“互联网+”环境下的档案公共服务策略研究

赵彦昌 陈海霞/辽宁大学历史学院

随着“互联网+”理念的提出和相关实践的不断深入，开展“互联网+”环境下档案公共服务既是大势所趋，也迫在眉睫。它不仅要求用互联网思维看待档案，还要在战略和行动上将二者有机结合起来。

1 “互联网+”环境下档案公共服务SWOT分析

档案公共服务的发展和效果受内外部多种环境的共同作用，既有内部的优势和劣势，也面临外部的机遇与威胁。

1.1 优势（Strength）分析

1.1.1 丰富服务方式

通过多样化的媒介参与拓展档案公共服务。以档案微信、档案微博、档案APP为代表，将最新的档案资讯、馆藏信息、编研产品等进行公布，公众可以自由选择浏览并评论转发，甚至提出个性化的意见和建议。档案信息资源在满足用户需求的同时向多样化、个性化的服务转变，更加关注用户的弹性需求，尽量发布关乎公众切身利益的融文字、图片、音频、视频等为一体的全媒体档案信息，激发公众参与兴趣，培养公众档案意识。档案公共服务从单一的静态库房发展为多维立体的、线上线下的多媒体档案信息平台，服务环境扩大，服务方式也多样化。

1.1.2 扩大受众范围

第一，拓展档案利用者的层级。利用群体从仅仅到馆利用、有着特定需求的用户，扩展到通过媒介获取档案信息的各档案机构、团体、企事业单位和个人，无论专业背景还是利用需求都有了更大范围的拓展。第二，延伸档案信息利用者的需求。如档案学术研究人员对档案信息的需求是长期存在的，可能针对某一具体问题的研究需要大量系统的档案资料，新媒体档案平台长期存在且逐渐完善，符合学术研究型用户的利用需求。

1.1.3 促进信息公平和共享

“互联网+”环境下的档案公共服务，能打破以往异地查档的困境，促进信息获取机会的公平均等，利于档案信息资源的合理配置。部分档案馆微信公众号和网站提供了预约查档和在线查档服务，公众可在线查询开放的档案信息。不同的档案机构相互关注，可以了解彼此档案工作开展的情况和档案公共服务的效果，从而进行一定的交流和借鉴。

1.2 劣势（Weakness）分析

1.2.1 公众信息反馈机制不畅通

信息传播效果的好坏很大程度取决于信息的反馈。当前“互联网+”环境下档案公共服务便捷有效的反馈机制十分缺乏，公民的合理表达渠道不畅通，“导致档案公共服务的信息传播一直处于单向运动的状态，造成消极影响”[1]。据调查，除“福建档案”和“浙江省档案馆”微信公众号回复档案信息咨询外，其余账号均未有任何回复。公众信息反馈机制不畅通，不能使反馈效果作用于新一轮的档案公共服务。

1.2.2 服务成本障碍

媒介化的档案公共服务是一个长期过程，不仅仅是简单的开通，后续的运营推广、维护、修复等都需要一定成本。省级档案馆情况相对较好，但部分市县级档案机构存在资金短缺、无力开展多种媒介共同参与档案公共服务的情况。即使档案部门有能力利用多种新媒体参与档案事务，但之后的媒体化档案公共服务往往也不能达到预期效果，使得档案信息服务的效益不能反哺利用媒介参与档案公共服务的投入。

1.2.3 管理体制缺乏

当前，档案部门开展“互联网+”环境下档案公共服务基本是自发行为，没有统一的标准和规程可供借鉴，没有模板可供参考，也没有制度化的流程进行引导，很可能导致“互联网+”环境下档案公共服务陷入自发化、无序化的困境。缺乏各项指标统一的量化标准，尚未很好地建立日常运行机制、风险控制机制等，是“互联网+”环境下档案公共服务不得不面对的问题和挑战。

1.3 机会（Opportunity）分析

1.3.1 国家层面的支持

近年来，国务院开展公共服务大数据工程建设，并明确表示，要加强数字图书馆、档案馆、博物馆、美术馆、文化馆等公益设施建设，构建文化传播大数据综合服务平台，传播中国文化，为社会提供文化服务[2]；“十三五”规划纲要提出，实施国家大数据战略，依托政府数据统一共享交换平台，加快推进跨部门数据资源共享共用[3]。从实践范围看，国家档案局网站开通了国家开放档案信息资源共享利用系统，公众可以便捷地了解到全国范围内49个省市开放的档案信息资源。

