浅谈人力资源管理中人事档案管理的作用

赵冰

【摘要】在人力资源使用和开发的过程中，科学的人事档案管理具有极大的促进作用，如果人力资源和人事档案存在矛盾，会严重影响人力资源管理作用的发挥。笔者在本文中首先分析了人事档案管理中人力资源管理的重要意义，然后探讨了完善人事档案管理的措施。

【关键词】人力资源；人事档案；重要作用

人事档案是国家机构、社会组织记录人事管理的重要载体，反映人员在工作中的具体表现。笔者在本文中首先分析了人事档案管理中人力资源管理的重要意义，然后探讨了完善人事档案管理的措施。

一、人事档案管理对人力资源管理的重要意义

作为人力管理中用人的重要依據，人事档案具有重要的作用，扮演着重要的角色，人事档案和人力资源管理中的各项工作息息相关，有效的人事档案可以极大地促进人力资源的开发。其主要作用有以下几点：

（一）人力资源开发具有真实的信息。在人事档案的帮助下，可以对员工的人生轨迹进行分析，了解他的过去，把握现在，对其发展的潜力进行科学的预测。人事档案中承载很多的有用信息，保障组织及时地发现有用的人，避免人才被埋没，虽然人具有不同的类型、作用也有大小，但是只要对单位的工作有力都是有用的人才。对人事档案提供的信息加以利用，保障人才发挥最大的作用，为单位的可持续发展奠定良好的基础。

（二）有利于合理配置人力资源。在人事档案的帮助下，我们对员工可以全方位地了解，制定合理的管理措施。有效地人事档案管理可以促进共享人力资源信息，合理地配置组织内的资源，以人才的能力、特点等实际情况为基础，选择合适的人，发挥人员的优势，更好地促进企业的发展和进步。

（三）科学规范地预测人力资源需求。组织内部是影响人力资源需求产生的主要因素，通过有效的分析人力资源档案，有助于组织对人才的实际需求有所了解并科学地把握，根据人才的实际情况制定合理的管理计划。一个组织首先要保障人事档案的真实性，从中获取人真实的过去，通过多种信息的综合分析，全方位地了解个人，满足个人的实际需求，这对员工工作积极性的激发很有帮助。

（四）提升人力资源的管理水平。作为人力资源管理的重要组成部分，人事档案管理需要和其同步发展、协调进步，他们之间的关系如鱼和水般，不可分离其一。人力资源管理中需要人事档案承载的相关信息，所谓的人事档案管理，其主要的工作对象和业务范围就是人的信息，而承载人信息的主要载体为档案，他们或输出、输入信息，服务于人力资源的开发。企业人事档案管理的科学性是保障人力资源管理科学性的前提，从而提升企业的核心竞争力。

二、完善人事档案管理，为现代人力资源管理服务

（一）优化人事档案管理制度。就人事档案管理而言，应该立足新的历史时期，主动适应新形势，做出适当的改革，以便于建设出符合实际情况和时代特点的人事档案管理制度和方式，把人事档案管理工作向制度化、法律化的方向引导。建立健全档案材料的传递、登记等制度，对人事进行动态化的管理和考核，一旦发现人事管理工作出现丢失，要及时地补救，时刻保障档案资料的完整性。同时，我们要重视人事档案内容的真实性，具有鉴别真伪的能力，保障人事部门对其认识、了解的正确性、真实性。

（二）建立人事档案现代化信息管理系统。人事档案现代化信息管理系统是以员工的个人人事信息为基础，以现代化信息手段为依托的互联网系统，在微机终端和互联网相连接，从而用微机检索和互联网查询信息，对档案信息也可以及时的更新。其一，建立健全人事档案数据库，动态化管理人事档案。其二，局域网之间的连接，网络化管理人事档案，保障工作人员根据自己的工作和需求，可以随时的调阅档案资料，高效率地利用信息。

（三）提升档案管理人员的综合素质。从整体上提高人事档案管理人员的素质是做好人事档案管理工作的基础。从事档案管理工作的人员不仅政治素质高，而且需要有较高的纪律意识以及职业道德，因此这就要求我们要强化建设人事档案人员的思想和业务，让人事档案管理人员的知识领域更宽，保障可以在新的时代背景下适应人事档案管理工作。不仅如此，强化档案管理人员的服务意识，让其积极、主动地和各部门交流、合作，保障各部门和人事部门能够及时地获取所需的信息，以便于更好地服务于企业的发展和进步，让决策者获取第一手的人事动态资料，便于人事的调整，真正发挥人才的作用。

三、结束语

总而言之，人事档案对企业、事业单位而言具有重要的作用，扮演着不可替代的角色。作为从事企业人事档案管理工作的人，我们要有使命意识，明白这项工作的重要意义，同时要不断完善自我。

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