影响国家档案馆走向公众的因素分析

李宗富

摘要：通过分析档案馆提供档案利用服务活动过程，构建影响国家档案馆走向公众的因素体系，运用DEMA？ TEL方法对所有影响因素进行关联分析。根据各个因素的综合影响指数排序，识别出关键影响因素，并据此提出若干推动国家综合档案馆走向公众的建议。

关键词：档案馆档案利用档案服务DEMATEL

Abstract：The author analyzed the process of the service of archives utilization and constructed the sys？ tem of influencing factors on the national archives how to open to the public，then carried on an inci？ dence analysis of all the influencing factors by the DE？ MATEL method.According to their comprehensive in？ fluence index ranking，the key influencing factors are recognized，and then the author put forward some suggestions to promote the national comprehensive archives to open to the public.

Keywords：Archives；Archives utilization；Archives service；DEMATEL

虽然我国各级国家综合档案馆在学界理念与有关法理层面被定性为公共档案馆，[1]但是在现实中其公共属性表现得不够突出，为社会公众服务的能力仍然不足。2014年2月27日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称《意见》）中明确要求：各级国家档案馆要严格按照档案法积极开展档案鉴定工作，并开放应开放的档案，切实提高档案公共服务能力。[2]实际上，关于我国档案馆尚未走向公众的原因以及如何走向公众这个问题，档案学界都做过一定的研究和探讨，并取得了不少成果。但是，从研究内容上看，大多研究集中体现在公民利用档案权利、利用需求和利用行为上，或是从“公共档案馆”角度探索如何在服务内容、方式、手段等方面满足公众需求，而关于影响档案馆走向公众的因素研究还很少；从研究方法上看，大多是定性的、思辨性的逻辑推导，很少有定量的分析研究。基于此，笔者拟通过分析档案馆提供档案利用服务活动过程并全面梳理现有文献，归纳出所有直接或间接影响国家综合档案馆走向公众的因素，构建影响因素体系，运用DEMATEL方法对所有影响因素进行关联分析，并识别出关键因素，然后据此提出若干推动档案馆走向公众的建议。

一、因素分析与识别的方法和依据

决策试行与评价实验室（Decision Making Trial and Evaluation Laboratory，以下简称DEMATEL），是进行因素分析与识别的一种有效方法。它在1971年的Battelle协会上提出，是为了解决现实中复杂的问题。从理论上说，这种方法充分利用专家的经验和知识来处理复杂的社会问题，尤其对那些要素关系不确定的系统更为有效。具体而言，它主要使用图论理论，以构造图的矩阵演算为中心进行。[3]一是分析系统内各要素之间有无直接关系及关系的强弱度，将要素之间的关系及其强弱度分别用箭线（→）和数字形式标识。二是将要素之间的有向关系图以矩阵形式表示，构造直接影响矩阵Xa，Xa中的数值为系统内各个要素之间关系的强弱度。三是求得Xa各行元素之和并取其最大值，同时将Xa中的各个元素除以最大值，得到正规化影响矩阵X。四是将正规化影响矩阵X代入公式P=X（IX）-1，求得综合影响矩阵P=pmn。五是考察综合影响矩阵中的各个要素pmn，计算每个要素的影响度、被影响度、中心度和原因度。影响度是综合影响矩阵中每行元素之和，表示对所有其他要素的综合影响值；被影响度是综合影响矩阵中每列元素之和，表示受其他各要素的综合影响值。每个元素的影响度和被影响度之和称为该元素的中心度，表示该元素在系统中的位置，所起作用的大小。每个元素的影响度和被影响度之差称为该元素的原因度。原因度>0，说明该元素对其他要素影响大，称为原因要素；原因度<0，说明该元素受其他要素影响大，称为结果要素。最后，根据各个因素的综合影响指数排序，识别关键影响因素并据此提出针对性建议。从实践来看，该方法已在工业、农业、金融、公共服务等多个领域得到了广泛应用。

