基于聘用制下的人事档案管理分析

张勇

【摘要】随着我国事业单位的不断发展，其管理方式也出现了一系列的变革，尤其在聘用制度相对完善的今天，人事档案的管理工作也变的十分重要。因为人员聘用制度的流动性非常强，所以对档案的完善也成为了管理人员十分头疼的问题。本文针对事业单位的聘用制度，对人事档案的问题以及管理手段做出分析。

【关键词】聘用制；人事档案；管理

一、前言

人事档案对于我们每个人都是非常重要的，它是我们身份以及履历的证明，是将完善管理制度的必要手段。但是现阶段事业单位在聘用制下存在了一些管理方面的问题，许多事业单位并没有注意档案的管理漏洞，没有根据实际情况制定相应的管理措施，只是一味的按照传统模式进行封闭式管理，这样的形式存在的一些矛盾，急需事业单位给予解决。

二、人事档案管理出现的问题

（一）事业单位传统思想的固定性

事业单位在实行聘用制后还是坚持着原有的管理模式，认为档案管理只要做到不将人员信息进行曝露，把整理分类工作做好就是最大的负责。这些管理人员在思想上就存在着很大的误区，他们往往没有把档案归置工作看成是“管理”的一部分，只是固守着从前的工作手段不肯进步。这种思想的根深蒂固是导致工作做不到位的根本原因。并且有的管理人员认为，档案的管理质量并不影响自己的发展，领导也无从检查，工作的枯燥性使他们的热情逐渐消灭，最终变得对工作产生懈怠的情绪。

（二）档案信息收集工作没有做到位

聘用制下人员的流动性非常的大，这是毋庸置疑的。但不管此人员在事业单位工作了多久，我们也要为其建立详尽的档案信息。这就使档案的收集工作变得非常麻烦，许多工作人员为了避免麻烦就将一部分流动人员的档案置之不理，这是收集工作产生矛盾的原因之一。另一方面，一些人事檔案的填写并不是十分合理，甚至没有管理人员监督的情况下会漏洞百出，这样在人员归档时就会发生档案扣留的情况。两个单位的交接并没有顺利进行，所以在这一期间工作人员的人事档案记录是不正确的，不健全的。大量的档案分类使得管理人员的工作变得更加繁琐，同时也将其耐心耗尽，这样一种情况下很容易使整理工作出现问题。

（三）档案管理水平过低

在聘用制的基础上，许多事业单位都没有对管理人员的手段进行专业的培训，使得他们的管理水平还停留在最初的阶段，没有任何进展的结果就是在退步，所以导致了档案管理一系列问题的发生。甚至有这种情况的出现，他们将档案随意的摆放，将整体的室内环境视作无物，使档案的磨损程度以最高的速度在发展着，这样不规范的管理水平使得管理矛盾出现。

三、规范人事档案管理的具体措施

（一）提高管理人员的整体素质

管理人员在工作中起着至关重要的作用，所以提高他们的素质刻不容缓。首先，在聘用制实行之后，我们要使管理人员意识到其管理手段也应该有所提高。主要表现方式是对他们进行定期的培训、考核。培训主要以三个月为一个间隔，事业单位聘请专业的管理人员对他们进行知识输送。主要的讲授内容分为三个部分：观念的转变、管理手段的先进性以及整理分类的规范性。考核时将这三部分作为整体的模块进行分数评估。我们要在接下来的三个月里对档案管理人员知识的掌握程度进行检查，检查的主要手段是不定期抽查单位某一人员的档案情况，归属部分以及合理分类等等。还可以在单位内部举行“档案管理知识小问答”，让其对规范性的管理模式进行阐述，看是否符合管理标准。把培训检查部分作为绩效考核的一种模式，对专业性程度较高的管理人员进行奖励，截取工资的十分之一作为工资的提成，以物质的方式鼓励管理人员提高管理技能。而对于抽查成绩较差的管理者，我们也要采取一定的惩罚手段，比如，可以以扣除基本工资的方式来警告他们，但是这并不是单位的真实目的，负责人的最终目标还是要将其管理能力进行提升，所以要进行二次核审，直到达到标准为止。另外，要提高档案管理人员的工作积极性，培养他们热情与责任心，这样才能达到把管理工作放在首位目的。

（二）要给予档案管理经济与技术上的高度支持

档案管理不仅是一门学问，还是一门艺术，所以对其经济上的支持和技术上的服务尤为重要。第一，要加大档案管理的保密机制，如果本单位人员要对档案进行借阅必须持有负责人的盖章才能够进行。另外，借阅时的手续应该齐全，管理人员应该写有借出时间、归还期限以及双方的签名等等。最后，在人员归还的时候要保障档案的完好无所，如果管理人员检查过后有缺失的情况要向其所在的部门进行反应，追究其责任。在技术手段上，要将现阶段先进的计算机技术运用到其中，学会计算机统计管理的工作模式。将纸质的信息录入到计算机之中，能够保持档案的长久不丢失。在经济投入方面，还要健全档案管理的场地。对于档案放置的大环境，潮湿是最大的弊端所在，所以事业档案要给予经济支持，为档案建立一个通风条件相对较好，光照性比较强的地方，保障档案的长期不受损，实行电子档案与纸质档案的双重保险措施。电子档案为管理人员更方便的查询提供有力条件。管理人员不用再像传统模式中那样依次翻阅，只需要将人员名字输入进去就可以预览完整的信息流程。电子档案还可以避免档案整理过程中出现漏洞，导致信息不正确，资料不完整情况的出现。最后，管理人员在对档案进行分类的时候，应该将不同部门的档案划分开来，对聘用制下短期人员的档案进行着重管理，在其离职之前要检查他们的信息是否完整，资料是否正确，以免出现人事变动为档案管理带来的混乱。

四、结论

综上所述，事业单位的人事聘用下使得当前的档案管理出现了一系列的问题，管理人员的不专业性、收集手段的不先进性都是引发档案管理矛盾出现的原因，所以对人事档案的规范性管理势在必行。管理人员应该从提高自身管理水平出发，把档案管理工作作为一项艺术、一门学问进行学习，促进档案管理的规范化进程，为事业单位合理的档案归置提供借鉴意义。

参考文献

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