涯、就业创业教育和电子政务。