浅议人力资源HR系统信息化管理

摘 要：信息化作为现代社会的重要战略资源，在当前开展内部管理时，只重视生产过程中的资源管理，制度的执行力，忽略了对信息资源的有效使用，特别是在人力资源管理上的应用。文章重点从人力资源HR系统信息化管理信息化，就目前存在的问题与原因和如何充分发挥其作用及对策进行了阐述。

关键词：人力资源HR系统信息化管理 信息化资源 HR系统特点

中图分类号：F240 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2016）05-253-02

随着我国市场竞争的加剧，人力资源管理工作在企业战略发展中的作用日益凸显。一个企业能否健康发展，在很大程度上取决于员工素质的高低于否，取决于人力资源管理在企业管理中受重视程度。人力资源管理通过人力资源规划、招聘录用、培训开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系管理几方面来对企业日常运行进行管理。企业要想在市场竞争中取得优势，就得做好这几个环节。其中科学有效地搞活企业内部分配，合理有序地进行人员的利用和配置，从而逐步推进劳动工资管理的规范化、标准化、系统化已日趋重要。人事、档案、工资管理是企业现代化管理中不可分割的一部分，它与每个职工的切身利益息息相关，劳动者素质的高低和其劳动生产积极性的大小直接影响到企业的经济效益。安阳钢铁股份公司目前有三万多在职职工，两万两千多离、退休职工。二级单位人劳科管理的数据主要是有关在职职工和退休职工的各方面信息、工资信息、劳动保险信息、人员调配信息及专业人员的学历职称信息等。数据量非常大，覆盖面积非常广，人员流动特别频繁，工资和调资的各种统计手工处理极其繁琐和复杂，学历职称的更新速度也比较快，各种信息的反馈要求及时准确，愈来愈迫切地要求实现计算机程序更新系统统一管理。公司及二级单位人事、档案、工资管理信息系统原采用FOXPRO6.0数据库技术，人力资源处经过一系列的系统调查、需求分析和总体设计，开发出一个集人事、档案、工资于一体的管理信息系统HR人力资源数据库技术，取代了以往的落后程序计算、造表和相关查找统计的落后管理模式，在很大程度上改变了仅仅用计算进行打表的单一性操作，大大提高了微机使用效率，减轻了业务管理人员的劳动强度，初步实现了人力资源管理业务的标准化管理，具有较强的实用性。

一、系统设计

1.HR系统概况。

该系统是为了满足各二级单位人劳业务的需求而设计的，二级厂劳资料主要负责完成本单位职工的工资计算，发放并汇总通过网络上报人力资源处，以及职工在单位内部的调配、职工档案的录入、修改、维护和扫描。此外，还要查询统计本单位内所有的专业技术人员的学历、职称情况等等。由于职工档案、工资信息大，人员变动特别频繁，工资统计、汇总十分繁琐和复杂，仅靠人工管理，不仅常常会发生数据错误，而且即使业务人员加班加点统计出来的数据仍然有较大的出入，甚至前后吻合不上，从而影响了领导的经营决策。而在当今的信息社会，企业要生存要发展，必须要向管理要效益，有效地提高现代化的劳资管理水平。该系统在各单位的档案信息建立起来的前提下，以档案为基础，工资为主干，结合人劳的实际，进行档案、工资、员工信息的各种查询、统计、打印，充分考虑到了用户因素，功能扩展因素和环境因素等，较好地满足了各单位需求，具有较强的实用性。

2.HR系统功能。

该系统完成了以下功能：

（1）员工信息管理：主要负责本单位各类人员的工作证号、姓名、曾用名、车间、班组、性别、档案身份、职务、学历、职称、鉴定工种、技术等级、取证时间、合同类别、合同起止时间、公积金账号、身份证号码、社会保障号码、籍贯、档案编码、联系电话等信息的录入、修改、查询、更新以及人员花名册的打印，进行人员档案中多种信息的统计。

（2）员工薪资管理：主要完成本单位职工的工资计算，员工车间班组变动、工种变动、调资及考勤录入管理并将汇总信息上报。

（3）奖金管理：主要完成本单位职工的资金计算、录入、汇总统计以及单表和汇总表的打印。

（4）话费管理：主要完成本单位职工的电话费用的录入、查询、核实、打印。

（5）系统维护：主要完成本系统内各种类编码的数据维护以及基础库的备份和恢复等。

3.HR系统性能。

（1）安全性。由于人力资源系统主要管理全公司职工的工资及个人信息，有一定的保密性，其中职工工资属公司机密，所以为了确保本系统数据的安全性和保密性，采取了以下措施：

a.防止非法用户使用。对每个合法用户都能给出自己使用的用户名和密码。在进入系统时用户必须输入正确的口令后，方能进入。b.防止非法数据录入。对每级菜单中的每个条目，数据库及其字段的操作权限都做了严格限定，以防数据库中数据受到非法更新。c.严格定义字段的类型、值域和外部约束，来保护数据的合法性。

（2）可靠性。人力资源HR系统主要负责整个公司职工工资信息管理和工资的调配管理，所以系统要求有很高的可靠性，以防止非法操作和意外事故对系统的破坏，在对可靠性设计上，本系统从以下几个方面做了考虑：

a.在程序设计中，对于数据更新、删除、退出等操作，给出确认提示，防止误操作对数据库的破坏。b.提醒用户对录入、更新的数据进行校验，确认无误后提交。c.对二级单位微机的操作，对每次数据更新、修改都提醒硬盘备份，在大型机上数据备份定期由公司系统管理员执行。d.数据的恢复可由两条途径：一是U盘恢复，二是利用程序内的数据恢复功能。

