基层水文部门办公室管理工作中常见的问题及对策

张翠红

【摘要】本文对基层水文部门办公室常见问题进行分析，并提出实现办公室管理制度化、程序化、信息化；建立合理的办公室人员结构，明确职责；加强文字功底，注重文档管理人员的培训；抓好综合协调，确保内部管理有序规范4条对策。

【关键词】基层水文；办公室管理问题；对策

水文工作是关系国民经济和社会发展的基础性公益事业，是水利基础产业一项重要的基础和前期工作，是一项专业技术较强的工作领域。而办公室作为基层水文单位的基础和综合部门，承担着大量的管理和服务工作，呈现着管理分散、缺乏系统和科学性、上对多个部门、工作人员专业性不强等问题，本文重点对办公室管理工作中的常见问题及对策进行分析。

一、基层水文部门办公室管理工作中常见问题

（一）管理人员缺乏现代化的管理理论和方法。基层水文办公室综合管理往往凭经验或者是延续前辈的管理经验进行。前辈的管理经验是要借鉴，但未免带有主观性，很难适应新形势对水文管理工作提出的更高要求。基层水文办公室工作往往处于被动状态，突出表现在工作“四靠”，即靠会议、靠文件、靠上级下达任务、靠行政命令指导工作和处理问题，工作的计划性和针对性不强，“忙乱”现象十分突出。究其原因，主要是缺乏一套健全的管理制度，难以形成办公室工作人员共同遵守的办事规程和行为准则；缺乏一套行之有效的办公室工作评估制度和激励机制；缺乏自我评价的标准和方法等等。以上原因导致工作处于无序状态，整体工作水平提升缓慢；现代化的管理理念和管理方法相对缺乏，很多知识和理论不能及时更新，缺乏创新意识和创新能力，导致工作整体成绩不明显。办公室传统的工作方法和模式，显然已经难以适应新形势下信息化社会发展的现实需要。实现基层水文办公室办公手段的自动化、信息化、网络化，成为提高管理水平和工作效率的迫切要求。

（二）一个部门应对上级机关多个部门。市级的水文机构综合管理部门只有办公室，但这一个机构要对接省一级的水文部门如办公室、财务室、监察室、组织人事科、党办等数个部门，再加上江苏地方水文部门的党组织、团组织等群团组织关系在地方，办公室还要对接市级有些部门，承担大量的党务工作和对外联系工作。工作量大、任务重是基层水文办公室面临的普遍问题。特别是高峰期，上级部门的任务接踵而至，使得下级部门应接不暇，办公室往往就三五个工作人员，很多工作都在挤时间完成，很多工作只能疲于应付，为了完成任务而完成任务，导致工作完成效率低，质量不高，缺乏思考和创新的实践和机会，久而久之，工作进步小，成效低。

（三）工作人员专业性不强。基层水文部门办公室从事文字工作的人员大致分为三类：一类是专业的文秘专业出身，积累了一定的写作技巧和文字功底，但对水文业务工作不了解，在处理单位业务工作总结、宣传报道等文字材料时往往缩手缩脚，不知道从何下手，写出来的文字材料也比较空泛，不够深入。一类是水文专业出身，对水文基础理论知识和业务工作掌握较好，但这类人员是工科出身，往往水文字功底不深。第三类是其他如社会管理、会计、经济、法律等专业出身，也许在管理方面有特长，从事文字工作确有压力。基层水文办公室文字人员突出问题是能胜任文字秘书又兼文书档案管理的人员数量少，岗位不稳定，专业技能不强。存在这种局面的主要原因首先是有关领导对文字秘书的要求不高，对文秘人员的素质和水平不够重视，认为文字材料写写画画差不多就行了，只注重业务工作开展，不注重业务工作总结和文档资料的收集；另一方面是从事文字人员缺乏专业性的培训和岗位锻炼，再加上从事文字人员同时从事人事劳资、后勤服务、内部管理等大量工作，提高文字功底的时间和精力有限。办公室作为综合管理部门，专业的管理型人才也缺乏，基本上都是门外汉，缺乏专业的管理知识和管理经验，导致管理上不够科学、存在不少漏洞。

（四）单位缺少适当的激励机制和能力提升培训。基层水文部门的培训机会并不少，近年来，水利部、省厅、省局组织的如水生态监测与评价、水资源论证编制、水土保持方案编制、中小河流预报方案编制、遥测管理培训等各类专业培训很多，培训人次也很多，业务部门大部分职工教育培训机会基本能得到全覆盖，每人每年的教育培训学时达到100左右，业务能力有很大提升。但作为后勤部门的办公室人员，培训机会很少，甚至几年下来，没有接受任何培训，整天“家里待”，这必然导致办公室人员能力水平提升有限。再者，办公室作为后勤管理部门，每天忙于工作，但不出成绩，业绩突出的往往是业务部门，单位的激励机制也倾向于业务部门，办公室人员相对缺少适当的激励机制。

二、提高基层水文部门办公室管理水平的对策及建议

（一）实现办公室管理制度化、程序化、信息化。无规矩不成方圆。办公室管理要实现科学化必须遵循一定的规律，建立一套切实可行的规范制度，否则，办公室规范管理就成为一句空话。