二、影响因素体系构建

以公共服务能力提升为目标的档案利用服务是一个较为复杂的过程，它以广大公众的档案利用需求为导向，在政策引导、法律保障、标准规范、风险可控的情况下，采用各种先进技术、方法和手段，将档案馆保管的大量实体和数字档案资源，以及开发的各种智能化、专业化和富有特色的档案信息产品，借助各种信息技术提供给广大公众利用，这一过程涉及诸多因素。各级国家综合档案馆及其工作人员通过了解、获取、管理公众的各种档案信息需求，在利用服务中与公众交流、反馈、评价以提升其服务质量。与此同时，各级国家综合档案馆还要与其他档案机构密切协作，共建共享档案资源，提高档案馆的联合服务能力。整个利用服务过程如图1所示。

根据档案利用服务活动过程并梳理现有文献，笔者归纳出直接或间接影响我国各级国家综合档案馆走向公众的17个因素，涉及档案资源及档案信息产品，档案信息服务人员，档案用户，档案利用的制度法律及宏观环境等4个主因素。把17个子因素分别编码，构建出档案利用服务活动的影响因素体系。如表1所示。

三、关键影响因素识别与分析

笔者邀请了部分档案馆工作服务人员、经常利用档案的用户和有关专家、学者等对各要素之间的关系强弱度进行打分（关系强=3，关系中=2，关系弱=1，无关系=0），据此获得了各要素之间关系强弱度的数值，得到直接影响矩阵。然后运用MAT？ LAB7.1软件，按照DEMATEL方法步骤，计算出每个子因素的影响度、被影响度、中心度和原因度并对数值排序。如表2所示。

同时，计算出4个主因素的中心度和原因度。即档案资源及档案信息产品，档案信息服务人员、档案用户，档案利用的制度法律及宏观环境的中心度分别是26.605、18.857、14.299、8.498；4个主因素的原因度分别为-2.103、1.222、0.015、0.867。

根据以上计算结果及其排名，可以得到如下结论。一是在17个子因素中，档案用户的需求因素（F12）的中心度最大，说明该子因素是档案利用服务中最重要的因素。按照帕累托定律，其他3个比较重要的子因素依次是档案管理体制机制、方针政策与法律法规因素（F16）；档案的来源、内容与结构因素（F1）；档案用户利用的成本、效益与评价因素（F15）；以上4个子因素是影响档案利用服务，进而导致档案馆难以走向公众的关键因素。二是从影响档案馆利用服务的原因来看，即原因要素（原因度>0），目前系统中的10个子因素对其他因素影响较大。这10个子因素分别是：对档案用户信息需求的了解与把握程度（F9）；档案管理体制机制、方针政策与法律法规因素（F16）；档案用户的信息素养因素（F14）；档案的来源、内容与结构因素（F1）；档案用户的需求因素（F12）；与其他档案馆和图书馆、博物馆等机构的协作服务能力（F11）；档案信息服务人员的意识、能力与动力因素（F7）；利用者的档案意识（F13）；政治、经济、社会、文化、科技等宏观环境因素（F17）；档案的安全保护与风险控制因素（F6）。三是在4个主因素中，档案信息服务人员、档案利用的制度法律及宏观环境、档案用户强烈影响着档案资源及档案信息产品。档案资源及档案信息产品是影响整个利用服务活动的关键主因素，档案信息服务人员能否将丰富、完整、可用的档案资源及档案信息产品及时、便捷地提供给广大公众利用，决定了档案服务的质量和用户对档案价值的感知，而这又与档案利用服务的软硬件设施和档案管理利用的制度法律及宏观环境等密切相关。

