浅析办公室档案管理的可持续发展策略

程然

摘 要：办公室档案管理是指对办公室内产生或收到的各种形式的档案材料进行的管理。办公室档案管理对于企事业单位的正常运营和发展都有着重要的意义。对于人力资源和社会保障局这样重要的单位，办公室档案管理也同样具有重要的意义。随着信息化时代的到来，办公室档案管理也需要因时制宜，跟紧信息化时代的脚步。文章主要针对办公室档案管理工作中存在的常见的问题，结合目前信息化的要求，就如何改进办公室档案管理工作，实现办公室档案管理的可持续发展提出相应的建议和意见。

关键词：办公室档案管理；可持续发展；信息化

随着市场经济的不断发展和科技的不断进步，办公室档案管理工作在企事业单位中的重要性也日益突出。办公室档案管理工作是企事业单位日常管理工作的重要组成部分，它在为企事业单位的日常运营提供有效的服务支持的同时，也为企事业日常运营风险的规避起到了不可忽视的作用。因此，办公室档案管理工作的重要性越来越受到重视。

1 办公室档案管理工作中常见的问题

虽然近年来办公室档案管理工作比以前有了较大的发展和进步，无论从办公效率、工作流程还是工作成果层面都取得了较大的进步，为企事业单位的发展提供了有效的支持。但是我们不能忽视，办公室档案管理工作中还存在许多的问题，主要表现在一下几个方面：

1.1 办公室档案管理工作没有受到应有的重视

由于受到历史、环境以及片面追求经济效益等因素的影响，办公室档案管理工作没有受到应有的重视。在许多企事业单位，甚至人力资源和社会保障工作部门，都认为办公室档案管理工作比较简单，工作量比较小，无需投入太多的人力、物力和财力。因而导致了全员对办公室档案管理工作都不重视，造成了许多重要的办公室档案丢失或者毁损，给企事业单位造成了重大的甚至不可弥补的损失。此外，由于办公室档案管理工作受不到重视，办公室档案管理人员的工作积极性不高，薪酬水平不高，福利待遇落后，人员流动也非常的频繁。这就造成了办公室档案管理工作的恶性循环。

1.2 办公室档案管理工作方法落后，形式单一，不符合市场经济与信息化的要求

由于办公室档案管理工作没有得到应有的重视，目前许多办公室的档案管理工作的工作方法还比较落后，可能仅仅靠一本纸质的台账作为档案查询的依据。更不用谈对档案进行分类管理以及进行进一步的数据整合、分析等工作。办公室档案管理的形式也比较单一，总是仅限于备案供查询的目的。这些情况都明显不符合市场经济形式下，对于信息的流通便捷、准确、有效等多方面的需求，甚至不符合社会主流的应用技术的标准。

1.3 办公室档案不能发挥其应有的作用

由于对办公室档案管理工作的不重视和工作方法的落后等诸多因素的影响，办公室档案往往很难发挥其应有的作用，造成企事业单位的相关部门在作出相关决策之时不能在办公室档案中找到必要的依据作为参考或者支撑。

1.4 办公室档案的流转程序存在纰漏，在交接过程中出现灭失的情况较为严重

受工作流程制度调整以及企事业单位内、外部合并等多种原因的影响，办公室档案在企事业单位的内部或者单位之间出现了流转。而正是由于办公室档案流转的程序等方面存在一定的纰漏，导致了许多办公室档案出现了灭失等情况。这些都影响了办公室档案的真实与完整，对后续的办公室档案工作造成了不良的影响。

2 改进办公室档案管理工作，实现办公室档案管理工作的可持续发展

随着信息化与无纸化办公的发展，企事业单位对于办公室档案的需求日益增加，改进办公室档案管理工作，实现办公室档案管理工作的可持续发展，也就迫在眉睫。

2.1 加强对办公室档案管理工作的重视

加强对办公室档案管理工作的重视，是实现办公室档案管理工作可持续发展的重要前提。只有主观上对办公室档案管理工作的性质、地位和作用有了必要的认识，才能真正推进办公室档案管理工作的改进和可持续发展，使办公室档案管理工作符合企事业单位可持续发展的要求。

2.2 改进办公室档案管理工作的方法，引进符合市场标准的辅助设备，提高办公室档案管理工作的效率

改进办公室档案管理工作的方法，一方面要结合本企事业单位或本部门的自身情况，另一方面也要借鉴其他企事业单位或者部门的成功经验，真正的在档案收集、管理、使用、分析等方面实现办公室档案应有的作用。同时，还要适当提高对于办公室档案管理辅助设备的采购预算，提高办公室档案管理工作的工作效率，采用信息化手段与传统档案管理手段结合的方式加强对办公室档案的管理，让以往可能耗费十分钟的工作在一分钟内就可以完成。

2.3 聘用专门的档案管理人员开展办公室档案管理工作

先进的方法和工具在办公室档案管理工作中固然重要，但是更为重要的就是需要有合适的人来实施这项工作。引进具备一定档案管理知识技能的人员负责对办公室档案进行管理，必然可以提高办公室档案管理工作的效率，为企事业单位的发展提供更为快捷、有效的支持。

2.4 规范办公室档案流转的制度与流程，保证办公室档案的安全

一方面，要建立健全制度，对于办公室档案的外借、转移等流转过程进行规范的管理、登记和备份，确保办公室档案不灭失，不毁损。另一方面，在采用电脑等设备进行办公室档案管理工作时，还要注意对办公室档案做好保密工作，对办公设备做好防病毒工作，以免造成企事业单位的不必要的损失。

3 结语

综上，要改进办公室档案管理工作，实现办公室档案管理工作的可持续发展，是一项艰苦而又长期的工作，需要各个企事业单位、各个部门的重视与配合。当然，具体到每一例个案中，采用何种方式实现办公室档案管理工作的可持续发展，还要因时制宜、因事制宜、因地制宜。

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