数字档案管理中的知识发现与知识服务

王泳霁

【摘要】在现阶段的发展中，我国正在努力加强档案信息化建设。本篇文章立足现实，探讨了数字档案管理中的知识相关问题，进一步提出了和知识有关的发现和服务理念，探讨和描述数字档案管理中，研究数字档案管理中的相关模式。

【关键词】数字档案；管理；知识发现与服务

在进行数字档案管理中，由于信息资源的广泛性，导致数字档案管理存在一定难度。由于这种档案管理是在国家基础上进行，所以人们会加强对档案的利用。在整个社会里，加强数字档案管理是为了实现信息资源共享，在这一目标的引导下，数字档案管理不断加强。文章通过对于数字档案管理中的知识服务和知识发现的探索，为数字化档案管理提供借鉴。

一、知识服务是数字档案信息服务的瓶颈

加强档案信息化建设在信息化建设中扮演着重要的角色，一方面可以提高利用档案信息利用率，另一方面，还可以实现档案信息的有效管理。对于用户来说，通过网络信息查询技术，一方面可以快速获得所需档案信息，另一方面还可以提高准确性。这样一来，可以大大减少数字档案资源较多带来的阻碍，还可以提高资源检索的效率。由于知识服务的重要性，导致其在数字化信息管理中重要地位。不过对于用户来说，要按照自己的工作性质和对信息的需求在广泛的数字档案信息中获取所需知识离不开技术方面的支持。对于用户来说，得到的信息可能存在分散性，所以并不会完全满足自身发展需求，也就是说，在面对浩如烟海的数字档案信息中，要想真正获得有用的信息，就要加强知识服务水平，提高科技水平。

二、知识发现与知识服务相关理念

（一）知识发现

在世界范围内，最早出现知识发现概念是在1989年的美国，在底特律的国际学术会议上提出了知识发现一词。六年后的加拿大举办了相似的国际学术会议，具体阐述了知识发现的理念。不过，在世界范围内普遍认为，提出知识发现这个概念的是1996年的Fayyad。有相当一部分人认为，知识发现就是通过档案来寻求可以利用的有价值的信息，而在档案里，知识就是有效的数据。所以要把数据转化成有效的信息。提高知识的利用价值，供人们决策，提高知识的发现率也就是对于知识利用程度的提高。

在现在看来，数据的挖掘和知识发现主要有三种关系：第一种关系中知识发现以数据的挖掘为前提。第二种观点里知识发现和数据服务有一定程度的关系，在任何时间里可以实现数据服务和知识发现的有机结合，共同发挥作用。第三种观点认为，知识发现是数据挖掘的拓展，是更深入层次的数据挖掘。

（二）知识服务

在1999年，学者任俊为的一篇论文里提出了支持服务这一理念。后来人们普遍认为，在知识服务中，重点就是服务，更深层次上讲，是利用信息进行服务。而要想有效开展服务，提高服务水平，就必须利用丰富的信息资源，进一步提高资源的利用率。在进行服务的过程里，通过一定的智能技术，可以帮助信息需求者在浩如烟海的信息资源里快速找到有效信息。通过这种观念可以得知，知识服务是信息服务的拓展和延伸。不过在现阶段的发展里，人们对于知识服务的看法仍然存在不同观点：有人认为，知识服务就是为需要知识的人提供有效的信息，实现信息有效提取和重组。换句话说，就是按照知识的不同内容和人对于知识的不同需求提供有针对性的有效服务。而还有一部分人持有不同的观点，他们认为，知识服务就是利用知识进行创新的发展过程，在创新中实现数字档案管理的发展。

三、数字档案管理中的知识发现与知识服务的一般模式

（一）数字档案信息空间

在管理数字档案的过程中，要进行知识服务就要加强对数字档案信息空间的理解。它是宏观信息空间的一个分支，是通过数字档案软件和硬件空间、时间和技术空间，还有服务空间等多种空间构成的组合体。对于信息空间这一概念来说，最开始是用于描述计算机应用系统。在计算机应用系统中，描述客观事物的运动过程就是信息，而数据则是对信息的编码。在应用系统运行时，借助于数据的处理和加工，实现系统功能和信息化管理。在这一背景下，计算机的软件和硬件以及数据共同发挥作用，构成了完整的计算机系统信息空间。

（二）数字档案信息空间组织模式

系统运营的内外部环境及其结构就是数字档案信息空间的组织模式，另外它还包含了两者之间的关系。要构建数字的信息空间组织模式，就要和数字档案实现有机结合，同时实现和知识服务的有机结合。全面建设网络体系和应用服务体系。在此基础上，建设安全体系和数据管理系统。通过多方面的完善实现，有机整体的高效运转。一般情况下，数字档案信息空间主要包含了网络音乐的空间，知识服务的空间，还有数据管理的空间庞大子空间。

（三）基于数字档案信息空间的支持服务系统

1、数字化管理。对于数字信息存取来说，它的主要功能是数据库的建立工作，还有实现数据库和相关系统的连接，另外还要建立数字档案信息资源的管理系统，在科技水平发展的背景下，实现数字化管理，构建完整的信息收集和存储系统，完善数字档案的更新和管理体系。

2、知识服务。要提供知识服务的前提是进行数字管理。对于数字档案的处理来说，可以按照不同种类进行划分，在了解用户所需要信息种类时，通过有序的数字管理更好地为客户提供服务。

四、总结

文章通过研究数字档案中的知识，发现和数字档案中的知识服务有机结合，实现对数字档案的综合研究。不过，本次研究仅仅是表面上的探究，还有一些方面没有提及。举例来看，技术层次和档案管理人员上有所欠缺也会导致数字档案管理工作的知识服务和发展工作受到阻礙。不过，在技术水平快速发展的今天，对于数字化档案管理研究程度不断加深。加强对档案信息的研究可以探索其中的隐藏资源，促使资源为社会所用，提高利用率，推动社会发展。所以，要想达到高层次的数字化档案管理，就要加大研究力度，实现知识服务和知识发现能力的提高，建设新的发展模式。

参考文献

[1]冯惠玲主编：《档案学概论》.中国人民大学出版社，2000 版.

[2]王云庆苗壮编著：《现代档案管理学》，青岛出版社，2003 版.