（一）加强公众的档案利用需求研究是当务之急

由子因素的中心度和原因度排名可知，档案用户的需求因素（F12）具有最大的中心度，对档案用户信息需求的了解与把握程度（F9）具有最大的原因度，这表明档案用户的需求是档案馆利用服务中最核心的因素，档案信息服务人员对档案用户信息需求的了解与把握程度对档案利用服务有重要影响。目前，我国各级综合档案馆服务公众的整体水平不够理想，与公众的期望有较大差距。公众的档案意识较低，档案馆对公众档案信息需求缺乏深入了解与准确把握以及馆藏内容与公众所需不一致等，都严重制约了档案的开发利用。因此，推动档案馆走向公众，必须要加强档案用户需求研究，在深入了解、准确把握档案用户需求的基础上，大力加强馆藏资源建设并注重档案信息产品的开发与创新，同时努力提升档案信息服务人员的服务意识和能力。

（二）加快修订完善档案管理利用的法律法规、政策制度

由表2可知，档案管理利用的体制机制、方针政策与法律法规因素既具有较大的中心度，又具有较大的原因度，这表明该因素是影响档案利用服务的关键因素之一。科学、完善、系统的档案管理利用体制机制、方针政策与法律法规等对档案利用服务活动的质量和效果起着重要的规范与保障作用，它不仅有利于档案的利用及价值的适时、有效发挥，而且有利于档案资源的整合、开发与创新，是档案馆走向公众的重要保障。因此，国家有关部门应尽快修订完善档案管理利用的法律法规、政策制度，为档案馆开放档案以及档案资源的深层次开发提供保障，为广大公众走进档案馆、利用档案创造良好的社会环境。

（三）加强公众亟须的民生档案、特色档案等资源建设，为档案馆走向公众奠定坚实基础

由中心度排名可知，档案的来源、内容与结构因素（F1）、档案信息产品的类型与内容因素（F4）分别居第三位和第五位，主因素中的档案资源及档案信息产品又具有最大中心度，这都表明档案资源及档案信息产品是档案利用服务活动的核心因素之一。我国各级国家综合档案馆馆藏结构单一、内容匮乏是限制档案馆走向公众的最大障碍。据学者胡燕对六个省市关于城市居民利用档案的调查得知，公众对档案内容利用选择率最高的依次是当地人文、地理、风俗、建筑特色、自然景观、历史古迹档案、重要历史人物档案、重大历史事件档案等特色档案以及学籍、户籍、工龄、工资档案和婚姻、拆迁、健康、社保等民生档案。然而，上述种类的档案在我国各级国家档案馆中的保存数量极为有限。据调查，目前在我国综合档案馆的馆藏结构中文书档案达80%以上。其中，会议记录、计划总结、调研报告、通知简报、规范性文件以及历次政治运动形成的书面材料占相当大的比重。而在公众广泛需求的档案种类中，排名靠后的是政府机关的历史档案和现行文件，被利用过的仅有35.4%和42.8%。[4]因此，各级国家综合档案馆一方面要加大与公众生活密切相关、能够解决实际问题的各类民生档案的建设力度；另一方面要更多地选择具有较强知识性、欣赏性、趣味性、历史性和人文性的地方特色档案并加强建设。同时，加大民生档案、特色档案等资源的数字化、网络化建设力度。为此，《意见》明确要求：特别要积极把涉及民生的各类档案、信息及时整理、鉴定出来，优先提供利用，更好地为维护人民群众合法权益提供支持。[5]此外，还要注重档案资源的整合、开发与创新，形成各种具有智能性、专业性、特色性的档案信息产品，为档案馆走向公众奠定基础。