办公室承担着公文处理、会务管理、信息处理、印章管理、机要保密、车辆管理、后勤管理、公关接待工作以及领导临时交办的工作等大量的日常性工作。这些工作繁杂琐碎，如管理不善，极易造成混乱，导致效率低下、服务质量差。因此，为了确保办公室各项工作有章可循、规范有序，提高办事效率，就需要为办公室的管理工作建立一套切实可行的规章制度，如文件办理流程控制制度、完善制度文件程序制度、公务用车管理制度、印章管理制度、物资采购保管制度等。将办公室的各项办事规程、行为准则以条文的形式确定下来，把办公室人员的行为纳人管理规范之中，使办公室的工作有章可循、有法可依，而不是盲目无序。

为促进办公室管理进一步正常化，使办公效率进一步提高，对一些常规性的工作还应事项程序化，即明确规定办事的先后次序、具体步骤及其相关要求等等。如建立人事劳资、公文运转、新闻宣传、督促检查、会议管理、安全保密、信访处理、网站管理等各方面工作的具体流程，形成一套完整的工作指导书。各项工作都依照既定流程运行，才能做到有条不紊、高效有序。

随着科技的发展和网络的便捷，办公自动化逐步兴起，并为信息的收集和传递、文件的处理等各项工作提供了良好的前提条件。要依托先进的信息技术手段支持，充分利用现代技术以适应形势发展需要，有利于降低成本，提高办公效率。办公室必须适应新形势和信息化的要求，管理和维护好门户网站、OA自动化办公系统，保证信息准确、及时，只有熟练地使用、维护信息化办公设备，才能提高工作效率。

（二）建立合理的办公室人员结构，明确职责。水文行业是一个专业性较强的行业，基层水文部门办公室人员往往专业性不强，所学专业大都和水文专业不相关，工作起来往往比较吃力，并且办公室管理往往缺少必要的岗位分工，工作人员职责不是很明确，往往出现“能者多劳”的现象，这样必然会出现内部矛盾，不利于工作的开展。因此，必须建立健全岗位责任体系，要按照“定岗、定则、定标准” 的要求进行。即根据办公室工作职能和流程，科学设置工作岗位，明确界定岗位职责，确定工作衔接的节点和程序，做到分工明确、各司其职、协调配合，即所谓的“分工不分家”。制定“岗位说明书”，包括工作职责、工作目标、业务流程、工作质量、绩效考核、责任追究等要素，把办公室的工作任务分解并明确地落实到具体个人身上，实现人人有事做，事事有人管的管理目标，使各个岗位的工作人员能够全面了解岗位职责，确保严格按照管理标准和工作规范，优质高效地完成本职工作，有效地防止和克服相互推诿、扯皮、办事拖拉的现象。

（三）加强文字功底，注重文档管理人员的培训。实践证明，办公室人员的知识面越广，经验越丰富，工作能力就会越强，因此，要注重办公室人员的教育培训。第一，以办公室人员基本素质要求为条件，在配备办公室人员时，应选择那些有专业特长的有关人员。第二，对在岗的专业人员应定期地进行教育培训，使他们在品德、业务、技能等方面有不断提高，以适应新形势的要求。第三，在所属业务管理部门的指导下，对文字秘书、文档管理人员，特别是文字秘书兼文档管理的工作人员进行定期考核。另外，办公室人员自身要自觉加强学习，提高自身业务素质，不但要掌握一定文秘、管理、水文、法律、档案、公关等方面的专业知识，还要熟悉水文法规和规章制度。既要对自己承担的本职业务深钻细研，又要兼收并蓄，熟悉全面，做到一专多能、融会贯通，并能经常深入基层，开展调研，理性地思考水文事业发展中遇到的新情况和新问题，不断丰富工作经验，提高应变能力和实际工作能力，从而提高自身管理水平和办事效率。

（四）抓好综合协调，确保内部管理有序规范。协调工作是办公室工作的重要手段和基本职能，也是水文内部管理工作正常运转的基本要求和必要条件，是贯穿办公室工作各方面的一项重要任务。搞好协调工作，对于办公室职能的有效发挥起着十分重要的作用。

一是要充分发挥中枢作用。要通过办公室这个中枢系统，协调全局，促使全局上下围绕水文事业发展中心、同心协力，稳步推进各项工作。办公室通过办文、办会、办事等日常工作，及时向下传达单位的工作指示和精神，使单位的决策和部署能够迅速传达和落实。

二是要充分发挥统筹作用。对重大会议和活动组织，办公室要提前策划，周密安排，精心组织，狠抓落实，确保按议程顺利进行。同时，办公室要带头讲求效率，精简会议，精简文件，降低管理成本。

三是要充分发挥牵头作用。协调工作要立足当前，面向全局，着眼长远，兼顾各方，要时刻保持政治敏感性，正确处理“领导授权”与“主动督查”的关系，对一些急事、难事、琐事，要勇于承担，敢于牵头，要注意兼顾好多方的关系，善于调动各方面的积极性，努力形成一个携手并进的良好局面。

四是要充分发挥后勤保障作用。后勤服务工作牵涉到人与人、人与物、物与物的复杂关系，处理不当，就会影响到干部职工的生活和工作热情，就会影响到内部科室之间的关系，还可能影响到单位外在的形象。办公室还负责车辆管理、日常事务以及对外联系接待等事务工作。这要求既要保证外部各项事务工作及时有效地完成，又要负责处理好内部各部门的需求，全面做好单位的后勤保障工作。