关于对基层档案室资料归纳和利用的分析

韩美凤

【摘要】在档案的各项工作里，档案管理在其中扮演着重要的角色。文章通过分析基层档案室里的材料利用状况，为进一步完善基层档案室的管理工作提供相关建议，实现档案管理的现代化。

【关键词】基层档案室；资料归纳；利用

由于档案资源不断增多，复杂性也逐渐提高，加上社会对于档案的利用程度不断提高，所以加强基层档案室建设迫在眉睫。由于过去的档案利模式难以和现代社会发展相适应，所以要实现档案管理的现代化，发挥其储存功能，提高资料的利用率。文章主要从以下几个角度分析了基层档案是的资料归纳和利用工作。

一、增强档案管理人员自身素养，提高自身档案意识

在提高档案管理人员的自身素养时，一方面要提高自身的业务素养，另一方面还要提高管理人员的知识水平，除此之外，要不断提高档案管理人员的政治素养。通过教育和培训等多种手段，进一步培养出具有端正的作风和强大政治素养的档案管理人员。对于档案管理者来说，提高自身政治素养是必然要求，通过提高自身思想品德素养，增强自身管理档案意识，加大对于档案管理工作的重视程度，提高自身法制观念。

二、建立健全档案管理制度，完善档案管理一体化的模式

在加强基层档案室的资料归纳和利用过程中，建立健全档案管理制度十分重要，举例来看，要通过收集制度和保管制度实现对档案的管理规范化，明确归档的范围，控制保管的期限，同时要在日常的档案管理工作里贯彻落实相关政策，通过管理人员的责任落实，明确自身的权利和义务，同时把这些权利和义务作为员工考核的标准，提高员工的工作积极性，积极和档案部门配合，完善档案传递制度和登记管理制度，加强档案动态管理，一方面要及时找回缺失的档案，另一方面要提高档案管理材料的完整性。

对于机关单位和事业单位来说，由于其自身的特殊性，所以在建立单位的档案管理模式时必须要和部门的实际状况相结合，实现信息一体化。另外，在进行档案管理过程里，通过提供准确的而信息为领导作出正确决策提供依据。对档案和图书资料来说，实现其一体化可以和现代化档案管理相结合，所以，各个单位建立档案室，实现对于图书资料的一体化管理，节省人力资源和物力资源，有利于单位实现动态管理。

所以，通过贯彻落实档案的多项制度，明确档案管理人员的职权和责任，严格落实档案的借阅和保管制度，实行严格的考核制度，提高档案的质量，使多种类别的档案在归纳后实现统一化管理。从立卷归档工作到档案资料保管，从档案资料的利用到档案资料的销毁都要有明确的规定，为单位的档案工作有效开展提供依据。

三、通过多种方式和途径收集文件资料，加强档案利用，及时反馈信息

对于档案管理来说，其最终目的是利用档案，为单位的领导者决策提供正确信息，及时发挥其社会效益，进一步发挥其潜在的经济效益。所以，对于单位的档案工作来说，要通过多种方式和多种渠道加大对于档案信息资源的开发力度，提高档案在各个部门中的利用率。通过提高档案管理水平，利用好档案信息，使部门和单位的决策更加科学，为干部的选拔和晋升提供信息服务。通过及时收集反馈信息，可以使档案管理人员发现档案资料的不足，及时查缺补漏，通过总结教训，进一步提高档案的利用率。

在档案管理工作里，可以按照不同的服务对象，结合不同的服务需求形成不同的档案材料。所以，在收集材料时，其价值的高低和档案材料的利用率有密切联系。要想从根本上保障档案室的档案资料充足，就要按照实际状况调整档案归档范围，使保管的期限更加合理。另外，管理档案的载体要多样化，不能仅仅使用單一的纸张形式，还有通过照片、录音和录像等保存资料。

四、在新时期下实现档案管理工作的现代化，实现档案管理工作标准化

要想实现档案管理工作的现代化，不能局限于设备的先进化，还要加强实现管理技术的现代化，进一步实现管理思想的现代化。对于各个机关单位和事业单位来说，它们的档案管理工作里，最现实的目标就是实现管理水平的现代化，进一步实现管理方式的标准化，只有这样才可以适应新时期的发展，提高档案管理工作发展，实现基层档案室资料归纳和利用。

