论民事诉讼中档案证据的运用

崔起凡/宁波大红鹰学院

保存和重现特定事实发生时的信息，具有凭证价值，可以在民事诉讼中发挥证明作用。我国民事证据制度对于档案虽有涉及，但是语焉不详，有必要结合民事证据制度和《档案法》的有关规定予以厘清。

1 档案的证据资格

传统的纸质档案属于书证，而电子档案在证据形式上属于“电子数据”。在2012年新修正的《民事诉讼法》中，电子数据被确定为一种与书证等传统证据并列的独立证据形式。无论哪一种档案，作为证据需要具备客观性、关联性以及合法性。电子档案相比于传统纸质档案更容易被篡改和破坏，且不易察觉。但其证据资格不应被歧视，只要满足相关性、客观性和合法性要求，即可赋予其证据资格。在借鉴联合国国际贸易法委员会《联合国电子商务示范法》的基础上，我国《电子签名法》第7条规定：不得仅仅因为数据电文是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存而拒绝将其作为证据使用。

在民事诉讼实践中，合法性要求是影响证据资格较多的因素，依据《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》（以下简称“民诉法解释”）第106条的规定，对以严重侵害他人合法权益、违反法律禁止性规定或者严重违背公序良俗的方法形成或者获取的证据，不得作为认定案件事实的根据。我国《档案法》第16、17、22、24条规定，禁止擅自提供、抄录、公布属于国家所有的档案，禁止出卖属于国家所有的档案，禁止未经依法批准向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，禁止倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人，通过这些行为取得的档案不能作为证据使用。此外，如果电子档案是通过黑客软件等手段非法侵入档案保管者的电子系统而取得的，则也属于非法证据，在民事诉讼程序中应当予以排除。

2 档案证据的收集

在民事诉讼中，当事人所需要的档案证据，可依法进行查阅、复制和摘录。档案可以分为两种，即已经开放的档案材料和未经开放的档案材料，两种档案的收集方式和程序有所不同。根据《档案法实施办法》第22条的规定, 对于第一种档案，我国公民和组织持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明, 可以进行查阅、复制和摘录；外国人或者外国组织利用中国已开放的档案，须经中国有关主管部门介绍以及保存该档案的档案馆同意。对于未开放的档案，应区分两种情况：其一，对于档案馆保存的未开放的档案，利用时须经保存该档案的档案馆同意，必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意；其二，对于机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构保存且尚未向档案馆移交的档案，利用时须经档案保存单位同意。可见，利用未开放的档案，当事人必须经过档案保存机关或单位甚至是档案行政管理部门的同意。

对于未开放档案的利用，我国《档案法》以及相关行政法规或行政规章都没有明确给出档案保存机关或单位拒绝提供的法定理由，档案保存机关或单位是否同意诉讼当事人的取证请求很大程度上取决于其自由裁量，当事人自行收集档案证据缺乏制度保障。不过，如果当事人被拒绝，这种情况即满足当事人“因客观原因不能自行收集”或者“人民法院认为审理案件需要”的条件，依据《民事诉讼法》第64条第2款规定，人民法院应当出面调取档案证据。不过，如果法院调取的档案证据涉及国家秘密或者商业秘密，档案保管机关或单位是否有义务提供呢？依据我国《民事诉讼法》第68条的规定，对涉及国家秘密、商业秘密的证据应当保密，如需要在法庭出示，不得在公开开庭时出示。这意味着法院调取这些档案证据的权力没有被排除，同时这些档案仍然可以作为证据使用，并非不需要经过质证和认证。

《民事诉讼法》第64条规定，人民法院可以应当事人及其代理人的申请进行调查收集，有关单位和个人不得拒绝。关于证据收集中商业秘密的保护，我国法律也缺乏如何保护的具体规定。

世界上大多数国家都确立了保护国家秘密的“特免权”[1]，即公共利益特免权，它是指因披露相关信息资料会导致公共利益损害而免于作证的权利。对于受此特免权保护的信息，法院应不予采纳，也不应命令有关组织或个人披露。此外，许多国家都规定了证据披露或收集过程中商业秘密保护程序，甚至明确承认“商业秘密特免权”，允许以商业秘密为由拒绝提供证据。这些制度值得我国民事证据制度予以借鉴。