（四）充分利用信息技术，建立便民利用的网络工具体系，提升档案信息化服务能力

《意见》明确要求：各级国家档案馆要创新服务形式，大力拓展服务渠道，依法做好档案查阅服务，改进查阅方式，简化利用手续，免除利用收费，最大限度满足利用者需求。[6]时任国家档案局局长杨冬权在全国档案局长馆长会议上讲话中要求：要有网络思维特别是移动网络思维，善于利用网络开展工作，建立以远程利用为重点、方便最广大人民群众的档案利用体系。[7]目前，公众青睐的档案获取方式与档案馆提供的方式不相适应，很大程度上限制了公众对档案的利用。在档案利用方式的调查中，公众对“档案网络利用”、“利用数字电视等推出档案专题广播、影视”和“档案手机利用”的认同率最高，特别是首选网络利用的公众多达75%。这一调查结果说明在档案开放及媒体越来越发达的当今社会，公众对档案利用方式的选择更加倾向于开放性和便捷性，他们希望足不出户就能获得自己需要的信息，而新媒体方式正好迎合了公众的这一心理需求。[8]然而，很多档案馆推出的档案利用方式中很少有上述这些方式，即便有使用起来也不方便。如四川省档案信息网虽然设置了档案查询和现行文件查询这两类查询工具，采用的是传统的全宗目录和卡片式查询方法。但在反馈问卷中，有44.7%的用户认为馆内检索工具落后，查询效率很低；约有12%的用户认为档案网络查询工具不实用，因为“链接过于简单，仅仅可以查到现行文件”。[9]这些在笔者的影响因素分析中得到了较好的体现。例如：档案用户利用的成本、效益与评价因素（F15）是最容易受到影响的结果因素，同时其又在中心度排名中居第四位，这说明档案用户利用的成本、效益与评价因素虽然在档案利用服务中具有重要的地位和作用，但极易受其他因素影响。档案信息服务人员具有最大原因度，它直接影响着档案及其信息产品能否及时、便捷地被用户利用，而用户利用需求的有效满足程度又直接影响广大公众是否愿意走进档案馆。因此，要提高档案信息服务人员的服务意识和能力，创新服务形式、强化服务功能；要充分利用先进的信息技术，建立便民利用的网络工具体系，大力提升档案信息化服务能力。

（五）加强宣传，扩大公众对档案的认知度，提高公众的档案意识

在原因度排名中，档案用户的信息素养因素（F14）居第三位，说明利用者的信息素养和档案意识对利用服务有重要影响。如前所述的调查中，公众不常去档案馆的主要原因排在前三位的分别是：71.7%的人“对档案和档案馆不了解”、69.2%的人“没有档案利用需求”、61.2%的人“对内容不感兴趣”。同时，在对公众是否了解档案网站及数字档案馆的调查中发现，高达93%的公众“不太了解”和“完全不了解”。从公众来说，绝大多数公众说不清或者基本没有档案需求是他们不去档案馆的主要原因，但对档案和档案馆不甚了解以及对馆藏内容不感兴趣则是公众不去档案馆的直接原因，[10]而档案馆提供的简单落后的利用方式进一步阻碍了档案需求。《意见》中也明确要求：要加强档案宣传工作，充分利用各级各类新闻媒体，大力宣传档案部门贯彻党和国家方针政策的新举措、档案工作服务社会的新成绩、档案工作者投身现代化建设的时代精神；充分挖掘档案资源的现实和历史价值，设计宣传主题，创新宣传形式，推出一批有档案特色、有社会影响力、为人民群众喜闻乐见的档案宣传精品力作，为档案事业科学发展提供强大舆论支持。[11]因此，推动档案馆走向公众，要善于利用纸媒、电视、网络等媒体的影响力，尤其是新兴的网络社交工具如微信、微博等来宣传档案工作，扩大档案和档案工作在社会公众尤其是在年轻人中的知名度和影响力。

注释及参考文献：

[1]康蠡，周铭，蔡青.生态位调整：国家综合档案馆走向公共的应然选择[J].档案学通讯，2012（2）：30-33.

[2][5][6][11]中共中央办公厅国务院办公厅.关于加强和改进新形势下档案工作的意见

[EB/OL]. [2014-05-05]. http：//www.zgdazxw.com. cn/news/2014-05/05/content_45061.htm.

[3]杨印生，李宏伟.管理科学与系统工程中的定量分析方法[M].长春：吉林科学技术出版社，2009：2-5.

[4][8][10]胡燕.我国档案馆尚未走向公共的实证分析[J].档案学研究，2015（1）：62-67.

[7]杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话[N].中国档案报，2014-12-29.

[9]朱桂玲.网络环境下档案馆用户信息需求与服务策略研究[D].四川大学，2007：44.