实现档案统计信息化的途径

牛熙源

摘 要： 本文介绍了档案统计及其信息化的含义、内容和基本流程，提出了档案统计工作信息化的思路、作用和实现途径；重点介绍了档案统计信息化模块的设计思路、流程、程序开发和效果分析，为档案管理工作整体信息化提供技术支持。

关键词：档案统计 信息化 程序设计

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）11（b）-0000-00

1档案统计概述

1.1 档案统计的内容

档案统计是指运用多种多样的统计技术和方法，通过图、表、册以及数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势的工作过程[1]。它是了解、认识和掌握档案工作总体情况的重要手段，是揭示档案工作有关情况及其发展规律的一项重要工作。

档案统计包括以下几个方面，一是档案利用的统计，是指一种对各种类型档案被各机关、各项工作利用的统计，主要包括各类档案的查阅、借阅、复制利用等项目；二是进行档案工作的统计，即对保管、编研、二次开发、数字化等业务工作情况的统计；三是进行档案统计分析，对重要的统计报表的情况分析。主要包括：档案统计年报、全年档案抢救统计表等。

1.2 档案统计信息化及优势

档案统计信息化是指在新型的档案统计方法的指引下，运用先进的信息技术，对需要进行统计的档案信息进行分类、编辑、整理、统计、打印和利用分析的新型档案统计方式。

档案统计对档案综合利用工作具有重要的意义，首先使得档案统计工作化繁为简，提高档案统计效率；其次能够使统计数据更加准确，更为直观的反映档案利用情况；三使移交档案统计报表变得更加安全、方便和快捷；四可增加档案统计工作的灵活性，轻松应对越来越多样化的档案统计工作；第五为整个档案管理工作的数字化与信息化提供智力支持、技术支撑和设备保障。

2 档案统计信息化的设计与实现

2.1档案统计模块的发展前景

以往的档案管理系统一般注重收集、借阅、归档、整理等功能，只能进行最基本的数量统计，弱化统计功能，这样显然无法满足档案统计、档案利用工作的需要[2]。档案统计信息化促使档案管理部门淘汰传统的统计方式，细化统计分类、强化统计分析、提高工作效率，以适应新形式的要求。因此优化升级档案统计模块并挂接到档案管理系统中，可提高档案管理系统作用，使之更好地服务社会。

2.2 档案统计模块的设计

档案统计模块应设置档案利用统计模块、档案业务工作统计模块、档案统计分析模块。整个档案统计模块由18个子功能组成，并能对需要上交的统计报告、统计报表等进行打印。

1、档案利用统计模块设计

档案利用统计模块可以分为3个子功能：

（1）查阅档案情况统计功能：建立各种类型的档案查阅记录表，对表中的查阅人数、单位、档案卷号、数量等字段进行记录，分季度进行统计，年末汇总成整年的查阅记录情况表。

（2）复制利用档案统计功能：在后台建立档案利用信息记录表，对档案利用的情况和借阅人的情况进行录入，然后根据记录打印成档案资料利用三联单，发给所利用的单位或个人。对表中记录的扫描复印的纸质档案文件数量、电子档案文件数量、纸质图件数量、电子图件数量等字段进行统计，生成某个时间段内整体档案利用情况。

（3）借阅档案统计功能：调用档案管理数据库中的借阅档案信息管理表，对表中借阅的档案名称、档案数量等字段进行统计，生成全年的借阅档案信息表。

2、档案业务工作统计模块设计

档案业务工作统计模块可以分为10个子功能：

（1）档案保护情况统计功能：在后台数据库建立档案保护信息表，对出现了：破损、字迹不清、缺失、褪色、腐烂等情况的档案进行保护的情况录入登记，生成某个时间段内所有需要保护的档案目录清单。对整个清单进行汇总统计，生成档案抢救统计表。

（2）档案数字化工作情况统计功能：在数据库中建立档案数字化工作进度表，对工作日内档案数字化工作的进展情况，整体质量等进行记录，年末汇总成档案数字化工作总表，最终汇入统计年报。

（3）档案编研成果统计功能：调用档案编研信息表，对某一时间段内档案编研工作产生的的档案文集、大事记等编研成果的数量、内容等基本情况进行统计，汇总成全年档案编研信息表，加入统计年报中。

（4）档案二次开发信息统计功能：调用档案开发信息管理表，对有价值的档案进行开发利用产生的新的档案成果情况进行信息录入，然后在年底对本年开发的档案的数量及其成果进行汇总。

