信息化背景下企业办公室职能转变分析

薛艳飞

【摘 要】信息化是当今时代发展的大趋势，信息处理技术已逐渐融入企业的生产、经营、管理、决策等各个环节。顺应时代发展，办公室传统的办事、办文、办会职能已然不能满足现代企业的发展要求，在做好传统工作之余，还需要适时重新定位，增加一些新的职能。本文就信息化背景下企业办公室职能转变进行分析，提出科学、合理的建议。

【关键词】信息化 企业管理 办公室职能

1 摆正企业办公室职能定位

1.1 考虑全局

企业领导需要统领全局、统筹工作，办公室作为领导的参谋，当然要站在全局考虑，尤其是要站在领导的角度去思考工作，既要及时搜集和分析企业各个环节工作的动态信息，为领导把握全局、制定决策、指导工作提出参考和依据，又要善于发现问题，借鉴各方面经验，为领导指导推进具体工作提出切实可行的操作意见，这样才能使领导做出符合企业实际的管理决策。

1.2 加强协调

企业办公室是为整个企业的正常运转提供资源支持和后勤保障服务的，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽。因此要做好上下级联络沟通工作，确保信息畅通、政令畅通；积极加强与外部政府、相关企业的联系，为企业营造良好和谐的外部工作环境；加强企业内部各部门之间的工作沟通和联系，为企业发展搞好协调和综合服务工作。

1.3 强化责任

企业办公室工作千头万绪，不仅要管理日常工作，更要为领导分忧解难，因此一定要有强烈的责任感，要能够严格、有序、高效地完成领导安排的工作。要树立成败在于细节的理念，不断提升工作质量的内在要求，使工作压力自觉转化为工作动力。

1.4 注重效率

参谋、服务、规则等都需要通过办公室运作来体现，办公室的运作效率甚至能够直接影响企业领导的办事水平和能力。办公室的运作环节较多，虽然有参谋权，但却没有实在的决策权，因此在办公室运作过程中一定要注重效率，这样才能够有序地处理企业各方面工作，才能够为企业的长远发展做好准备。

2 审时度势转变企业办公室职能

在基本的职能定位不变的同时，现代企业办公室的职能定位应随着外部环境和企业发展的变化进行调整。当前企业正处于激烈的市场竞争和生存压力之中，处于为适应市场而进行深入的改革和调理之中，处于各种矛盾的纷繁交织之中，办公室应成为企业适应市场、加快发展中更为敏感的部门，更具有前瞻性的部门。因此，办公室职能要从侧重保证企业内部顺畅运作向协调内外、推动企业发展的方向转变，从侧重事务性工作向事务处理与为领导研究决策提供参考并举的方向转变，从单纯的服务向主动超前地研究问题、督导各项工作的推进和决策的贯彻落实上转变。

（1）督查督办职能。督查督办工作是保证企业决策顺利、有效实施的重要手段，对企业的重大项目、重要工作进展情况的督查要做到细致入微、狠抓过程、确保落实；对经常性工作的督查要做到真实有效、扎实开展，为整体工作的推进打好基础；对临时性工作的督查要做到尽快查办、找准问题、及时建议。要建立正常的协调督办工作机制，使督查工作经常化、规范化，确保各项督查工作落到实处。（2）企业制度设计优化职能。能够根据企业当前需要，与时俱进，摸索出在办文、办会、办事等传统工作中隐含的规律和存在的薄弱环节，有针对性地通过制度的建设、补充，不断优化企业管理制度体系，从而制定出一套更加科学、合理、实用的流程和规范。（3）节约型企业建设职能。建设节约型企业是一项系统性工作，也是一项长期性工作。办公室要能够出台一系列具有可操作性的举措，在企业内部兴起勤俭节约之风，有效降低行政费用支出和对各类资源的浪费。节约只是一种手段和方法，要真正建立节约型企业，达到良好效果，我们就必须把它作为一个永恒的主题，并逐步使之规范化，制度化。（4）企业信息化建设职能。企业信息化建设是促进企业各项工作全面提高的一个重要突破口，是企业实现可持续发展的核心竞争力。如何有效利用信息技术重塑企业的组织与管理，持续提高企业经营管理水平，是当前办公室面对的一项新课题。

3 职能转变对办公室人员提出新要求

职能定位的转变给办公室工作带来了更多的挑战，办公室人员需要转变观念、创新思维、终身学习、提高能力。

（1）现代社会，知识更新速度日新月异，办公室工作涉及面广，标准高，要求严。办公室人员必须树立终身学习的观念，不断积累，储备广博的综合知识，努力使自己成为复合型人才，跟上现代企业发展的步伐。（2）办公室通常都是企业的窗口，办公室工作人员的言行举止与企业形象有着直接的联系，因此，待人接物要大方、热情、客气，对自己的工作要经常反省，吸取经验教训，彰显良好的办公室风气，树立良好的企业形象。（3）要勤于思考、勇于创新，保持开拓进取的精神状态，不断总结经验，主动探索办公室工作的新思路、新途径，努力使办公室工作在创新中不断推进，促进企业管理水平不断提高。（4）办公室人员要时刻保持清醒的头脑，将廉洁自律原则放在心中，忠于职守、严守机密，守得住清贫，抗得住诱惑，经得起考验。

参考文献：

[1]郑晓琳.对事业背景转换下企业办公室职能转变的一些思考[J].办公室业务，2014，17：18.

[2]郭毅.对事业背景转换下企业办公室职能转变的一些思考[J].电子制作，2013，04：195-196.

[3]高海艳.试论市场经济下办公室职能作用的加强[J].中国商贸，2015，04：22-23.