浅析如何做好煤矿建设项目档案管理工作

安艳芳

【摘要】建设项目档案资料管理工作是建筑工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接影响到建筑工程的质量，甚至会影响到企业的经济效益。本文主要对建设工程档案的规范化和完整性进行系统、分层地分析，掌握档案管理的具体措施，以及对建设工程档案管理今后的工作有着鞭策和促进的作用。

【关键词】项目档案；管理；规范

一、建设项目档案的重要性

根据国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，建设项目管理在全国上上下下都得到了足够的重视，各单位建设项目管理部门历年来也积累了不少建设项目管理的先进经验，近年来，集团公司积极响应国家的要求和规定，对整合矿井的验收及项目档案管理方面有了更规范合理的要求。2015年我处参与了对集团公司麻家梁煤矿建设项目档案整理、整改备验过程，同年12月顺利通过验收，做为一名科技档案管理者，笔者切身体会到了项目档案收集、整理的规范性和重要性，在此简单就麻矿档案工作谈一下如何做好项目档案管理工作。

二、项目档案管理方面

（一）各级领导要高度重视建设项目档案工作。工程建设是百年大计，工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任制，不定期进行考核并制定奖惩制度。成立项目档案工作领导小组，明确每人的工作职责，建立健全项目档案工作各项规章制度。确保交接手续要规范，资料收集齐全、完整。

（二）定期召开建设项目档案工作会议。俗话说“没有规矩，难成方圆”。建设项目由于规模大、工期长、形成资料多，特别是由于参与的单位和环节较多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或建设项目管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，加强和完善有关的管理制度建设，就成为对此工作顺利开展和进行的根本保障。坚持执行“四同步”制度。即：企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作。

（三）档案部门必须参加竣工验收。审阅工程档案是竣工验收的必要环节，档案部门参加竣工验收，是保证工程档案资料质量的关键。可是就现实工作中档案部门在工程档案验收工作中或多或少不被重视，几次下矿指导询问类似工作，负责档案部门的人员有的竟然不知道这项工作，所以笔者在这里也要提到这是我们档案工作者的权益和工作职责，还需对此情况做以上重点要求，要把这项工作的重点放在档案初验阶段，各项归档材料要真正地做到图实一致。

（四）集中统一管理工作落实到人。项目档案保存在建设单位的上级单位、业务往来单位以及本单位的各职能部门中。例：采煤机的招投标文件存在同煤机电处；报关文件在外经贸公司；联合试运转的请求及方案保存在证件办；试运转期间通风、瓦斯、粉尘检测记录、操作规程分别保存在技术部、电科；矿井、矿区测量图中的原始记录、计算书、台账、工业广场平面图等重要资料保存在地测科等。

三、归档文件的规范性、完整性

（一）前期文件中的采矿权办理过程中相关文件、投资计划、建设报表都必须严格控制，及时归档，工程地质勘察资料中的监理、设计、勘察、建设单位质量评估报告、预算书、决算书及建设工程中产生的配套竣工图纸及时对号归档，如有变更应由档案部门及时提供变更明细。如：安装工程中井架基础承台混凝土试块制作组数、制作日期，实验报告与施工日志提供的要相符，矿建工程施工单位工程质量保证体系表必须是实际进行监理工作的名单。

（二）档案整理的规范性。首先按照归档范围全部收集并进行预立卷，根据实际情况确立整理方法。组卷要求科学合理，卷内文件要按时间和不同阶段采用不同的分类方法组卷，条理清晰，排列有序，综合文件要根据开工报告、施工组织设计、方案、图纸会审及技术交底、设计变更、交工验收及工程总结以单位工程为单位集中组卷，如：初设批复与初设评审意见等相同材料分开组卷；部分需要以“件”整理并装订的，要分清卷、件概念，施工日志与隐蔽工程记录不可全并组卷。案卷题名的拟定要概括清楚，否则不利于检索，卷内目录一定要填写规范，卷内文件的页号以整卷为单位大流水形成编写，不装订的卷，卷内文件页号以件为单位编写。文字材料可采用整卷装订与单份文件装订为两种形式，图纸可不装订但同一项目应统一。卷内不得有金属物，单位文件装订时应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章，档号章内容有档号和序号。

2016年是“十三五”开局之年，档案工作有许多新的标准需要贯彻实施，面对同煤集团公司新形势，我们要提升档案意识，以调试的责任感和使命感，创新工作，扎实工作，为企业发展存凭、留史，为同煤的档案工作多作贡献。

【参考文献】

[1]刘家真.电子文件管理理论与实践[M].科学出版社，2003年版.

[2]其木格，其其格.浅谈对档案的认识[J].内蒙占石油化工，2000（3）.

[3]国家档案局、国家发改委.国家重大建设项目验收办法（档发〔2006〕2号）.