信息技术在事业单位档案管理中的应用分析

张红建

【摘要】当今时代，网络与信息技术正在不断的进步与发展中，信息技术逐渐融入于人们的日常生活与工作，因此人们也渐渐认识到了信息的重要性。众所周知，档案是人们生活中最主要的记录与保存信息的方式，档案可用于记录各种信息，例如个人履历信息、企业的营业信息、事业单位的业务交流信息等，这些都是企业赖以生存、社会赖以进步的前提条件。如今，信息技术十分发达，人们的生活与工作离不开网络与信息技术，因此档案管理工作也应顺应时代的发展，积极地改革创新其管理方式，使档案管理的工作方式信息化，以此来进一步改善档案的管理，使工作方式更加方便、快捷，提高工作质量与效率。本文首先介绍了事业单位档案管理工作的主要内容，然后分析列举将信息技术应用于事业单位的档案管理中所面临的问题，最后提出相应的解决方案。

【关键词】事业单位；档案管理；信息技术

如今，经济与科技都飞速发展，互联网、信息技术为人们提供更加便捷的生活方式，已成为人们生活、学习与工作中必不可少的一部分。对于档案管理工作来说，将信息技术与之相结合是一种改革与创新，尤其是在事业单位中，这种改革与创新具有重要的意义，为档案管理工作带来很大程度上的改革与优化，使档案管理更加规范与高效。尽管如此，由于信息技术在档案管理领域中的应用尚未成熟，因此还存在部分亟待解决的问题与阻碍，在了解这些问题的基础上，要作出相应的解决方案，使信息技术能够更好地应用于事业单位的档案管理中。

一、现阶段事业单位档案管理工作的主要内容

伴随经济与科技不断地发展和进步，以及互联网络的全面普及，我国的经济实力逐渐增强，对信息的重视程度也有所提升，因此，对于档案的管理工作也提出了新的要求。在这种情况下，事业单位必须不断的创新与完善其档案管理工作，目前，其档案管理工作主要负责管理事业单位工作中所产生的所有需要保管的文件或者资料、业务往来中产生的资料、事业单位内部的管理条例、不同时期的工作规划、单位的会议记录以及各项凭证与财务报表等等， 这些有存在意义的相关文件、资料都属于档案管理部门的工作范畴，由于这些资料与文件种类繁多且数量较大，所以档案部门的管理人员必须专业性较强，且具有一定经验，能够将各项资料迅速的归纳分类，并准确无误的保存到位，此外，还需进行利用扫描技术保存一份电子版本的资料。

现阶段，档案管理的工作内容逐渐发生改变，以往的档案管理主要负责将所有档案归类管理，并保证档案不受损坏或丢失，但是随着信息技术在档案管理上的应用，事业单位内部的档案管理的工作内容逐渐增多，在其原来的基础上增加了档案的编辑、搜索及调取档案等内容，在这种情况下，档案管理工作应当追求档案调取时更加方便快捷，即用即调，并且避免调错档案。

二、将信息技术应用于事业单位档案管理中遇到的阻碍

（一）管理人員的信息技术知识不足

在事业单位中，将信息技术合理地应用于档案管理中，并且利用计算机的优势，将纸质档案的形式转变为电子档案库的保存于管理形式，但是，受到部分工作人员操作能力与专业水平的限制，电子档案的使用没有全面普及。由此可见，计算机的操作是信息化过程中必不可少的，但是若没有计算机的操作基础或者掌握的不够，不仅影响档案管理的操作，还会造成档案损失的风险。

（二）档案管理制度尚未健全

目前，电子档案的使用时间较短，系统不够成熟，管理制度不健全，这种情况下，给事业单位档案的顺利进行造成阻碍。

（三）档案文件的储存方式不够安全

与以往的纸质档案不同，电子档案的资料、文件均以电子版的形式储存在硬盘里，因此具有一定的风险，如果硬盘中毒损坏则会对档案的安全造成威胁，而且如今网络科技发达，通过黑客技术盗取文件也并非不可能，所以信息化下的文件保存方式是存在一定的风险的。

三、将信息技术应用于事业单位档案管理中的解决方案

（一）提高管理人员的信息技术知识储备

要想将信息技术更好的应用于档案管理工作中，则需要事业单位加强对档案管理人员的培训，使其能够熟练、准确的进行电子档案管理的相应操作，减少失误率，避免对档案的安全造成威胁。

（二）加强完善管理制度

结合事业单位的实际情况与需求，制定出一套合适的管理制度，使信息化的档案管理趋于完善，使事业单位的档案管理工作能够顺利进行，并且使操作流程更加规范统一化，提高档案管理人员的工作效率，提升工作质量，确保事业单位的档案安全与完整。

（三）增强电子档案的安全防护系统

当今时代，信息安全十分重要，对于档案管理部门来说信息的安全更是相当重要，因此，必须确保档案储存在安全的环境里，保障资料、文件等信息的不被损坏或遗失。在信息化环境下，要想确保档案的安全，必须对重要文件采取复制备份措施，以防原文件受损而对单位造成损失；此外，还需针对电子档案的系统加强防护，降低文件被心怀不轨之人强行盗取的风险，保障档案的安全，同时保护事业单位的利益不受损害。

四、结束语

在信息化的环境下，信息数据对于个人或者单位的重要性不言而喻，事业单位也不例外。由此可见，必须合理利用信息技术，进一步改善与优化事业单位的档案管理工作现状。将信息技术科学合理的应用于档案管理中，是对传统工作方式的改革与创新，因此对于管理人员要进行适当的培训，使他们能够熟准确、熟练的使用信息技术进行档案管理工作，在工作中能够善于找出存在的问题并及时解决完善，确保档案管理工作能够顺利进行。在当今经济、网络都飞速发展的形势下，事业单位必须及时的改革更新其档案管理工作方式，利用现有的信息技术，将档案管理的工作质量与效率都进一步提升。

参考文献

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