（3）完整性。a.为了保证数据的完整性和一致性，对所有数据的录入和修改均出自一处，各单位（除公司人力资源处）只能对本单位职工的有关信息进行录入、修改和查询，在修改的同时，对上级系统相应信息修改，所有数据库字段（除姓名、时间）均采用统一编码。b.所有基础数据库的结构均满足第二范式。c.对于数据统计，计算前要求进行数据完整性校检，在保证无遗漏数据情况下再统计。d.上级系统对职工基础档案信息的调整，通过变动通知库在下级系统启动时自动更新。

4.HR系统模块结构（结构图见附表）。本系统的模块设计主要从系统功能出发为满足系统要求而设计，系统功能均转换为一级模块，并由此逐步向下划分。

5.数据库设计。随着信息化的发展人力资源管理实现了开放式管理，实现部分功能的外包以及虚拟组织的设立，最终目的是达到革新企业的管理理念，优化人力资源管理。当人力资源管理从单一的、自上而下的管理，向互动、多方位、全面、专业化的方向发展的过程中，人力资源的管理理念逐步提升，人力资源部门逐渐成为组织的核心部门。人力资源管理的实施不但使人力资源向人力资本转变成为可能，使人力资源部门创造的价格得到认可，更促进了全员参与管理，使每一位员工都可以参与到人力资源部门的工作中来，改变了传统的员工在管理过程中处于被动地位的状况，形成了新的互动管理的局面。使人力资源管理部门从提供简单的人力资源信息转变为提供人力资源管理知识和解决方案，随时随地向管理层提供决策支持，向人力资源管理专家提供分析工具和建议，建立支持人力资源管理部门积累知识和管理经验的体系。人力资源管理的实施转变了传统的人力资源部门为成本部门的印象，通过成本分析，人力资源部门创造的价值可以以定量的形式表示出来。通过授权员工进行自助服务、外协及服务共享，使人力资源部门日益从琐碎的行政事务中解脱出来，扮演起组织的战略性合作伙伴的角色。

对于数据库系统的选择，首先要根据应用处理的业务、特点去分析数据量和处理要求，然后去选择功能和性能上满足要求的数据库管理系统。

数据是企业管理的信息资源，尽管企业的管理模式和管理方法经常改变但企业的基本数据是相对稳定的，因此在对数据源数据收集的基础上，形成尽可能稳定的、能在较长时间内为企业提供信息服务的数据库，是数据库的基本考虑，也是企业管理信息系统能否建成的关键所在，也是使数据库的设计科学化、规范化和标准化的必由之路。

二、HR系统特点

HR管理信息系统是公司人力资源处结合二级单位劳人科管理的实际开发出的一个适合安钢人力资源现状的系统，目前已正式投入使用。在近三年的系统调查、分析设计和软件开发中逐渐形成了自己的特点。

1.采用了先进的HR人力资源数据库技术，为用户设计了具有自己特色的使用画面。

2.操作简单，功能比较齐全。

3.在软件设计中把工资和档案相连，在管理上实现了两者互相制约和监督。

4.采用了大量的编码，方便了用户使用，节省了数据库使用空间。

三、结束语

HR管理信息系统自运行以来，受到了各级用户的一致好评，取得了明显的管理效益和经济效益。有了计算机的分析、统计、汇总、查询，不仅大大提高了工作效率，降低了业务人员的劳动强度，而且减少了决策的盲目性，为领导决策提供了准确可靠的依据。为人力资源管理部门之外的其他管理人员提供各种形式服务，例如，组织的高层管理人员可以在网上查看人力资源的配置、重要员工的状况、人力资源成本的分析、员工绩效等等；对部门负责人而言，可以在网上管理自己部门的员工，例如，可查询属下员工的考勤记录、审批休假申请、进行绩效管理等等；看本月薪资明细、福利、奖金、内部招聘信息、各种人事政策、个人考勤休假情况、注册内部培训课程等等。此类服务的提供，使得人力资源管理从以前的相对封闭变得开放，滞后管理变成超前管理，这些好处无疑可以改善人力资源管理部门对最高决策者以及全体员工的服务质量，并使得全体人员都能参与到人力资源的管理活动中来，从而优化了管理结构，整合了管理资源，畅通了信息沟通渠道。以工资计算和进行劳动保险，各年龄段人数统计为例，以前计算工资劳动强度大，工资的发放需要好几天，新程序启用后计算机进行工资计算、汇总和打印，最多只需一天左右。以往进行职工劳动保险和年龄段人员统计，耗费大量的人力和时间，用新程序辅助业务人员工作，不仅节省了时间，而且保证了数据的精确性。新程序的使用，使人力资源管理工作日趋科学化、规范化、合理化。大大提高了人力资源管理的现代化水平，有效地推动了安阳钢铁公司人力资源管理的办公自动化。

参考文献：

[1] 安钢人力资源HR系统管理信息交流材料

（作者单位：安阳钢铁股份有限公司第一炼轧厂 河南安阳455004）

（作者简介：尚俊风，女，经济师，现任职于安阳钢铁集团股份有限责任公司第一炼轧厂）

（责编：玉山）