纸质档案数字化前期整理内容及标准探析

邹璇

【摘要】文章对纸质档案数字化前期整理内容及标准进行分析和研究，为我国档案数字化转型提供参考和借鉴。

【关键词】纸质档案；数字化；前期整理内容；标准

信息时代下，档案管理将朝着数字化方向发展。作为档案信息化整体水平提升的具体表现，档案数字化管理凭借大容量、灵活性等优势成为档案管理的关键。但是在转变过程中，针对纸质档案的整理成为该项工作的难点，因此加强对该项工作前期整理内容及标准的研究具有非常重要的现实意义。

一、纸质档案数字化前期整理内容

就本质层面上来看，档案数字化工作是一项综合性工作，是将原有档案内容由纸质载体上转换到技术载体基础之上，确保档案内容、信息结构不发生任何变化。通过对现有档案内容的分析来看，整理内容主要体现在三个方面，详细如下：

（一）目录方面。针对目录的整理主要表现在整体建库、补充著录方面。在实践中，只有对目录进行相应的整理，完成编目后，才能够确保纸质与数字化二者的衔接，实现对象审批、档案出库等工作目标。在实践中，针对已经建成的数据库，但是缺少条目信息的，应对缺失、错误等信息进行相应的纠正和调整，提高信息完整性，为后续档案资源利用做好充分的准备。如针对人名、地名及附件等著录项目的补充。

（二）核对内容。档案具有政治性、权威性及保密性特点。为了突出档案工作严肃性，在前期整理工作中，整理人员要保持正确的态度，认真核对各项内容，如拆除装订、实体检查及数量清查等。其中针对拆除装订，是为了提高数字化效率的关键，但值得注意的是，如果纸张较为脆弱、过薄，可以不拆除。实体检查主要是核对档案内容是否完整，是否存在缺漏页现象。数量清查可以按照目录进行，确保数据库中的各个条目对应要素与实体相符合。如果发现错误，应立即纠正。

（三）实体修整。如果案卷、文件存在规格不一、纸张破损等问题，应启动实体修整工作，保证档案实体平整、清洁，为数字化转换提供支持。在修整实践中，应确保档案材料的清洁，如灰尘清扫、去除装订物等，提高设备扫描有效性。另外，针对非标准规格档案、破损档案，可以加强对档案的保护，以此来延长实体寿命。

（四）记录管理过程。受到程序复杂、工程量较大等因素的影响，纸质档案数字化前期准备工作，常常会出现过程不明、衔接不畅等问题。因此应重视对档案的检查及验收，兼顾档案版权、安全等方面。条件允许的情况下，应对整个整理过程进行记录，为档案数字化审批、出入库等工作提供一定支持，促使表单能够随着数字化工作深入而充实。

二、纸质档案数字化前期整理标准分析

不同于实体档案整理，档案数字化前期整理工作要按照相应原则，并将原有档案整理结果作为核心，围绕着数字化目标开展工作。

（一）实体标准。档案实体作为数字化复制及保护的主要载体，是数字化设备的直接对象。因此在实践工作中，应严格按照档案实体状态，坚持最小干预、真实还原原则，确保原始档案完整性、真实性。具体标准如下：页码标记要完整、不能够缺页跳页；档案案卷或者文件要保持整洁干净，不能够出现卷边、折页等情况。针对非标准规格档案通过接边、衬纸等方式进行加工、处理，为快速扫描提供支持。

（二）著录标准。人类社会进入到新时期，档案载体不断发展，传统著录标注已经无法满足档案发展需求。因此针对档案内容的选择、分析，不仅要尊重档案真实性，且需要关注数字化手段、背景记录等，以此来满足档案使用要求。针对著录标准来说，应确保各要素完整性、项目全面，严格按照相关规则，以此来丰富档案著录项目，增强档案著录检索价值。针对与技术相关的档案，应对其背景、时间及色彩空间等进行完善，促使档案转型有序进行。

（三）检查标准。转化作为档案数字化的基本手段，主要为了延长档案使用寿命。因此为了避免数字化转化过程中不良因素的影响，加强对档案实体、逻辑及著录状态等方面的仔细审核势在必行。检查标准需要遵循以下标准：审批手续是否完整、数字化清单是否准确、页码页数是否一致、逻辑页号是否连续等，提高检查有效性。

（四）管理标准。档案数字化作为一项系统性工作，需要对版权涉及的文字、图像进行数字化处理。而这一环节涉及一定的法定事项、所有权等。因此加强对档案数字化管理显得尤为必要，不仅能够确保档案信息安全性，且能够提高数字化转化水平。针对管理标准来看，应注意以下几项内容：如是否拥有法人签字认可的审批表、数字化行为是否授权、是否具备加工流程单等。在实践中，积极落实责任制，不断提高档案数字化管理水平，从而促进纸质档案数字化工作顺利开展。随着纸质档案工作不断发展，还需要加强对内容及标准的研究，逐步完善档案数字化转型工作，提升档案数字化工作品质，为我国经济社会可持续发展提供依据。

三、结论

根据上文所述，面对海量纸质档案，要想开展数字化工作难度非常大。加之档案工作具有特殊性。因此出于确保纸质档案合法性、合理性，应充分做好前期准备工作，从全局出发，分析整理工作内容，并制定严格的整理标准，为档案数字化前期整理工作做好充分的准确，不断提高档案数字化工作的有效性，从而促使档案积极作用的充分发挥。

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