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论企业的集中采购管理

2016-05-24徐学治

现代经济信息 2016年10期
关键词:集中采购信息化平台业务流程

徐学治

摘要:集中采购是采购活动的发展方向,企业建立的一个完整的集中采购管理制度,完善采购流程,实现信息共享,保证供应商的质量,是提高企业采购效率,降低各项成本的一个有效途径。

关键词:集中采购;信息化平台;业务流程

中图分类号:F253.2 文献识别码:A 文章编号:1001-828X(2016)010-0000-01

目前,各行业市场竞争越发的激烈,各企业的利润空间愈发的变小。如果企业要想在如此激烈的市场中生存下去,企业一方面注重产品和市场开发的同时,另一方面还要加强自身企业内部的精细化管理,向成本要效益,降低采购成本。采购不仅为企业的正常运行提供了所需的原材料以及各项服务,同时也为企业提高市场竞争力,提高产品直流,降低单位成本起到了积极的作用,所以,物资采购企业精细化管理中至关重要的环节。

一、采购和集中采购的含义

采购,是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源, 以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。采购,既是一个商流过程,也是一个物流过程。采购的基本作用,就是将资源从资源市场的供应者手中转移到用户手 中的过程。在这个过程中,一是要实现将资源的物质实体从供应商手中转移到用户手中。前者是一个商流过程,主要通过商品交易、等价交换来实现商品所有权的转 移。后者是一个物流过程,主要通过运输、储存、包装、装卸、流通加工等手段来实现商品空间位置和时间位置的完整结合,缺一不可。只有这两个方面都完全实现了,采购过程才算完成。集中采购是指将集中采购目录内的货物、工程、服务集中进行采购。目的是使同一企业内部或同一企业集团内部的采购管理集中化,达到通过对同一类材料进行集中化采购来降低采购成本的目的。

二、集中采购管理的建议

1.完善采购业务流程

集团公司的采购业务流程是集中采购工作的基础,只有制定明确的业务流程,从采购计划提出的部门一直到审计部门,流程不能繁琐,还要能够保证采购工作的透明性,以防止内部人员变成公司的蛀虫。针对不完善的业务流程,优化流程需要做到以下几点:一是简化流程的审批手续,使集中采购工作能够快速高效进行;二是保证流程内的各审批部门的职能,流程内的各个部门可以收到其他部门的监督,保证采购工作的公平性;三是增加紧急物资的采购功能,已保证公司有突发事件发生时,可以走紧急采购的渠道和对应的流程,以便保证公司能够正常稳定运行。

2.构建信息化平台

许多集团公司内部出现物资、备品备件成为长期的库存积压,甚至出现其他公司采购相同下属公司库存积压同类物资的情况,造成了集团公司流动资金被大量占用、库存成本增加的不利情况,直接导致产品的成本上升。没有做到资源整合和共享。针对信息管理不足的问题,可以通过以下几点改善:一是通过公司内部网站或者OA、ERP等企业内部的电子商务软件,实行采购、库存、费用等信息资源共享;二是建立修旧利废的奖励机制,调动人员的主观能动性,自动的降低各项库存。三是定期公布库存物资的详细信息,保证信息的时效性。

3.对供应商统一管理

供应商的选择是采购的第一要素,所以要做好供应商的准入和评选工作,采购人员以及审计人员在供应商入网前,要对其各项资质、信誉以及实力都要进行严格的评审。供应商选择的优劣,将直接影响公司集中采购物资的成本、质量以及效率。因此,一旦确定后,就要与其保持一个长期的战略合作伙伴关系。采购部门还要对供应商进行动态管理,要将同类商品的供应商保持在一个合理的数量,同时还要促进供应商直接有竞争,这样可以帮助公司得到高质量的物资,也可以得到便捷优质廉价的售后服务,同时还可以达到降本增效的目的。于此同时,还要让供应商了解到集团公司的需要,以便供应商提供更有针对性的产品和服务。针对上述目标,需要做到以下几点:一是提高供应商的准入门槛,防止以次充好的情况发生;二是保持供应商在一个合理的数量,使更多有实力的供应商之间产生两性的竞争,招标公式尽可能的广,使公司得到采购效益最大化;三是成立专门的人员,定期对供应商的资质以及实力进行定期考察评估,阶段行淘汰更换;四是与供应商之间形成优良的产品反馈系统,共同优化所购物资的质量及服务,实现共同发展的目的;

4.加强内部管理控制

对于集团公司来说,针对其下属的各个子公司要根据其实际情况的不同,来实行分级采购的和集中采购混合实施的采购管理模式,也就是说集中采购主要指集团公司集中采购各子公司通用品类,子公司集中采购其下面部门所需要的物资。而集团公司与子公司之间则是分级采购。这样企业内部各单位达成统一的共识,建立完善集团公司集中采购的管理制度,建立一套健全的集中采购管理体系。同时要做到以下三点:一是建立集团公司唯一、统一的物资采购部门,既集团采购中心,实行集团公司对集团以及下属子公司所需物资的进行集中采购;二是必须强化集中采购的过程中的外购审批制度,防止多报、乱报,增加集团的资金压力;三是加强对集团采购制度的管理,维护整个企业的利益。

三、结语

在公司整个运营的活动中,最主要的也是最基本的环节就是采购活动。而集中采购也是采购工作的发展方向与趋势。只有梳理好采购的流程、建立一套健全的采购管理体系、选择好的供应商,最后还要保证物资的库存数量降到最低,才能够从采购中要效益,进而降低整体的产品成本,提示企业在市场上的竞争力。

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