编后：案发当时，当地有媒体报道过此事。本刊编辑约请作者经过采访，将旧事重提，就是为了提醒正值婚龄的年轻人，在谈婚论嫁的时候，不要头脑发热，不顾现实，冲动行事。在高房价的今天，有没有一套婚房已经成了很多岳父母衡量女婿是否有能力、有诚意的标准，但是如果仅仅以此为依据，而忽略准女婿的真心，不顾男方的实力，“逼迫”人家为了目的不择手段，酿成苦果，也确实令人唏嘘。

1.3.2 档案信息技术日益成熟

“互联网+”环境下，档案信息技术发展日益成熟。大数据分析与挖掘技术、可视化技术、智能检索技术、虚拟现实技术、多媒体数据并行化处理技术等在档案公共服务中起着不可替代的作用。这些信息技术不仅能够通过一定的数据分析和处理找出利用和浏览频次较高的档案信息，还可以通过远程教育平台指导档案工作。“湖州档案”等借助易企秀平台，可进行H5页面移动场景应用，依托云展网对于展出的资料提供分享、打印等功能，具有实用性和趣味性。江苏省档案远程教育平台提供了培训课程，学员学习课程并通过测试后，可在线申请岗位证书或打印继续教育证明。

1.4 威胁（Threat）分析

1.4.1 信息安全风险

云计算、大数据和移动网络技术的发展，给信息安全、隐私保护和数字记忆带来了挑战。网络环境的不稳定性和对信息技术的依赖性对档案信息的安全造成很大威胁，可开放档案信息资源的增多，档案互享利用系统的完善，信息泄露、信息被误用、信息篡改的风险也随之而来。“互联网+”环境下档案公共服务依托于网站、微信等信息平台，平台一旦产生技术故障，会在很大程度上影响档案公共服务的效果。

1.4.2 资源整合难度大

“互联网+”、大数据环境下的数据呈几何倍数增长，档案信息资源的整合难度加大。其一，信息的碎片化趋势明显。用户接触到的档案信息大多以碎片化的形式呈现，易造成信息失真和用户理解上的困惑，目前有效的资源整合机制缺失。其二，馆际之间资源整合力不足。随着大数据技术、网络化技术的深入发展，馆际之间的资源共享被越来越多地提及，然而馆际之间资源的整合难度大，实现档案信息资源整合和共享还需不断努力。

2 “互联网+”环境下档案公共服务SWOT策略分析

通过以上对“互联网+”环境下档案公共服务内外部环境的全面分析，现将各个影响因素分布组合，有针对性地提出档案公共服务的发展策略，见表1。

表1 “互联网+”环境下档案公共服务的SWOT矩阵

2.1 增长型（SO）策略

这是“互联网+”环境下档案公共服务最具优势的集合，档案机构应该充分利用内部优势和外部机遇，达到档案公共服务的最优效果。可以从注重服务内容和分析用户需求两方面加以推进。

2.1.1 注重服务内容，提升服务质量

注重内容为王，切实提高服务质量。如漳州档案馆公众号发挥微信基于位置服务的功能，接入百度地图，实现就近查档。“苏州园林档案馆”和“沈阳城建档案馆”微信公众号分别有3D展厅和3D摄影展，展览细节处可以放大，有身临其境之感。同时，利用资源优势发挥档案的文化效益，重点推送和展出饱含人文情怀和区域特色的资源和档案，策划珍档展览，推出文化衍生品等，如“天津市档案”微信公众号深入挖掘天津人文历史与地域魅力，辅之以档案知识，提升档案公共服务的内涵。

2.1.2 分析用户需求，构建用户数据库

档案部门可以在条件允许范围内建立用户的个人档案数据库，利用数据分析技术从总体的档案资源中了解用户浏览利用频次较高的档案信息，再结合著录的用户背景、专业、喜好等，有针对性地通过智能化软件和用户指定的邮箱等为用户推送大致符合用户潜在需求和价值较高的档案信息，为用户提供多元化、个性化的档案公共服务。积极采用新型的大数据档案信息管理技术，根据用户搜索的关键词对用户潜意识里想要搜索的内容提取关键词进行系统提醒[4]，甚至预测未来档案信息资源的热点和利用需求。

