新时期办公室档案管理规范化

陈骞

【摘要】由于社会经济的快速发展，我们对办公室档案管理工作的需求越来越大，办公室档案管理规范化已经受到了大家的重视。在单位的发展过程中，办公室档案管理规范化是办公室工作的主要内容，它能够体现出单位发展情况，有效地提升办公室工作的工作效率，加强对单位的内部管理。在此背景下，本文对办公室档案管理规范化进行研究，提出相应的对策，希望能促进档案管理的规范化。

【关键词】办公室；档案管理；规范化

一、前言

办公室档案管理的规范化在各个事业单位中越来越受到重视，能够有效地提升办公室的工作效率。而档案管理是一项系统性非常强的工作，从档案的查阅到保存的整个流程都需要有专门的管理人员进行，并且对档案进行装订、存档等工作。在这过程中，每个步骤都需要有规范标准，不能出现错误。所以，办公室档案管理的规范化建设十分迫切。

二、办公室档案管理的规范化建设的必要性

（一）有利于提高单位的管理水平。办公室档案管理是企业的运营情况与人事变动的资料与证明，提高对办公室档案的管理能够提升企业内部管理的水平，提高整体的工作效率与办公室服务。档案管理经过对单位各种事件的记录与保存，能够让办公室的工作人员有相应的借鉴与经验。提高对办公室档案管理的重视，能够在和其他的单位、企业沟通、合作时让彼此用最简单的方式沟通，查找相关合同、文件，省去了很多时间成本，提升了工作效率。同时在出现问题时，也是最有效地证明。所以，办公室档案关了跌规范化发展能够促进事业单位发展的进程，提升事业单位管理水平。

（二）有利于丰富管理形式。由于我国科技水平的不断进步，在如今的信息时代下，办公室的档案管理也越来越信息化，让办公室档案管理的形式越来越丰富。目前，使用计算机对办公室的档案进行管理，和传统的方式相比能够大大提高工作效率，让办公室档案管理工作更加系统、规范、科学，对于办公室档案管理的规范化有着十分重要的促进功能。使用计算机可以快速的对档案信息进行收集、管理、储存、使用，提升了内部信息交流的效率，让档案的管理与利用率得到提升。另外，使用信息化的办公室档案管理，能够减少工作人员的工作时间，减少工作压力，从而提升管理人员的工作质量。

（三）提升工作人员的综合素质。办公室档案管理的规范化能够提升工作人员的综合素质，推动管理工作的持续发展。在我国单位或企业的档案管理工作中，工作人员都需要选择作风端正的工作人员，保证管理工作的健康发展。由于时代的进步，单位或企业中也经常对工作人员展开培训，加强其知识储备，提升了档案管理人员的综合素质。

三、当前办公室档案管理工作中存在的问题

（一）缺乏健全的管理机制。在新时期，单位或企业在进行档案管理工作时没有健全的管理机制，从而降低了办公室工作效率，影响其发挥自己的作用。在传统的个档案管理工作只是简单的对资料进行整理与存档，没有注重它的分类与使用。这些都是因为没有健全的管理机制导致的，让办公室的工作人员没有规章制度，很多档案资料混乱、丢失，影响了档案管理的进一步发展。

（二）档案管理设备落后。目前，很多单位和企业在办公室档案管理这个工作中的投资较少，很多高新科技产品不能及时的引进其中，让档案管理的设备较为落后。在工作过程中，只能使用原本传统的工作模式进行，这就大大提升了管理人员的工作量，这也是让档案管理工作变得较为混乱的主要原因。

（三）专业人员缺乏。办公室档案管理人员在单位中有着非常重要的作用，但是在目前的实际情况中，很多管理人员都没有重视这项工作，进而导致相关的工作人员专业水平较低，没有使用新技术、接受新知识的能力，还是在使用传统的旧模式进行档案管理工作，进而影响其开发潜力、充分发挥自身的工作职能。

四、办公室档案管理的规范化建设的对策

（一）重视对办公室档案管理的规范化。在单位与企业的办公室档案管理工作的过程中，相关工作人员要重视起对资料的規范化管理，提升工作效率。办公室档案管理的工作人员要认真的对内部的信息与资料进行收集、整理、储存等工作流畅，并且在平时的工作过程中要注重保证资料的正确性、安全性与全面性。在办公室档案管理工作中，要建立一个建议的工作流程标准，在减轻工作人员工作压力的同时，提升工作的效率与工作的质量。

（二）加强办公室档案资料的信息化管理。由于计算机技术的不断发展，信息化在每个行业中的应用都变得愈加广泛。信息化管理对办公室的档案管理工作规范化也有着很大的促进作用。所以，单位与企业要重视计算机在此项工作中的使用，让办公室档案管理的工作人员改变传统的工作观念与方式，提升自身的计算机使用水平，最终达成办公室档案的信息化管理，从根本上提升办公室档案管理的水准。

（三）加强对办公室档案管理人员的素质。如今社会的竞争力主要表现在人才方面，在档案管理工作中也是如此，单位或企业要加强对于档案管理工作人员的培养，只有让工作人员的综合素质得到提升，才能更好地进行档案管理工作，让其更加规范，提升工作质量。所以，可以定时的对相关工作人员进行培训教育，不断加强新知识的学习，提升他们的专业水准与职业素质，促进档案管理工作人员的全方位发展。

五、结论

综上所述，办公室的档案管理工作是单位或企业想要进一步发展的重要环节。所以，我们要加强办公室档案管理的规范化建设，提升管理水平与工作效率。在日常的档案挂历工作中，要按照规范的流程进行，提高办公室档案资料的信息化管理、让工作人员有终身学习的能力，在新时期下，让办公室的档案管理工作更加规范。

参考文献

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[2]李华.试论新时期办公室档案管理的有效性[A].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——如何建立科学决策机制理论研讨会”论文集（上）[C].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院：，2015：1.