如何利用数据转换技术转存批量出库图书的目录

徐荣全

【摘要】实际工作中当批量文献临时出库时，这些文献的信息在图书馆集成管理系统中很难检索和输出转存。本文通过对集成管理系统具体应用分析，给出解决方案，即巧妙灵活利用实际工作中的一些补充功能、高级报表功能、数据转换技术等将批量文献的临时数据按需要转存到指定位置。

【关键词】数据转换；转存；图书目录

随着计算机技术、网络技术的发展，图书馆集成管理系统已在中小图书馆普遍运用。纸质图书的编目数据在图书的采编、馆配、回溯工作中已经全部录入集成管理系统数据库中。读者在正常的检索、查询和流通借阅中的所有有关的读者信息、书目信息、借还信息都在整个事务流程中被集成管理系统存储在相应数据库的相应基本表中。这些数据可随时被前台应用系统检索、查询。也就是说图书正常流通中的读者借还信息、被借还图书的编目信息在整个事务流程中就已经被记录在案了。但在实际工作中往往会存在一些已临时出库的图书书目数据无法在集成管理系统中的数据库留下记录的特殊情况，例如主分馆馆际之间的临时批量图书轮换、批量图书的暂时借出等等。在这种情况下，批量图书的出库信息也必须要留下书目记录。最简单的办法就是由管理人员逐本做出笔录。在亲身实践中，我们经常会遭遇这种情况，这当然费时、费力又可能出现笔误。在所有集成管理系统中，前台的应用模块构建都是相似的，但基本每个前台应用模块中都没有设置批量图书出库数据的处置界面。本文所要探讨的是怎样利用集成管理系统的现有模块完成对批量图书临时出库数据信息的转移存储。

一、对集成管理系统各模块功能的分析

要想完成对批量图书数据的处置，首先要找到检索途径，这就要分析各模块的子功能的检索条件。大多数图书馆集成管理系统的功能结构都是相似的，一般都是由几个子系统构成的，基本包括选书、采购、编目、馆藏、维护、期刊管理、流通借阅、读者信息等等子系统。这些子系统在各自的界面上都有各自的检索途径，各功能模块为完成各自功能首先必须进行各自的检索。下面针对各模块的功能特点分析各功能的检索条件是否有能检索到随机批量图书数据。

（一）选书、采购、验收、编目模块。主要是完成图书的订购、编目、验收过程中的信息著录，这时图书还没能入库，在图书的馆藏库存信息中还没有产生这些新书的信息记录，这部分模块中的检索主要是为查重而设定检索途径。所以在选书、采购、验收、编目的功能模块中不可能完成对随机批量图书书目的检索集合。

（二）读者信息、流通借还等子系统功能。主要是完成读者信息录入和维护；流通借还图书的业务操作；图书借还信息的查询等等。在这些功能模块中设定的检索途径主要是读者信息检索、流通信息检索、图书借还信息检索，这与批量图书的临时出库信息检索条件很难匹配。

（三）因为临时出库图书的书目是已经入藏的书目，如果想要完成随机批量图书书目的检索集合，就应在本馆藏书的检索途径上寻找匹配条件。在新书入藏、典藏管理和馆藏维护界面所设定的检索条件都是完成对各藏书库室书目的检索，但这些检索途径主要是完成某个检索条件有共性或有规律或是连续性的条件。例如设定检索登录号为连续性的某个范围，返回的检索集就是登录号码在这一范围的所有图书书目。但对于不连续性的随机批量图书书目的检索途径却往往没有匹配的检索条件。但在大多数图书馆集成管理系统中的期刊维护和馆藏维护功能界面一般会设置一个补充打印标签功能，它是为一些需要补充的期刊书脊、图书标签的个别打印而设定的。补充打印标签功能的检索集的检索途径一般可以添加任意多个图书检索条件，通常检索项是登录号或条形码。通过补充打印标签的检索途径完全可以把临时出库图书的检索条件通过逐本扫码或键盘录入的方式输入添加至检索界面，这时界面返回的检索集将是要处置的批量图书书目。

二、批量图书书目信息的转移存储

以上通过对各模块的检索途径和检索条件的分析知道，通过补充打印标签功能项的检索项可以添加批量图书的检索条件，并将其检索集返回到界面。但补充打印标签模块的打印输出通常是为图书标签设计的，输出的只是图书的分类号、种次号或索书号，其并不能反映出所需要的图书书目信息，如题名、出版社、作者等等。这就需要有一种方法，它能将我们所需的书目信息转换出来。经分析发现利用数据库高级报表设计功能可专门为补充打印标签界面的检索集设计一个包括题名、出版社、作者、ISBN号、登录号等等书目信息的报表。具体设计方法是在报表设计界面相应位置安排提取数据库中相应基本表的相应字段。如选中题名、出版社、ISBN等为输出信息，即可在相应位置提取BilbData基本表或Collection基本表中的题名字段、出版社字段、ISBN字段、作者字段，然后将在高级报表设计界面所设计内容命名并保存。之后再通过补充打印标签界面检索途径返回的书目检索集（这个检索集就是所需的随机批量图书书目），就可以通过选择前面命名设计的内容直接将所需书目信息打印或转移存储到指定的计算机本地硬盘上。

三、结语

如果有一批图书临时出库，那么就可以通过图书馆集成管理系统的补充打印标签功能将这批图书逐一通过扫码设备将其添加到补充打印标签界面的检索项内，检索到这批书目检索集后，通过选择前面命名保存的高级报表设计内容将所需的批量图书书目信息以报表形式返到界面，然后将其直接打印或通过数据转移将其以文本文件或电子表格形式转存到所选择的本地硬盘或桌面上。打开存放在桌面上或硬盘上的文件或电子表格，其中的信息就是我们所需的临时批量出库图书的全部临时数据。