2.2 扭转型（WO）策略

2.2.1 加快档案公共服务管理体制的建立

国家层面的支持能够促进“互联网+”环境下档案公共服务管理体制的建立，克服和摆脱网络环境下档案公共服务无序自发性的尴尬境地，促使档案公共服务更加制度化和规范化。“互联网+”环境下的档案公共服务应明确服务目标，尽最大努力满足用户合理化的档案需求，制定规范化的档案公共服务流程，运用高科技人才和技术人才负责档案信息平台的风险研究与维护，提供必要的档案服务经费支持。

2.2.2 对档案需求的增强促使信息反馈机制的畅通

2.3 多元化（ST）战略

2.3.1 保障信息安全

重视互联网与档案跨界融合带来的安全风险，加强完善网络数据共享、利用等的安全管理和技术措施[5]。对于外在的安全隐患，如平台故障、数据被盗、黑客入侵、拒绝服务、信息篡改等，需要档案部门采用先进的信息技术和网络技术、投入人力进行运维管理，努力消除隐患，以有效应对档案数据集聚性与档案利用需求无序性造成的档案泄密风险[6]。内在的用户隐私泄密会导致用户对平台的安全性和可靠性失去信心，档案机构要加强对平台用户个人数据和隐私的保护，从内外两方面有效地保障信息安全。

2.3.2 增强社会效益

利用媒介合理地开展档案公共服务，充分发挥档案存史、资政、育人的作用，增强档案的社会效益，提升档案馆的社会形象。在服务过程中，始终处理好用户需求与资源特色的关系，全方面提升“互联网+”环境下档案公共服务的能力和水平，提升用户对服务情况的满意度，使档案馆能够真正扮演好地方文史馆和特色资源库的角色。

2.4 防御型（WT）战略

2.4.1 整合档案资源，消除信息孤岛

网络环境下信息资源的传送和表达在时间和空间上都呈现出一定的碎片化趋势，易导致信息传播的浅层化和失真。对零散的档案信息资源进行整合，能够减少信息碎片化的弊端，促进档案公共服务的优化。因此，要实现从传统档案观向大档案观的转变，把有利于经济社会发展、文化繁荣、切实与群众相关的档案信息和资源纳入档案公共服务范畴。对档案信息资源的整合首先进行传统档案信息资源的数字化，其次可以通过用户调查等方式了解目标用户的不同需求，以需求为导向进行档案整合；整合中注意采用统一的标准规范，立足本部门，也要加强与其他单位和领域的合作。

2.4.2 多元化合作以降低服务成本

开放生态是“互联网+”的重要特征之一，“互联网+”环境下的档案公共服务也应该以开放的姿态不断发展。如今信息技术日益成熟，馆际间可以充分利用各自优势多元化合作以降低服务成本，如具有隶属机构的几个档案机构联合开发档案APP，分不同的板块分别设置自己的服务项目和功能，在文化资源上进行整合，既有力地扩大了档案APP的适用范围方便推广，也降低了开发维护成本，一举两得。还可与图书馆、博物馆等相近领域合作，如天津地区推出的泰达图书馆档案馆APP，档案服务模块嵌入图书服务模块，功能上互不影响，可谓是“互联网+”环境下档案公共服务的有益尝试。

注释与参考文献：

[1]张东华,黄晓勤.媒介运用对档案公共服务的影响及策略研究[J].档案与建设,2013,(09):8-10.

[2]国务院.促进大数据发展行动纲要[M].北京:人民出版社,2015.19-20.

[3]国家档案局.全国档案事业发展十三五规划纲要[J].中国档案,2016,(05):14-17.

[4]林杰.面向互联网+时代的档案信息公共服务[J].山西档案,2016,(01):42-44.

[5]国务院.国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见[M].北京:人民出版社,2015.31.

[6]赵彦昌.大数据时代档案工作实践与创新研究[M].沈阳:辽宁大学出版社,2016.13.