在民事诉讼中，如果档案保存机关或单位是涉诉当事人，并拒绝法院的要求不提供其他当事人所需的档案证据，那么法院有权依法强制其提供，并进行不利推定或罚款。

3 档案证据的证明力认定

3.1 纸质档案的证明力认定

关于档案的证明力，依据《关于民事诉讼证据的若干规定》（以下简称“民事证据规定”）第77条规定，档案的“证明力一般大于其他书证、视听资料和证人证言”。档案具有较强的证明力，这一点在我国民事诉讼实践中得到广泛认可，这项规定中“其他书证”的表述表明“档案”指的是作为书证的纸质档案。尽管电子证据在证据形式存在“书证说”“视听资料说”等其他不同的观点，2012年《民事诉讼法》则明确将其规定为一种独立证据。更重要的是，电子档案与传统纸质档案相比存在特殊性，将两种档案的证明力等同并不合适。

3.2 电子档案的证明力认定

与纸质档案相比，电子档案信息比较容易被篡改或破坏，而且电子档案内容与载体具有可分离性，导致电子档案被传递或更换到其他载体时，存在着被改动而不被觉察的可能性。如果对电子档案进行截收、窃听、删减、剪接等非法操作，一般难以发现或查明，需要特定的计算机测试软件和专业技术人员进行检测，在此过程中还存在系统发生故障或工作人员操作失误的可能性，导致电子档案无法反映真实情况。电子档案的这些特征，使得其在证明力认定上不同于传统档案。

3.2.1 电子档案证明力的认定原则

电子档案的证明力认定应当遵循两个原则。其一，非歧视性原则。在本质上，电子档案与纸质档案同样是具有保存价值的信息记录，随着现代科技快速发展，电子信息被删除、复制、篡改的痕迹通常能够通过技术手段予以追踪并进行分析认定，而且电子技术和设备的内在可靠性进一步增强。其二，自由裁量原则。《电子商务示范法》第9条第2款规定：“对于以数据电文为形式的信息，应给予应有的证据力……”。该规定说明，电子证据需要法官依据具体情况认定相应的证明力。当前，世界上多数国家普遍采用自由心证作为证明力认定的一项规则，法官“自由心证所依据的不再是少数事先已规定好的标准，而是范围更广的关于我们可能会因之改变意见的具体情况的标准。这些标准都具有客观性，包括逻辑和概率标准、自然规律标准、人类行为标准及其他普遍真理标准”[2]。我国民事证据制度采用了自由心证和法定证据相结合的方法，该方法规定了一些具体证据的证明力较强或较弱以及某些证据不能单独作为认定案件事实依据的情况，除此之外，规定法官可以运用逻辑推理和日常生活经验判断证据的证明力。

电子档案与纸质档案存在较大区别，这一点决定了电子档案不能适用民事证据制度中档案证明力优先的规则。此外，关于电子证据，2012年《民事诉讼法》没有采纳“书证说”和“视听资料说”，这也意味着它排除了电子档案适用“民事证据规定”第69条以及第77条关于书证和视听资料证明力的相关规定。因此，电子档案的证明力需要通过法官行使自由裁量权认定。

3.2.2 电子档案证明力的认定方法

《电子商务示范法》明确规定了认定电子证据证明力的考虑因素。该法第9条第2款规定：“……在评估一项数据电文的证据力时，应考虑到生成、储存或传递该数据电文的办法的可靠性，保持信息完整性的办法的可靠性，用以鉴别发端人的办法，以及任何其他相关因素。”加拿大《统一电子证据规则》、南非《计算机证据法》也有类似规定。这些规定对电子档案证明力的认定主要考虑其可靠性、完整性。

