档案实体管理的原则与方法研究

白艳玲

【摘要】档案管理是一门集合理论研究与实践操作的学科和管理内容，随着我国经济和社会的不断发展，档案管理研究在不断发展的同时，对档案管理的要求也不断提高，档案信息化的发展也促进了档案管理的规范化、系统化。对于档案管理而言，档案管理又分为档案信息管理与档案实体管理，前者是对于档案的相关信息进行的信息化、规范化管理，而档案实体管理则是对处于实体状态的档案进行的一系列的管理工作。本文对档案实体管理的定义、特点进行介绍，并分析档案实体管理所要遵循的原则，同时介绍档案实体管理的一些方法。

一、档案实体管理概述

档案管理是一门集合理论研究与实践操作的学科和管理内容，随着我国经济和社会的不断发展，档案管理研究在不断发展的同时，对档案实体管理的要求也不断提高，档案信息化的发展也促进了档案实体管理的规范化、系统化。对于档案管理而言，档案管理又分为档案信息管理与档案实体管理，前者是对于档案的相关信息进行的信息化、规范化管理，而档案实体管理则是对处于实体状态的档案進行的一系列的管理工作。

从档案实体管理的特点看，档案实体管理是根据已存在的事物的现实状态、情况进行的管理工作，这与虚拟管理、档案信息管理有着很大的区别，虚拟管理、档案信息管理则主要是根据事物的抽象的属性、特征所进行的管理工作。

从档案实体管理的内容上看，档案实体管理包含了档案管理过程中的档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管及档案统计等工作。档案收集主要是各个立档单位在行政行为、生产实践、重大事件等形成的文件，统一由档案管理单位、部门进行的收集的工作。档案整理是根据档案管理的标准与指标体系将零散的档案进行分类处理、整理的过程。档案鉴定是对档案的审查与鉴别工作，对于需要继续保存的和不需要保存的进行鉴定并按照档案管理规范进行分别处理。档案保管是指对于未到保存期限的档案进行有效的保护措施，防止档案损失、损坏，保证档案完整性与安全性的工作。档案统计是指对档案的数量与要求进行科学的管理的工作。

二、档案实体管理的原则

为了实现档案实体管理的规范化、系统化，保证档案的安全性、完整性高，提高档案管理的水平，在档案实体管理过程中应当遵循来源原则、全宗原则、有机联系原则、保管科学、合理使用原则等基本的管理原则。

来源原则，根据《档案工作基本术语》的表述是：“把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则”。对于来源原则在档案实体管理的实践中应当注意地是，一般情况下，独立的机构、组织或个人，都有着严谨的、持久的法律地位。但是也存在一些难以确定机构、组织的情况，在此种情况下通常根据正式文件确定其地位、明确其职能、准确的隶属关系等来确定其来源。此外，还必须明确的是一个机构或者组织中的内部科室、部门、处室等职能作为组成部分而不能作为独立的结构或组织。

全宗原则，根据《档案工作基本术语》的表述是：“一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体”。全宗原则是对于客观存在的真实反映，是深刻揭示并维护历史活动有机联系，对于档案实体管理有着指导意义。全宗原则在档案实体管理实践中主要体现了维护历史本来面貌，使分类方法简便易行的特点，通过全宗原则能够更为清晰、全面的了解、查阅、掌握一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。因此，全责原则是档案实体管理的理论基石与实践基本原则。

有机联系原则，档案是由国家机构、社会组织或个人形成的书面文件形成，因此，文件形成的过程也是档案形成的过程，文件之间的联系也就成了档案之间的有机联系，无论是国家机构、社会组织、内部机构或个人行驶工作职责时，都会形成一定数量的档案，这些档案就形成了一个有机的整体，在档案实体管理的过程中应尊重其内部联系，作为整理进行收集、保管、使用。

保管科学、合理使用原则，按照来源原则、全宗原则，在注重档案实体管理的有机联系原则基础上，对于档案进行科学的保管与合理的使用即为保管科学、合理使用原则。这一原则要求对于档案的保管应遵循档案管理的规范、标准，在使用的过程中尽量做到方便、有效的去管理实体档案。

三、档案实体管理的方法

档案实体管理的方法最基本、最常用的就是历史的方法。这是根据档案管理工作的属性决定的，对档案实体进行划分和系统化管理的一种方法。除此之外，对于档案实体管理还采取逻辑的方法作为补充。

在档案实体管理过程中，使用历史的方法进行管理，应尊重和突出档案的属性特征，遵循档案形成的规律，维护档案的有机联系，把对历史的尊重与客观保护应用到档案实体管理的各个环节和步骤当中。在档案实体管理中运用历史的方法应与档案内容信息开发利用的逻辑方法集合起来使用，使得档案管理工作更为完善、合理、规范、高效。

四、结束语

档案管理工作随着网络及信息管理系统、平台的发展与使用，逐步实现信息化管理，但是在实践中对于档案实体的管理，我们还是应当遵循其原则，并运用历史方法去指导实践工作，保证档案管理工作的规范化、系统化与合理化。