关于人事档案网络化管理的探讨

陆梅

【摘要】在档案的信息化建设中，认识档案的网络化管理具有重要的地位。实施人事档案网络化管理能够促进人才的合理利用，实现人才资源的优化配置。目前我国所实行的人事档案管理具有经济体制的浓厚色彩，存在着一定的问题。目前人事档案网络化管理正处于起步阶段，应将主要精力放在数据库建设、集中管理以及联网建设方面。对此本文结合医院人事档案管理方面问题，探讨网络化管理的重要性与实践意义。

【关键词】人事档案；网络化；管理方法；应用方法

计算机网络技术的不断创新与广泛应用，给人事档案管理模式的创新提供了有利条件，进行人事档案网络化管理，能够显著提升管理效率、档案管理的安全性与保密性，促进人力资源的优化配置。

一、医院人事网络化管理的重要性

人事档案的网络化管理就是将人事档案中的信息进行数字化，建立人事档案管理数据库，并将孤立的数据库与网络相连接，为社会提供网络化调查服务。人事档案网络化管理是建立在社会经济发展以及信息科学技术的广泛应用之上的。进行人事档案网络化管理是进行人才资源优化配置与促进人才强国战略的基本要求。人才资源在社会建设中是社会发展的动力源泉。人事档案网络化管理，通过集中的管理制度以及网络技术的优势，利用计算机进行统计分析，能够有效地为人才选拔提出合理的建议。同时人事档案网络化管理能够充分地利用信息技术，对人才资源进行优化配置，能够在一定程度上促进社会经济发展。应用与医院管理中，能够为医院的广大医务人员提供更加详细、具体、完整、丰富的档案资料资源，为医院领导层的工作管理、人事决策等工作提供更加真实、可靠、全面的档案数据及信息资料，优化人力资源。

二、目前医院人事档案管理中存在的问题

目前所实施的人事档案管理制度中存在浓厚的经济体制色彩，随着社会主义市场经济的发展，人员流动量增加，档案的调动频率明显提高，传统的档案管理中所存在的问题逐渐的暴露出现。存在的主要问题有：分散多头管理，这种管理形式存在两方面较大的影响，首先不利于管理队伍的专业化培养，容易导致档案管理不规范，保密意识淡薄等。同时在档案保管与调档环节中容易出现真空区，因此容易发生弃档、擅自建档现象。

三、医院人事档案网络化管理的相关建议

目前我国人事档案的网络化管理正处于初步发展阶段，实施人事档案网络化管理应注意以下几方面：

（一）注重人事档案中的数据库建设。数据在人事档案的网络化管理中的地位不可替代，人事档案的网络化管理中建议设立三类节点：各级政府人事档案中心、高校人事档案中心以及商业性人事档案中心。其中各级政府人事档案中心以各地的档案馆为基础，充分将已有的技术与人才优势进行利用，建立一支专业化较强的队伍。各个用人单位不再进行单独的人事档案保管科室，而是由县级以上各地档案馆对本级政府管辖内的国企用人单位与行政事业单位的人事档案进行管理。高校人事档案网络中心将高考招生考生的纸质档案与电子档案作为基础。学生入校后，在该基础上进行完善、丰富，当毕业生走出高校后，便将这些电子档案与制作档案转入学生家庭住址或用人单位的各级政府人事档案中心。商业性人事档案中心将现有的人才服务中心为依托，根据数字化网络化的标准，接收个人或者企业的委托人事档案代保管的业务。

（二）加强联网建设。应该将上述三类数据库与互联网进行连接，这样在人才发生流动时，才能提供电子档案的传送与接收服务，同时在网络下对相应人事档案实体进行传送。这样当个人、公检法以及用人单位由于升学、人才选拔以及其他工作缘由发生改变时，只需要通过网络提出查询申请，各级档案管理中心均能够根据档案管理的相关法律、姓名对查阅者提供相应权限可查询的内容。

（三）集中人事档案管理。实施人事档案的网络化管理，应该有效地克服目前人事档案中存在的多头、分散管理模式中所存在的问题，将档案文件、管理权限集中到专业的管理部门。这样不仅能够有效地精简管理队伍，同时还方便对人事档案管理人员进行专业知识培训、保密意识培养，有利于促进人事档案信息的集约化管理，实现网络化服务与信息化处理。

想要切实做好人事档案的网络化管理工作，除了需要进行数据库建设、联网建设以及集中管理等措施外，同时还应该制定数字化标准，完善法律、法规，制定信息安全制度，培养专业能力强，综合素质高的管理队伍。目前我国的人事档案网络化管理正处于起步阶段，不能因为人事档案网络化管理放弃纸质档案管理。目前甚至以后的一段时间内，纸质档案与电子档案应处于并存的状态，逐步提升人事档案網络化管理在人事档案管理中的作用。

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