（5）档案统计年报功能：将一年内所有利用档案的情况的汇总报告，加上整个馆藏的档案情况和档案馆（室）的基本情况整理到一起，向上级有关档案行政管理部门汇交[4]。

（6）汇交档案情况统计功能：调用汇交档案信息表，对汇交的档案的编号、名称、类型、格式、数量、汇交日期等字段进行分类小计，生成某个时间段内所有汇交的档案目录清单。年末对整个汇交清单进行汇总统计，生成全年汇交档案总表。

（7）销毁档案数量统计功能：在后台数据库建立销毁档案管理表，对需要销毁的档案的编号、名称、类型、数量等字段进行录入登记，生成某个时间段内销毁的档案目录清单。对整个清单进行汇总统计，生成销毁档案统计表。

（8）归还档案统计功能：调出档案管理数据库中的档案归还信息管理表，对表中已归还的档案名称、档案数量、尚未归还的档案名称、档案数量等字段进行统计。

（9）档案机构及人员情况统计功能：建立档案机构信息记录表，对本年内档案机构及其内部人员的基本情况进行统计，最终汇入统计年报中。

（10）馆藏档案统计功能：建立馆藏档案记录表，统计本年内馆藏档案的1情况，包括：全宗数、档案案卷总数、档案件次总数、档案排架长度等，最终汇入统计年报中。

3、档案统计分析模块设计

档案统计分析模块分为5个子功能：

（1）档案利用统计分析：分析复制、借阅出去的档案是否产生了经济和社会效益，依此得出档案的真正利用效率，并为在今后如何增强档案的利用率的问题上提供解决方案[3]。

（2）档案统计年报的分析：对档案部门一年内的整体情况进行分析，制定下一年的工作目标。

（3）档案保护统计分析：通过对档案进行保护工作的统计进行分析，得出档案完整性遭到破坏的原因，研究加强档案保护的措施。

（4）档案编研开发统计分析：对被编研、开发过的档案数量、类型等的统计进行分析，可以大致得出整个档案馆（室）所藏档案的开发利用价值。

（5）档案数字化工作统计分析：对档案数字化工作的统计分析，可以反映出档案馆（室）的数字化建设进程，可为数字化档案馆（室）建设提供智力支撑。

2.3档案统计模块的实现

按照结构化程序设计 “自顶向下，逐步求精”的设计理念对档案统计模块中的18个功能进行分类，最终设计出档案统计模块的组织功能结构图，如图2-1所示。

2.4档案统计模块在系统数据库中的设计

根据对档案统计模块组织结构图的分析，需要在档案管理系统数据库中建立8个表单。一是档案查阅情况统计表（见表2-1），二是档案利用情况统计表，三是档案保护情况统计表，四是档案数字化进度统计表，五是销毁档案统计表，六是档案机构基本情况统计表，七是馆藏档案统计表，八是档案编研与开发统计表。

表2-1 档案查阅情况统计表

年份

日期

文字档案（册）

图件档案（张）

照片档案（张）

视频档案（辑）

其它档案数量

查阅人次（次）

查阅单位

查阅档案卷数

2015

5.15

22

36

8

9

2

3

某公司

11

2015

11.19

30

120

20

8

60

5

房管局

21

总 计

52

156

28

17

62

8

32

2.5接口设计要求

在设计档案统计功能模块过程中应该设计出与其他外部设备相联系的硬件接口，包括打印机、光盘刻录机、服务器等。

在设计系统框架和编写程序代码过程中应注意与后台系统数据库的紧密融合，合理设计数据库软件接口。

在设计系统框架和编写程序代码过程中还应注意与Word、Excel等办公软件和Nero Express光盘刻录软件等应用软件的融合，合理设计应用软件接口。这样在系统中可直接调用出Word、Excel等程序，对相关的统计数据进行编辑和整理，生成专门的统计报告、统计报表并进行打印。

3 结论

信息化的时代要求实现档案管理的信息化[5]，档案统计信息化是对传统统计方式的继承和发展，档案统计信息化的实现可准确统计档案信息，提高工作效率，减轻劳动强度，为档案管理的科学规划、档案资料的研究利用提供基础资料，为档案管理工作提供更多的技术支持[6]，还有利于档案管理人员专业水平的提升，更有利于实现档案资料的社会和经济效益。

参考文献

[1] 许歆懿.“卷”不宜作档案统计的单位[J]. 中国档案. 2000（06）

[2] 许爱香.试述档案统计工作存在的问题与对策[J]. 山西统计. 2002（08）

[3] 李海英.档案利用数量分析[J]. 北京档案. 2005（10）

[4] 费蕾.关于档案事业统计年报制度的建议[J]. 山东档案. 2005（03）

[5] 李小飞.浅议高校档案统计工作[J]. 云南档案. 2011（01）

[6]王振云.浅议档案统计工作[J]. 统计与管理. 2013（03）