在新时期的发展中，实现档案管理的现代化的前提是实现设备的现代化，另外，实现工作的标准化和规范化是实现档案管理现代化的保障。在加强档案工作标准化中，要加强对于案件组织的方式和格式的管理，加强对分类规则和著录索引规则的贯彻落实，实现对文献编纂规则的管理。

五、加大对于档案人员计算机知识和相关计算机技能的培训力度

实施新的归档方法就要加强档案工作的现代化管理。如果缺乏现代化的计算机，缺乏操作计算机的专业人员，那么很难实现基层档案室资料的归纳和利用工作。相关的也无人烟必须正确管理文件级档案，一方面要研究新型的档案整理方案，另一方面要加大对于不断学习计算机的操作技能，提高自身对计算机的掌控程度。通过培训力度的不断加强，实现档案信息化管理，建设高素质的档案管理人才。综合来看，要想实现对于基层档案室资料的归纳和利用，就要发挥人的主观能动性，提高工作的积极性，加大对于档案管理人才建设力度，及时发展人才，努力培养人才，不断壮大对档案信息的管理人员队伍，提高档案材料管理人员的综合素质。

六、总结

在现在的信息化社会中，档案资料扮演的角色越发重要，因此，对于基层档案室资料的归纳和利用工作更加重要。要想提高档案资料的利用率，为决策提供正确参考，充分发挥其作用，就要从制度方面以及档案管理人员和领导等多个方面入手，通过多管齐下，实现档案管理现代化，和新时期的发展形式相适应，进一步发挥档案材料的作用，文章通过相关措施的研究，为相关的档案管理人员提供借鉴，有利于我国基层档案室资料归纳工作开展，不断提高档案资料的利用率。

参考文献

[1]档案保护工作中存在的问题及对策[J].机电冰船档案，2012（6）.

[2]新时期档案管理信息化对策探讨[J].现代商贸工业，2013（2）

[3]基层档案室档案保护工作的困难与对策[J]湖北档案，2011（12）.【摘要】在档案的各项工作里，档案管理在其中扮演着重要的角色。文章通过分析基层档案室里的材料利用状况，为进一步完善基层档案室的管理工作提供相关建议，实现档案管理的现代化。

【关键词】基层档案室；资料归纳；利用

由于档案资源不断增多，复杂性也逐渐提高，加上社会对于档案的利用程度不断提高，所以加强基层档案室建设迫在眉睫。由于过去的档案利模式难以和现代社会发展相适应，所以要实现档案管理的现代化，发挥其储存功能，提高资料的利用率。文章主要从以下几个角度分析了基层档案是的资料归纳和利用工作。

一、增强档案管理人员自身素养，提高自身档案意识

在提高档案管理人员的自身素养时，一方面要提高自身的业务素养，另一方面还要提高管理人员的知识水平，除此之外，要不断提高档案管理人员的政治素养。通过教育和培训等多种手段，进一步培养出具有端正的作风和强大政治素养的档案管理人员。对于档案管理者来说，提高自身政治素养是必然要求，通过提高自身思想品德素养，增强自身管理档案意识，加大对于档案管理工作的重视程度，提高自身法制观念。

二、建立健全档案管理制度，完善档案管理一体化的模式

在加强基层档案室的资料归纳和利用过程中，建立健全档案管理制度十分重要，举例来看，要通过收集制度和保管制度实现对档案的管理规范化，明确归档的范围，控制保管的期限，同时要在日常的档案管理工作里贯彻落实相关政策，通过管理人员的责任落实，明确自身的权利和义务，同时把这些权利和义务作为员工考核的标准，提高员工的工作积极性，积极和档案部门配合，完善档案传递制度和登记管理制度，加强档案动态管理，一方面要及时找回缺失的档案，另一方面要提高档案管理材料的完整性。

对于机关单位和事业单位来说，由于其自身的特殊性，所以在建立单位的档案管理模式时必须要和部门的实际状况相结合，实现信息一体化。另外，在进行档案管理过程里，通过提供准确的而信息为领导作出正确决策提供依据。对档案和图书资料来说，实现其一体化可以和现代化档案管理相结合，所以，各个单位建立档案室，实现对于图书资料的一体化管理，节省人力资源和物力资源，有利于单位实现动态管理。

