Word中“邮件合并”功能及应用

张红波

摘 要： 在日常工作中，打印荣誉证书、工资条、成绩单等这些琐碎的任务，耗费的精力大，时间长，利用Word中的“邮件合并”功能可以快速有效地批量处理数据，生成打印用的word文档，大大提高工作效率和准确度。

关键词： Word“邮件合并” 批量处理 数据 效率 准确度

一、Word中“邮件合并”功能介绍

邮件合并：在Office中，先建立两个文档：一个Word包括所有文件共有内容的主文档和一个包括变化信息的数据源EXCEL工作表，然后使用合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件，用户可以保存为Word文档，可以打印出来。

本文以荣誉证书的批量打印为例，介绍邮件合并功能的运用。

二、设计荣誉证书模板的主文档

第一步：新建一个word文档，将页面调整为横向，然后根据证书的实际尺寸调整页边距。

第二步：输入证书基本内容，按要求进行格式设置。如图1所示：

第三步：打印一份查看比对与证书原件，根据需要进行调整，接近一致时，命名为“荣誉证书模板.doc”，进行保存。

三、制作获得荣誉的信息表

利用excel 2003软件将获得荣誉的人员姓名及荣誉称号相关内容输入工作表当中，命名为“某年度荣誉信息表.xls”，进行保存。需要注意的是在录入信息时必须保证第一行是字段名，数据行中间不能有空行。

四、导入数据源，制作打印

第一步：打开文档“荣誉证书模板.doc”，选择“视图”菜单，将“工具栏”中的“邮件合并”选中，这时在word工作区上面将出现“邮件合并”工具栏。

第二步：在“邮件合并”工具栏中点击“打开数据源”按钮，选择做好的“某年度荣誉信息表.xls”并打开。

第三步：在默认状态下点击“确定”按钮。

第四步：在“邮件合并”工具栏点击“插入域”按钮，将excel工作表中的“姓名”及“荣誉称号”数据分别插入到证书相应的位置。

第五步：为了美观且突出显示，将姓名、荣誉称号字段进行格式设置，这里将这两项设置为“华文行楷”字体，加粗。

第六步：将光标定位在“姓名”之后，在“邮件合并”工具栏中点击“插入word域”按钮，在下拉列表中选择“下一记录条件”，

第七步：在“邮件合并”中工具栏中点击“合并到新文档”按钮，选择“全部”并点击“确定”按钮，word生成“字母1”文档，进行保存。这时候，全部获得荣誉的人员证书自动生成，如图2所示：

第八步：在安装有打印机的电脑上选择“打印”，即完成打印，从而高效、准确地完成任务。

五、批量插入照片

新生入学时需要佩戴胸卡，除了显示学生的基本信息外，还需要显示打印出学生的本人照片，这时候同样也要用到“邮件合并”这个应用。与上述有些不同，具体方法如下：

（一）照片的采集和编辑。

照片格式：jpg，大小：10-20KB为好，照片名称要求与学生姓名一致，不能出现同音字和形近字，将制作好的照片、数据源、word模板放到同一文件夹中。

（二）制作插入图片模板文档和学生基本信息表，方法同上。

（三）导入数据源、制作打印同“四、导入数据源，制作打印”部分的前六步一样。

（四）批量导入照片。

1.将光标定位在要放置照片的位置，然后单击菜单栏的“插入”菜单/”域”命令，打开“域”命令对话框，选择includepicture，在文件名域输入“2014”，单击“确定”按钮。

2.按组合键“Alt+F9”，选定“2014”，单击“邮件合并”工具栏中的“插入域”按钮。在“输入合并域”对话框中，选择“照片”，单击“插入”按钮，最后单击“关闭”按钮。

3.按组合键“Alt+F9”，选择单击“合并到新文档”按钮，生成批量学生胸卡打印信息表，按组合键“Alt+F9”，选择点击“文件”菜单/“打印”命令，完成。如图3所示：

注意：当新生成的文档中没有显示照片时，可以按组合键“ctrl+A”全选，按F9键刷新，若还没有显示，则直接将生成的文档保存，重新打开，全选，按F9刷新。

五、结语

本文以实例的形式绍了利用Word中邮件合并强大的功能，实现了文字等数据元素的批量插入，操作简单，易用性强。

参考文献：

[1]何克抗，李克东.信息技术应用基础[Z].北京：北京师范大学出版社，2005：95-99.

[2]姚毓才，孙亮.计算机应用[Z].北京：北京师范大学出版社，2014：139-144.