电子文件本身的完整性是构成电子文件“原件”的要素。《电子商务示范法》第8条指出，判断完整性的标准是：除加上背书及在通常传递、存储和显示中所发生的任何变动以外， 有关信息是否保持完整和未经改变。关于完整性认定的国外立法可供我国相关立法和司法部门借鉴，比如，《加拿大统一电子证据法》第5条采用推定的方式来认定电子证据所依赖系统的完整性：其一，通过电子文件所依赖系统的正常运行推定其完整性；其二，根据电子文件由对其不利一方当事人所保存推定系统的完整性；其三，根据电子文件由第三方在正常业务活动中形成并保存推定系统的完整性。这三种推定方法都是立法者考虑了电子系统的实际运行环境并结合传统证据法理论而创制的，是相对简单又可行的电子证据认定方法。

电子文件的可靠性主要包括两个方面：其一，电子文件从生成、传递、存贮到收集各环节的可靠性；其二，识别电子文件发端人办法的可靠性等。前者的认定主要看程序、规程以及方法方面是否规范、科学、可靠，以及是否遵循了相关法律规定；后者的认定主要看发送或生成该电子文件或予以存贮的人，识别电子文件发端人的办法一般有智能卡、口令、生物识别技术、数字签名技术等，其中以非对称加密技术为基础的数字签名方法最为可靠[3]。

对电子档案的可靠性和完整性进行认定有赖于该领域的技术专家，后者可以运用专业知识、技术或仪器设备检测电子文件，检测内容包括信息的可靠、完整以及文件载体性能。这样，使用司法鉴定或专家证人对于法官认定事实是十分必要的。

4 档案证明力的制度保障

“民事证据规定”第77条赋予传统纸质档案优先的证明力，其原因在于，与其他证据形式相比，它具有较强的规范性、稳定性以及完整性等特征。不同于传统纸质档案，电子档案的证明力保障常常是技术问题和管理问题，而电子档案的技术标准和管理需要制度化。2005年我国开始实施《电子签名法》，该法明确规定了判断数据电文的原件形式要求、保存要求、真实性的条件和标准，以及判断电子签名可靠性的标准和要求，同时规定了相关机构对电子签名进行认证的条件和程序。该法对认定和保障电子证据的证明力提供了一定的制度基础，但还需要加强电子档案技术规范和管理规范的立法工作。

长期以来，我国电子档案管理普遍存在一些问题，比如管理体制不顺、安全保护措施不力、电子档案流失严重，而且对于直接关系到电子档案完整性、可靠性的元数据[4]缺乏有效管理，影响电子档案发挥证明力。在这种背景下，2009年我国出台了《电子文件管理暂行办法》（以下简称“办法”）。从整体原则上，“办法”要求对电子文件工作实行统筹规划、建立统一的管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理和全过程管理，制定统一标准和规范并对电子文件实行规范化管理，同时采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息的安全。在具体管理上，“办法”对电子文件形成和办理环节、信息交换和存储环节、归档和移交环节、保管环节都提出了具体要求。另外，“办法”明确规定责任制度，对于违反相关义务的情况，应由负责电子文件管理的部门责令限期整改；对于情节严重的，应对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法处分，包括进行刑事处罚。

虽然“办法”的出台和落实有利于强化对电子档案证明力的保障，但它只是政策性的宏观要求，其立法目的的实现，需要制定大量具体的配套管理规范和技术标准。如，在管理规范方面，需要制定《电子文件归档管理办法》《电子文件交换要求》《电子文件归档与管理规范》等；在技术标准方面，需要制定《电子文件元数据标准》《电子文件存储和交换格式》《电子文件迁移、恢复与备份技术规范》《电子文件保管技术条件规范》《电子文件管理安全防护系统要求》《电子文件管理系统运行维护规范》等等。通过完善立法，民事诉讼中电子档案的证明力方可得到有力保障。

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注释与参考文献：

[1]特免权（privilege）是指被法律认可的拒绝向法庭证据的权利，包括阻止他人披露该证据的权利。

[2]乔纳森·科恩.证明的自由[J].何家弘译.外国法译评.1997(03):7.

[3]王绍侠.电子文件产生证据效力的困难及其对管理的启示[J].档案学研究,2003(01):56-57.

[4]元数据是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。