所以，通过贯彻落实档案的多项制度，明确档案管理人员的职权和责任，严格落实档案的借阅和保管制度，实行严格的考核制度，提高档案的质量，使多种类别的档案在归纳后实现统一化管理。从立卷归档工作到档案资料保管，从档案资料的利用到档案资料的销毁都要有明确的规定，为单位的档案工作有效开展提供依据。

三、通过多种方式和途径收集文件资料，加强档案利用，及时反馈信息

对于档案管理来说，其最终目的是利用档案，为单位的领导者决策提供正确信息，及时发挥其社会效益，进一步发挥其潜在的经济效益。所以，对于单位的档案工作来说，要通过多种方式和多种渠道加大对于档案信息资源的开发力度，提高档案在各个部门中的利用率。通过提高档案管理水平，利用好档案信息，使部门和单位的决策更加科学，为干部的选拔和晋升提供信息服务。通过及时收集反馈信息，可以使档案管理人员发现档案资料的不足，及时查缺补漏，通过总结教训，进一步提高档案的利用率。

在档案管理工作里，可以按照不同的服务对象，结合不同的服务需求形成不同的档案材料。所以，在收集材料时，其价值的高低和档案材料的利用率有密切联系。要想从根本上保障档案室的档案资料充足，就要按照实际状况调整档案归档范围，使保管的期限更加合理。另外，管理档案的载体要多样化，不能仅仅使用单一的纸张形式，还有通过照片、录音和录像等保存资料。

四、在新时期下实现档案管理工作的现代化，实现档案管理工作标准化

要想实现档案管理工作的现代化，不能局限于设备的先进化，还要加强实现管理技术的现代化，进一步实现管理思想的现代化。对于各个机关单位和事业单位来说，它们的档案管理工作里，最现实的目标就是实现管理水平的现代化，进一步实现管理方式的标准化，只有这样才可以适应新时期的发展，提高档案管理工作发展，实现基层档案室资料归纳和利用。

在新时期的发展中，实现档案管理的现代化的前提是实现设备的现代化，另外，实现工作的标准化和规范化是实现档案管理现代化的保障。在加强档案工作标准化中，要加强对于案件组织的方式和格式的管理，加强对分类规则和著录索引规则的贯彻落实，实现对文献编纂规则的管理。

五、加大对于档案人员计算机知识和相关计算机技能的培训力度

实施新的归档方法就要加强档案工作的现代化管理。如果缺乏现代化的计算机，缺乏操作计算机的专业人员，那么很难实现基层档案室资料的归纳和利用工作。相关的也无人烟必须正确管理文件级档案，一方面要研究新型的档案整理方案，另一方面要加大对于不断学习计算机的操作技能，提高自身對计算机的掌控程度。通过培训力度的不断加强，实现档案信息化管理，建设高素质的档案管理人才。综合来看，要想实现对于基层档案室资料的归纳和利用，就要发挥人的主观能动性，提高工作的积极性，加大对于档案管理人才建设力度，及时发展人才，努力培养人才，不断壮大对档案信息的管理人员队伍，提高档案材料管理人员的综合素质。

六、总结

在现在的信息化社会中，档案资料扮演的角色越发重要，因此，对于基层档案室资料的归纳和利用工作更加重要。要想提高档案资料的利用率，为决策提供正确参考，充分发挥其作用，就要从制度方面以及档案管理人员和领导等多个方面入手，通过多管齐下，实现档案管理现代化，和新时期的发展形式相适应，进一步发挥档案材料的作用，文章通过相关措施的研究，为相关的档案管理人员提供借鉴，有利于我国基层档案室资料归纳工作开展，不断提高档案资料的利用率。

参考文献

[1]档案保护工作中存在的问题及对策[J].机电冰船档案，2012（6）.

[2]新时期档案管理信息化对策探讨[J].现代商贸工业，2013（2）

[3]基层档案室档案保护工作的困难与对策[J]湖北档案，2011（12）.