关于财政档案管理工作的几点建议

黄峻岭

【摘 要】财政档案是记录企业财政收支状况的重要依据，财政档案管理工作的水平反映了企业的管理水平。随着我国经济的发展，越来越多的企业开始重视如何加强企业的财政档案管理。本文从三个方面分析了如何加强财政档案管理工作，以促进企业发展。

【关键词】财政档案；管理；工作；建议

财政档案管理工作对于提高企业管理水平极为重要。尤其是在市场经济体制条件下，企业竞争的不仅是产品质量、服务更是企业的信誉。也只有完善的管理体系才能够加强企业的内部控制，才能提高企业的竞争力。而财政档案管理工作更是企业管理工作的重要组成部分，对于企业制定运营决策具有十分重要的指导作用。因而企业应该采取科学、规范的措施加强财政档案管理。

一、健全组织机构，落实责任制

财政档案管理工作的实质是进行财政数据信息的管理。但是实际情况是多数企业并不重视财政档案管理工作。这极其不利于企业的长久发展。因而企业应该重视健全财政档案管理工作的组织机构，保证财政档案管理能够有序地开展。另外，企业还应该重视落实责任制，确保责任到人，促使员工能够重视财政档案管理工作。

财政档案管理主要是进行各种财务档案的收集、整理、归档、查阅。在健全组织结构时，企业应该建立专门的财政档案管理机构，并细化管理部门。另外，企业还应该重视加强财政档案管理的定期检查，以提高财政档案管理工作效率。最重要的是企业应该根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等相关条例，落实档案管理责任制，确保出现财政档案管理工作问题时能够责任到人。例如某企业为了加强财政档案管理工作的组织领导，切实提高财政档案管理工作效率。企业成立了专门的财政档案管理小组，并下设办公室，由专门的管理人员负责财政档案管理工作。而且企业还确立了每个管理岗位的责任制，提高企业员工对财政管理档案工作的认识。总之，在市场经济体制条件下，企业应该加强财政档案管理，以使高层决策人员能够全面掌握企业的经济事项，并以此为基础做出有利于企业发展的经营决策，从而促进企业的快速发展。

二、完善管理制度

在新时期，企业应该加强财政档案管理工作制度的管理，并对原有的管理制度进行完善、修订以使其能够适应企业的现代化管理。企业在财政档案管理制度中应该明确规范的工作行为，并尽量保证工作人员在工作中能够有章可循，依法办事。

完善的财政档案管理制度应该包括档案工作制度、档案保管制度、档案员岗位责任制等。为了全面提升企业的财政档案管理水平，企业应该实现财政档案的规范化管理，实现财政档案的“管理有序”。首先，企业应该建立规章制度，明确档案收集、库房管理等工作的工作规范。其次，企业应该结合日常的财务工作从收集、整理、归档、保管、统计、借阅、销毁、保密等多个方面入手，细化财政档案的工作规范。最后，企业应该完善财政档案的后期管理制度，建立档案借阅登记账、移交登记账、档案销毁清册等管理账目，真正做到财政档案的规范化管理。例如某企业的财政档案管理制度中，对借阅登记程序的规定如下：档案室内设有阅览室，查阅档案只允许在阅览室内进行，并且对不允许记录、复印的载体事先申明；对需要借阅的档案履行借阅登记程序。自综合档案机要室成立以来，无擅自出卖、转让、赠送国家所有档案事件发生，杜绝任何档案违法行为发生，无毁损、丢失档案和涂改、伪造档案现象发生，更严禁擅自提供、抄录、公布、销毁档案。另外，为使档案工作能在安全的工作环境下有序进行，综合档案机要室安装了铁门、铁窗、铁柜、防火防盗报警装置和空气湿度检测设备，档案柜内放置虫霉防治药物，并配合制定火灾应急预案，尽量排除一切可能的安全隐患。总之，为了实现财政档案管理工作的规范化，企业应该重视完善财政档案的管理制度。

三、实现财政档案数字化管理

随着我国信息技术的发展，数字化管理系统越来越受到企业的青睐。尤其是对于财政档案管理工作来说，数字化管理不仅能够提高档案管理工作的效率，还能减轻工作人员的劳动强度，真正实现财政档案管理工作的无纸化办公。

实现财政的数字化管理可以从以下三个方面入手：一是实现文书档案数字化管理，包括在线归档、原文扫描、在线检索、电子查阅、文书类原文检索等功能。如档案管理员可通过档案管理系统将上一年度会计凭证、账本录入系统后产生的档案号作为每本凭证、账本的编号，简化查询资料过程；二是加强队伍建设，提高工作人员业务水平。企业应该重视开展财政档案数字化管理的业务培训工作，切实提高工作人员应用数字管理系统的能力。三是完善相应的配套设施，确保照相机、打印机、复印机、温湿度记录仪、灭火器等硬件设备齐全，为档案管理创造了良好的工作环境和条件。如各类文件可以通过录入文件相关内容和上传扫描文件到档案管理系统，在以后的工作中查看文件时，可以直接打开档案管理系统扫描文件，进行查看，简化了查找原始文件过程。总之，实现财政档案的数字化管理能够有效提高档案管理工作的效率，使财政档案管理更加规范、科学。

四、总结

综上所述，加强财政档案管理工作对于提高企业财务管理工作水平具有非常重要的意义。鉴于此，企业应该健全组织机构，完善管理制度，并借助信息技术实现财政档案的数字化管理，切实提高财政档案管理工作的效率，提高企业的竞争力。

参考文献：

[1]秦卫光. 做好财政档案管理工作的几点建议[J]. 档案天地，2015，S1： 124+126.

[2]刘静. 试析关于财务档案管理工作的几点建议[J]. 才智，2016，21：248.

[3]石力威. 关于财务档案管理工作的几点建议[J]. 网友世界，2014，12： 111.