医院外事接待前期筹备的关键路径

杨靓

【摘要】外事接待的细节能够体现出医院的管理水平和人员素质，所以在医院的外事接待过程中，做好前期的筹备工作尤为重要，通过前期的筹备能够为之后的接待工作打下基础，从而使接待工作更加顺利。在外事接待筹备阶段需要遵循细致、周密、严谨的指导原则。本文将对医院的外事接待前期筹备的路径进行分析，希望能够为医院的外事接待前期筹备工作提供一些参考。

【关键词】医院外事接待；前期筹备；关键路径

随着我国改革开放的政策引导，国内外的医学交流活动也逐渐的展开，医院需要面临着接待国外医疗专家的各项事宜。在外事接待中，严谨、周密的细节，不仅能够突显出医院的实力和整体素质，也关乎国家的国民形象。而医院的外事接待中如何能够使来访者有宾至如归的感觉，还需要在前期做好接待的筹备工作。通过周密的前期筹备工作使外事接待更加顺利，从而促进国内外的文化交流和学术交流，并为医院在国际上赢得口碑。接下来本文将对医院外事接待前期的筹备工作进行具体分析。

一、与外宾共同商讨相关事宜

（一）接受来访函，准确汇报

在接受对方的来访涵后，要根据函的具体内容进行信息的提炼，将外宾的来访时间、来访目的等内容汇报给上级领导，根据领导的指示拟定回函，经领导确认签字后，向外宾回复。

（二）确定航班信息

如果来访的外宾是自行购买机票，那么外事接待人员需要询问清楚航班的相关信息，其中包括抵达目的地时间、航班号、机场以及航站楼等。此外还需要外宾将护照通过扫描或者传真的方式发送过来，以便定车票或者宾馆等事宜。

（三）对来访内容进行细化

对来访内容的确定和安排需要以对方的意见为主，并通过对本院工作的协调来共同制定行程安排。如果在交流过程中有学术讲座的安排，需要在事先将讲座的主题、内容等向外宾进行交代，同时还要索要外宾的个人简历，以便在讲座的宣传和幻灯片播放中使用[1]。同时一些外宾习惯在交流和研讨中使用自己的电脑或通讯设备，而不愿将自己的学术内容通过硬盘导出，所以需要事先向外宾询问电脑的品牌和型号，从而准备好合适的连接线，防止出现外宾的电脑无法与投影仪连接的情况。

（四）对接待的计划进行详细的定制

对外宾的基本情况进行了解后，需要向医院的领导进行汇报，等待领导作出指示，然后制定出严谨周密的日程表，表格需要兼有中英文。对于日程的路线设定需要充分考虑到外宾访问的目的、性质、我方医院接待的意义、外宾的兴趣、路况以及时间等因素。同时在日程表中还需要表明，各项活动的时间、内容、地点以及接待的人员等事项。

在日程表制定完成后，外事接待人员需要对日程进行更为详细的计划，比如，外宾参观的顺序、在参观前需要做的介绍、参观途中需要的交通工具以及何时休息等问题。而且要对各个参观地点的时间和交通路况进行准确的估计，防止出现纰漏耽误行程安排，或者造成下一个环节的接待人员等待时间过长或来不及准备的状况出现。

二、协调好各项接待工作

（一）对食宿的地点进行预订

先为外宾预订食宿的地点，防止时间仓促造成预订困难。在宾馆的预订中需要注意以下事项：首先，宾馆的位置要尽量靠近医院，方便外宾来访的接送工作，不会因为交通问题影响行程安排；其次，宾馆周围的环境要尽量安静，使外宾能够生活在一个良好的休息和工作空间内；然后，宾馆的房间需要具有无线信号，方便外宾使用电脑、手机等电子产品。

餐饮的选择首要考虑的就是卫生条件情况，最好选择的餐厅具有民族特色，使外宾感受到异国风情[2]。同时在餐饮的安排中同样需要注意几点事项：首先，在鱼品的选择中要选择少刺的鱼块或者鱼片等，主要是因为一些外宾习惯使用刀叉，食用多刺的鱼品不方便；其次，菜肴不能过于辛、辣、麻；然后，尽量不点动物的内脏，特别是大型动物的内脏，因为西方国家很少吃动物内脏；最后，在酒水准备中尽量准备一些红酒、啤酒等，尽量少准备名贵的白酒，因为外国人对我国的白酒文化了解少而且很少有品鉴的经验。此外，还要注意菜肴数量的适度，既要满足就餐人数的要求，又不能过于铺张浪费。

（二）进行讲座通知的发布

外宾的来访多会有讲座的安排，在讲座前需要先发布通知，使医护人员都能够得到学习的机会。可以通过发放宣传单或宣传册的方式、也可以通过院周会的方式逐层通知；还可以通过医院的公共平台发布。

（三）协调各科室的接待任务

外事接待是面对全院来开展的，所以需要各科室的参与，需要在接待前为各科室分配好接待任务，这样才能够在接待过程中做到有条不紊。在各科室的接待计划拟定后，外事接待人员需要在此基础上对接待流程进行细化，确定接待的各环节，以及各科室的接待人员、联系人的电话、会场以及车辆安排等信息，防止在接待中出现纰漏。根据每个科室的接待名单，分配好任务，使各部门人员能够各尽其责。

（四）馈赠礼品的挑选

对于馈赠的礼品必须要具有我国的民族特色和地方特色，并具有纪念意义。比如，我国的景泰蓝陶瓷、名人书画、茶叶等。国际的礼品馈赠的价值不在于价格，而在于特色。在礼品馈赠的过程中切记不可赠送现金、营养品、有明显广告标识、有伤风化、妨碍社会公德以及违背对方风俗的礼品。在外事接待中对本院的宣传也是一项重要的任务，所以可以印制一些具有本地、本院特色的画册，通过这些物品的交流使更多人能够了解中国、了解地区、了解医院。

三、学习积累、增加储备

在外事接待中需要向外宾介绍我国、我省市以及我院的相关情况，所以外事接待人员必须做好学习的积累和知识的储备。首先准备好关于本地区和医院的介绍幻灯片，在幻灯片的首页中要出现欢迎的字样，同时配有外宾母国的标识，增加外宾的亲切感，接待人员还要能够用流利的英语对医院的概况进行表述。同时，根据外宾的国籍，查阅其国家的风俗，并在接待中尽量尊重外宾的风俗习惯。此外还需要储备一些当地的文化、风俗知识，用于在路上向外宾做讲解。最后，外事接待人员还需要根据来宾的国家、背景等做好个案准备，有的放矢的开展接待工作。

结语：

综上所述，外宾的接待工作关系到医院间的学术交流、文化交流以及医院在国际上的印象。所以外宾接待人员必须要做好接待的前期筹备工作，以便于接待工作的有序、顺利开展。在准备工作中要以勤、细、恒为筹备标准，勤于动脑、考虑周密、持之以恒，充分准备、详尽部署，为外宾的接待打下良好的基础。

【参考文献】

[1]李鲤，许克新，李深等.大学医院外宾接待工作的经验与体会[J].中国医学创新，2012，09（23）：144-145.

[2]李少明.我参加青年外交接待工作的回忆[J].武汉文史资料，2012（7）：15-22.